高等教育學生類檔案管理工作思考

王畢升

摘 要：學生在學校期間的實踐生活、獲獎情況、思想及學習成績等方面的真實記錄，完全體現在學生檔案中。在市場的用人機制的改變和我國經濟市場的發展情況下，人才的流動性越來越頻繁。有些大學畢業生在大學畢業后，沒有將自己的學生檔案攜帶走，導致學生檔案被用人企業查詢的次數較高。還有就是對于以前的管理模式來說檔案是隨著學生走的，這種情況也完全滿足不了當下的查詢需求。這就需要提高學生檔案管理，增值檔案價值意義，增加檔案的重視，將檔案信息化的程度提升出來，這樣對于人才的需求才能使得物盡其用，對于用人單位來說也是非常有效的溝通方式，對人才的發展有著非常重要且深遠的影響意義。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對高等教育學生類檔案管理工作思考提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：高等教育學生類 檔案管理工作 思考

引 言

隨著時代的不斷發展，有些高校針對檔案管理工作也出現了一些問題，例如：南充市普通高考近三年每年參考人數達到5萬余人，考生檔案多復雜，含報名信息檔案、體檢檔案、學籍檔案等。由此可見，高等學校的檔案工作，直接關系到高校各項工作的順利開展，對檔案工作的充分認知和高度重視，是做好檔案工作的前提，掌控好檔案事業發展方向，不斷的進行高質量的開發與利用，服務于高等教育事業，輔助國家經濟的快速發展成為檔案工作發展的必然。

一、高等學校檔案的形成與作用

高等學校是培養社會和行業需求的高端專業人才的載體出口，學生來源于社會并經過篩選，是專業人才培養的起點，學生進入高校后接受德、智、體、美、勞的基礎教育，再上升到專業培養，通過四年的有序教育和系統培養，順利畢業后才能成為專業人才，走出學校并進入對應的行業向社會輸送專門的高級人才，服務于社會，貢獻于國家。在這一過程中，高校積累了一系列的教育教學過程資料，和學生從入學到畢業每一個環節形成的個人痕跡材料，最終移交檔案部門形成檔案，應用于每一名學生，成為學生的人生歷史記錄。高等學校是教師科研水平提升和進行科學研究和培養科技高尖端人才的重要場所，對于學校的各項科學研究包括合同的簽訂、項目的管理、各項成果的取得，整個過程形成了完整的科研檔案。反過來科研檔案的開發利用又直接作用于學校的科學研究工作，同時對教學工作也具有輔助作用，并為企業的發展和國家的經濟建設提供技術上的有效依據，科研檔案的價值也隨之提升。

二、高等教育學生類檔案管理的問題

1.對檔案管理的重視程度不高。我國雖然已經開始重視教育教學工作，但是大多數高校仍然以普通全日制教學為主，對教育教學工作以及檔案管理的重視程度普遍不高，教育工作得不到足夠的重視，也導致教育教學檔案管理工作同樣得不到應有的重視。學校領導以及從事教育教學檔案管理的工作人員沒有更深入、更充分的意識到檔案管理工作對學校整體教學質量和科研工作的影響，很多學校并沒有專人負責教育教學的檔案管理，使得很多重要的檔案信息沒有進行歸檔保存或者是遺失了。

2.缺乏完善的檔案管理機制。新形勢下，社會和經濟的發展需要更多的專業人才，教育成為社會關注的熱點之一，與之相關的檔案管理也逐漸引起各大高校的重視。雖然各大高校都有一套自己的檔案管理機制，但是隨著高校教育辦學規模的不斷擴大和形式的多樣化，已有的檔案管理機制已經不能適應更加復雜的管理狀況，新的管理機制還沒有對舊的管理機制進行完善和修訂，教育教學檔案管理工作質量的提高受到嚴重制約。一些高校的檔案管理機制內容不夠全面，比如，有些歸檔資料只有復印件卻沒有原始文件;有些文件經過批復之后沒有及時的歸檔保存。

3.學生檔案管理人員素質問題。學生檔案管理人員的素質和能力會直接影響檔案管理的各項工作。學生檔案管理本身是一項細致、瑣碎而復雜的工作，需要工作人員有良好的思想政治素質、高尚的職業道德與干練的辦事能力，同時要做到愛崗敬業，具有強烈的責任感和使命感。目前，學生檔案管理工作存在一些問題：一是錄取時的注冊信息審核把關不嚴，以致在學籍學歷管理平臺輸入了錯誤信息，并且不能及時的發現和更正;二是學籍檔案信息補充與修正不及時，學生就讀過程的學業情況、實習情況、論文寫作等不能及時載入學籍檔案，導致檔案失去價值;三是管理方式滯后，大部分學校仍舊采取傳統的人工管理方式，效率低下，失誤較多，導致了數據無法共享和及時更新;第四是檔案管理工作者結構比例不合理，缺乏新型人才，導致檔案管理工作無法改革創新。

三、優化高校教育教學檔案管理的有效措施

1.提高對檔案管理的重視程度。高校的教育工作不僅包括普通的全日制教學，還包括教育教學管理。要想有效的提高教育教學檔案管理的質量，學校領導和從事檔案管理的工作人員就要首先從思想上意識到教育教學檔案管理工作對于學校教學質量和科研工作的重要性。學校可以適當提高對檔案管理人員綜合素質的培養，以顯示出對教育教學檔案管理工作的重視，檔案管理人員也要認真的對待自己的工作，保證重要的信息資料都能歸檔保存、不遺失。

2.與時俱進，構建檔案管理信息平臺。云計算、互聯網和大數據的迅速發展，為新時期檔案管理信息化提供了手段和基礎，展現出大好的發展前景。新時期，運用先進的信息科學技術實現學生檔案管理工作的網絡化、信息化管理是時代發展的潮流和必然趨勢。當前沒有國家統一的學生檔案網絡化、數字化處理平臺，但是根據其他國家的經驗，數字化、網絡化檔案管理是發展趨勢和必然結果，所以終究我們會走上檔案管理信息化高速道路。就當前來看，各個高校可以嘗試搭建學生網絡信息化處理平臺，將本校學生檔案進行數字化管理，積累經驗，吸取教訓，做出成功的示范。

3.落實主動式管理理念。對于管理檔案應提高檔案管理方法，做出相應規范文件。制定管理的制度及細則，要求院校按照管理制度實施。應當將檔案管理的人員進行分職化，切實管理好相應的職位工作，對檔案進行檢查，管理設置及總結性的工作內容。學校應將相關人員使用的設備及相關費用做好規劃。在管理方面也要進行技術變革，應使用科學的管理和服務意識，為人才信息資源做好輔佐工作，采用科學化管理減少資源浪費，與此同時提高管理質量。

4.建設復合型管理隊伍。對于檔案管理人員應進行量化管理及規定明確的指示，對于檔案中的考核設定量化模式，設定信息化管理的標準及設定檔案管理的標準，形成管理人員和管理工作的協調發展也可設置專人管理工作，并且提升檔案人員的專業化的素養。隨著教育事業與社會信息化的發展檔案的內容也在發生變化。這就需要為管理檔案方面孕育出擁有熟練操作，懂業務及高技術的人才并且要熱愛崗位和事業，來接任高校檔案的新時期。

結束語

提高學生類檔案的管理工作是一件非常重要的工作，雖然在管理中還存在諸多問題，但檔案對于企業單位和學校本身而言都有著重要意義，對于企業和學校在用人的培養上能夠提供有效的證據憑證。在當前的時代背景下要完成檔案管理的規范性，真實性以及對于學生檔案內容的多樣化填充，這樣才能有利于學生畢業后的發展，所以必須加強學生檔案的管理。

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