試論檔案管理工作的現(xiàn)代化與科學(xué)性

仇萌菲

摘 要：現(xiàn)代化首先是一個(gè)歷史的慨念。自從人類發(fā)明了蒸汽機(jī)，人類社會(huì)就進(jìn)入了不同時(shí)代的現(xiàn)代化進(jìn)程，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和新技術(shù)的不斷運(yùn)用，現(xiàn)代化的水平也不斷提高。檔案工作的現(xiàn)代化也是在我國科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展、社會(huì)整體現(xiàn)代化進(jìn)程日益加快的形式下展開的。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 科學(xué)性

檔案工作現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備、新的技術(shù)手段的運(yùn)用，而且涉及檔案事業(yè)管理思想、管理方法的現(xiàn)代化問題，涉及檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)的現(xiàn)代化以及檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化等諸多問題。可以說，檔案工作的現(xiàn)代化關(guān)系到整個(gè)檔案工作的方方面面，基本內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

一.檔案工作管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化

計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、機(jī)器系統(tǒng)正在不斷完善，微型計(jì)算機(jī)日益普遍，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用普及到人類社會(huì)生活的每一個(gè)領(lǐng)域。檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的核心和關(guān)鍵是檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的普遍運(yùn)用。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)能應(yīng)用于檔案管理工作的各個(gè)方面，能帶動(dòng)其他新技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，并能控制各種現(xiàn)代設(shè)備的使用，促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。

電子計(jì)算機(jī)具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲(chǔ)和輸出數(shù)據(jù)，能夠進(jìn)行邏輯推理判斷，因而在檔案管理中有著廣泛的用途和明顯效果。它可以大大提高檔案管理工作存儲(chǔ)、處理、控制檔案情息的能力。并由此推動(dòng)檔案工作的全面改革和發(fā)展。

光盤技術(shù)是運(yùn)用激光方法進(jìn)行讀/寫的信息處理技術(shù)。光盤存貯的程序近似于磁盤。將檔案文件置于光電腦掃描系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行掃描，文字和圖形信息被轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)據(jù)輸入光盤存貯器，并用其控制激光束的發(fā)射，使其在極短促的時(shí)間內(nèi)發(fā)比極細(xì)的激光束，在特制的高速旋轉(zhuǎn)的光般表面，燒蝕出反映信息數(shù)據(jù)的小坑。讀寫過程因記錄介質(zhì)不同而有所區(qū)別，有的介質(zhì)被燒蝕為凹坑，打的形成凸起，有的介質(zhì)則產(chǎn)生晶相變化或磁力場變化。這樣就形成了記載檔案信息的光盤。信息輸出時(shí)仍需通過弱細(xì)的激光束照射高速運(yùn)轉(zhuǎn)的光盤，經(jīng)過處理的光盤由于燒蝕位置與未被燒蝕位置對激光的反射不同，反射光信號經(jīng)過光電處理，就可在顯示器上顯示出原始檔案文件的圖像。

二.現(xiàn)代管理思想是現(xiàn)代化管理行為的基礎(chǔ)

現(xiàn)代管理科學(xué)是以管理實(shí)踐為基礎(chǔ)，吸收了諸多學(xué)科的優(yōu)秀成果和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原則方法法建立起來的—門綜合性學(xué)科。現(xiàn)代管理理論對管理行為的現(xiàn)代化具有直接的指導(dǎo)作用。檔案工作的現(xiàn)代化必須以現(xiàn)代化的管理思想為依據(jù)，才能加快其進(jìn)程。

檔案管理現(xiàn)代化不僅是檔案管理手段方式上的一場革命，更是管理思想上的一次飛躍。必須從我國檔案工作的具體情況出發(fā)，克服思想上存在的落后觀念和管理中存在的缺陷，代之以現(xiàn)代管理的理論和思想，以此促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展。從我國檔案工作現(xiàn)代化的實(shí)踐看，首先應(yīng)在現(xiàn)代化思想的指導(dǎo)下，在制訂了比較科學(xué)、周密的計(jì)劃和方案的基礎(chǔ)上，再來實(shí)施具體的現(xiàn)代化措施和步驟，才能收到較好的效果。在一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，必須經(jīng)過反復(fù)論證、全面考慮、綜合平衡，才能最后確定;是采用縮微攝影系統(tǒng)還是光盤系統(tǒng)作為檔案存儲(chǔ)現(xiàn)代化的手段，也不僅是一個(gè)技術(shù)問題，更是一個(gè)綜合管理的問題，其結(jié)果仍然取決于管理思想現(xiàn)代化的水平。

三.檔案組織管理方法科學(xué)化

1、檔案組織管理方法

檔案組織管理主要是指檔案事業(yè)管理，包括對檔案行政機(jī)構(gòu)、檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的管理。從檔案工作的實(shí)際情況出發(fā)，基本的組織管理方法是行政管理的方法。

行政管理的方法。各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)通過運(yùn)用有關(guān)行政法規(guī)、制度、計(jì)劃、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等于段進(jìn)行管理。行政管理的方法是達(dá)到檔案組織目標(biāo)的主要方法。

經(jīng)濟(jì)方法。檔案組織管理應(yīng)注重經(jīng)濟(jì)效益，善于運(yùn)用經(jīng)濟(jì)學(xué)的方法，研究檔案工作投入產(chǎn)出問題，在有效的人力、物力范圍內(nèi)獲得較大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。

系統(tǒng)管理方法。檔案組織從整體上看是國家社會(huì)組織系統(tǒng)的一個(gè)組成部分，自身又構(gòu)成了一個(gè)完整的組織管理系統(tǒng)，運(yùn)用系統(tǒng)方法應(yīng)采取綜合前饋信息管理與后饋信息管理相結(jié)合。

預(yù)測方法。其基本步驟包括確定預(yù)測對象、收集有關(guān)資料、預(yù)測分析、建立模型、確定預(yù)測結(jié)果，主要采用定量與定性相結(jié)合的方法。

行為科學(xué)方法。檔案組織管理的效果在很大程度上取決于對人的管理。行為科學(xué)在國外又被稱為組織行為學(xué)、組織與人事學(xué)、人力資源管理學(xué)等。主要研究人的行為產(chǎn)生的原因及影響行為的因素，探索行為規(guī)律，提高控制能力，更好地達(dá)到組織目標(biāo)。

檔案組織管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，可以運(yùn)用的方法應(yīng)是綜合性、多樣化的。除了上述方法外，法律的方法也是基本的方法。

2、檔案組織管理方法的科學(xué)化運(yùn)用

不管采用什么方法、運(yùn)用何種手段對檔案組織進(jìn)行科學(xué)管理，都要從我國和當(dāng)?shù)貦n案工作的實(shí)際出發(fā)，綜合分折各種因素，具體情況具體分析，不能生搬硬套，并要考慮到下列要求：不同管理方法應(yīng)相互協(xié)調(diào)、互相補(bǔ)充;不同方法的使用要力求準(zhǔn)確、客觀;要考慮其適用性，不同管理環(huán)節(jié)應(yīng)采用相應(yīng)的方法;要有—定的靈活性;要注意經(jīng)濟(jì)性，盡量選擇簡便易行、投入較少的方法;要特別重視管理方法的可操作性，即這些方法是可以投入實(shí)際運(yùn)用的，而不單純是理論的、空洞的。

當(dāng)然了，在這里所說的科學(xué)性與現(xiàn)代化必須是與時(shí)俱進(jìn)的，更要必須與當(dāng)?shù)氐膶?shí)際相結(jié)合，用現(xiàn)有的科技，實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案工作的現(xiàn)代化，這些都與我們所有檔案工作者的素質(zhì)與工作熱情是分不開的。

現(xiàn)在我國常見的管理包括：經(jīng)驗(yàn)管理，以個(gè)人或別人成功的經(jīng)驗(yàn)和教圳為依據(jù)進(jìn)行管理;行政管理，以法律、法令、計(jì)劃、條例、會(huì)議為依據(jù)進(jìn)行管理;科學(xué)管理，以管理科學(xué)理論為指導(dǎo)，采用現(xiàn)代科學(xué)方法和手段進(jìn)行管理。這些管理有著內(nèi)在聯(lián)系，經(jīng)驗(yàn)管理、行政管理過程中應(yīng)加強(qiáng)科學(xué)管理方法的運(yùn)用。

檔案工作從本質(zhì)上看是一對管理工作。不僅要管理檔案，也要管理檔案機(jī)構(gòu)。管理檔案人員只有運(yùn)用科學(xué)的思想、方法對檔案工作進(jìn)行組織管理，才能達(dá)到檔案工作的目標(biāo)。

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