淺析信息技術在檔案管理中的應用

周建國

摘 ? ?要：信息化時代對檔案管理提出更高的要求。隨著時代的發展，檔案管理的內容越來越多，在巨大的數據信息下，傳統的檔案管理方法不僅無法滿足當前的管理需求，還容易出現浪費人力物力資源和出現重大的管理錯誤。因此，要注重將信息技術運用到檔案管理工作當中，實現高效、高科技的檔案管理，提升檔案管理的質量。

關鍵詞：檔案管;信息技術;數據資源;共享;應用

現如今，我國的社會在不斷的進步，經濟也在迅猛發展著。社會化大生產時代，知識密集型的社會化生產逐漸取代勞動密集型，形成了日愈復雜化、海量的檔案管理內容。在當前形勢下，我國的人力、物力資源都在不停的交換和流轉，在流轉和交換中，檔案的數量在不斷增多，管理工序也越來越復雜。這時，傳統檔案管理手段的弊端會日益暴露出來，凸顯出效率慢、出錯率高等問題，還耗費了許多人力物力，得不到相應的成果。因此，要對檔案管理的手段進行改革和創新，將信息技術融入其中。

一、信息技術的發展

隨著社會和經濟的進步，信息技術被廣泛的應用到各行各業當中。信息技術主要是指對信息進行獲取、傳遞以及加工和利用的技術。信息技術的核心主要是計算機技術和通信技術，對企業或單位所需要的信息進行收集和整理，對數據進行檢索和分析。通過數據分析，可以發現目前信息技術的發展給檔案管理工作帶來了許多直接影響，且影響越來越深刻，能夠直接影響檔案管理的工作質量。通過計算機信息技術能夠促進檔案管理、收集、存儲、檢索等功能更加完善。在信息技術中，它高速度的傳遞技術、高質量的安全技術、高密度的儲存技術和高效率的查詢技術，改變了信息的管理工序，對信息結構、機制和服務手段來帶許多變化。

二、信息技術運用于檔案管理的優勢

（一）能夠實現數據資源的共享

在信息技術當中最顯著的特點就是資源共享性。在現代社會的發展中，檔案是各行各業的重要發展信息，因此對檔案信息進行管理變得越來越重要，特別是對人力資源的檔案進行管理，能夠影響企業或單位對工作人員的配置工作。將信息技術運用到檔案管理的工作當中，能夠打破管理工作的封閉性，實現檔案信息的共享，并且方便工作人員對信息進行檢索和查閱。

（二）能夠延長檔案的壽命

將信息技術運用到檔案管理當中，不同于以往的紙質檔案。紙質檔案的管理容易受到氣候的影響，并且在長期的翻閱和整理的過程中，也會導致圖片和文字的磨損，從而縮短檔案的壽命。而運用信息技術進行檔案管理，能夠避免紙質檔案的弊端，在使用檔案時，使用者不會直接接觸檔案，從而能夠避免受到物理、化學或生物因素的侵蝕，能夠有效地對檔案的壽命進行延長。

（三）實現自動檢索，節省時間

通過信息技術可提高檔案管理的工作效率，實現方便快捷的查詢檔案信息。將信息技術運用到檔案管理當中有一個最基礎的功能便是信息檢索功能。通過信息技術，管理者能夠通過計算機對所需要的檔案信息進行快速檢索，不僅能夠節約時間，還能夠在檢索的過程中對資料內容進行豐富，有助于有效地對信息進行儲備和完善。并且，還可以快速根據不同的關鍵詞對信息進行檢索。例如：可以通過檔案的編號、名稱或者時間，還可以通過姓名等多種信息來進行快速檢索，十分快捷方便。

（四）豐富檔案管理應用的形式

檔案管理的形式不僅是文字表格，還可以通過電視錄像、照片等音視頻來對信息進行存檔。所以，通過信息技術來對檔案進行管理，能夠克服傳統管理手段中出現圖片或視頻損壞或失真的問題，能夠更好地對圖片和視頻進行保管，節省空間的同時，還能保證照片和視頻的畫質。計算機的大儲存量，能夠保存足夠的材料信息，方便隨時查閱和方便整理，大大提高了管理的工作效率。

三、計算機信息技術應用于檔案管理的對策

在熟知了信息技術運用到檔案管理中的作用后，需要注意的是如何有效的發揮出信息技術的價值。為了能夠實現檔案管理的信息化和智能化，就必須對檔案管理的信息系統進行開發。通過調查研究可以發現，目前有許多有關部門已經認識到了信息技術運用到檔案管理中的必要性和重要性，但是在運用時，還缺乏完善且有效的檔案管理軟件，從而無法取得理想管理效果。不僅如此，檔案管理部門也沒有對系統進行研發，還缺乏著具體有效的管理規劃和管理方案，這也會影響檔案管理的管理質量和效果。由此可見，在進行檔案管理時，想要充分的發揮出信息技術的作用，就需要加強對科技的研究。必須要招聘具有相關專業技能的檔案管理人才，同時也應該保證對于檔案管理人員進行培訓，讓他們熟練掌握計算機信息技術，形成綜合型人才。

檔案管理引入信息技術具有重要的意義。通過信息技術的應用，極大地提高了檔案管理工作質量，有效減少資源投入，提高資源利用率。對信息技術來說有許多運行平臺，其中計算機便是很好且常用的平臺，能夠對多種管理軟件進行應用。首先，要對有效、完善的管理軟件進行開發。在研發時要注重軟件的功能要齊全、操作要簡單便利，還要具備超強的兼容性，能夠方便不同部門或企業對檔案管理的需求。其次，要注重對計算機技術進行學習，提高操作技能，才能將信息化技術更好地運用到檔案管理的工作當中，實現現代化、智能化的檔案管理。最后，要對檔案管理的相關制度和體系進行完善，只有這樣才能保證檔案管理的系統化和規范化，實現現代化的檔案管理。

綜上所述，傳統的檔案管理方法已經無法滿足現代檔案管理的工作需求。在信息時代下，要注重將信息技術運用到檔案管理工作當中，發揮出信息技術傳遞信息快、反應速度靈敏、安全性能高、便于檢索、準確性強的優點。通過運用信息技術，能夠很好的提高檔案管理的管理質量和效率。企業或單位為了發揮出信息技術的管理價值，要加大軟件和系統的開發力度、提高自身的操作水平、對檔案管理的相關制度和系統進行完善，最終最大限度的將信息技術的價值發揮到檔案管理的工作當中。

參考文獻：

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