以信息服務為中心檔案管理制度體系建設的探討

胡中華

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）7-080-02

摘 要 隨著近年來我國科學技術的快速發展，基于計算機技術形成的檔案信息管理系統在檔案管理中得到了廣泛應用。在信息技術的推動下，檔案管理向網絡化、集成化方向發展，檔案信息管理系統的廣泛應用也給檔案管理帶來了新的機遇與挑戰。

關鍵詞 檔案信息管理系統 檔案管理 應用

通過人事檔案可以了解工作人員的工作表現、背景、簡歷和重要信息。科學的人事檔案管理有利于企業科學利用人才信息，保證人才開發和利用。對于任何組織，人事檔案管理都非常重要，排水管理所也不例外，對提高排水管理所工作效率有明顯的作用，也對排水管理所發展起著巨大的推動作用。但是，傳統的人事檔案管理并不能適應當今信息時代的要求，隨著數字信息化的日益成熟，人事檔案信息化管理成為時代發展的必然趨勢。人事檔案管理實現信息化后，文件管理變得簡單方便。計算機、掃描儀等其他現代專業設備和技術能將人事檔案轉換為虛擬文本、圖片音頻以及其他電子數據，大大提高了信息分類和處理的效率。此外，電子數據更容易保存，利用互聯網進行查詢和修改，既準確又方便，節約了檔案管理成本。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

（一）有利于提升檔案管理信息化水平

人事檔案信息涵蓋了人事管理工作的各個方面，為確保及時更新和處理這些信息，保持檔案的完整性和有效性，相關工作人員必須具備信息化管理意識和管理理念，充分利用信息技術進行文件管理，在確保排水管理所檔案管理質量的基礎上，更好地突出人事檔案管理的信息化水平。

（二）有利于提高檔案管理工作效率

排水管理所的工作非常復雜，相應檔案管理也很復雜，僅依靠傳統的人工管理很難達到相應管理效果。因此，為了提高排水管理所檔案管理工作的效率，必須進行人事檔案信息化建設，相關檔案管理人員必須具備一定的信息技術，在日常工作中充分利用各種先進的檔案管理系統和技術，提高檔案管理效率，促進人事檔案管理深入實施。

（三）有利于查詢和閱覽

人事檔案信息排水管理所人事檔案管理信息化建設的最終目標是提高人事檔案管理的效率和質量，實現數字現代化。在實際操作過程中，工作人員使用信息技術能夠有效收集和處理所有人員的信息和紙質文件信息，將信息從紙質文件轉換為電子文件格式，實現存儲信息數字化，使人們在查詢和閱讀人事檔案時，更加方便、準確、有效，從而更好地發揮人事檔案的應用價值。

（四）有利于開發和利用

人事檔案信息只有保證人員檔案質量和存儲質量，才能促進人員管理的全面發展。因此，優化現有人事檔案管理模式，不斷引入計算機信息技術，實現人事檔案信息化，有利于多層次、全方位實現對人事檔案信息開發和利用，適應當前社會對檔案工作的高要求。

（五）有利于保存人事檔案的完整性

在傳統的排水管理所人事檔案管理中，紙質檔案跟不上時代發展，存在很多問題。例如，由于儲存條件差，導致紙質文件氧化、霉化、昆蟲噬咬等，導致大量信息損壞，不利于準確找到相關信息，浪費很多的時間和人力，但人事檔案信息化建設可以有效解決這些問題。根據搜索內容，可以快速、清晰地找到所需文件。排水管理所實施人事檔案管理信息建設，有利于保存檔案文件的完整性；大量文件信息資源可以存儲在網絡存儲空間，簡單方便。

二、檔案信息管理系統在檔案管理中的應用方式

（一）自動編目

自上世紀90年代以來，隨著計算機的普及，檔案信息管理系統被廣泛應用到檔案編目領域，這是目前檔案信息管理系統使用最廣泛的一種方式。自動編目方式的形成改變了傳統的人工檢索方式，極大提高了檔案信息資源的利用效率，在推動檔案信息全面利用的基礎上，使檔案信息管理系統能準確地為社會各領域用戶提供服務。

（二）檔案自動檢索服務

檔案信息管理系統被應用到檔案管理中的另一個主要方式是檔案自動檢索服務，但自動檢索服務比自動編目更為先進，檔案管理者可隨時利用檔案管理系統查詢檔案信息，也可以通過接入檔案管理網絡精確搜索檔案信息。從檔案使用范圍的大小，可以將檔案這種檢索服務劃分為通報式、追溯式兩種；從檔案信息管理系統的使用方式來看，這種檢索服務可以分為問答式檢索服務和批處理式檢索服務，使檔案檢索效率大幅度提升。

（三）檔案信息自動管理

根據檔案資源的類型以及使用方式的不同，不同用戶使用檔案信息資源具有不同的目的，當涉及檔案信息利用者的情況、使用方式的時候，根據檔案管理手續以及檔案的密級權限，檔案的使用方式被稱為利用登記，檔案信息管理系統的應用可實現計算機系統對檔案使用進行自動管理，檔案信息管理者可隨時借助系統查詢檔案的使用情況，對檔案資源的損耗情況也可以詳細排查，能有效把握檔案的使用動態，使檔案資源利用效率提升。

（四）在檔案編制中實現信息自動管理

在檔案編制中，檔案管理者可以利用檔案信息管理系統輔助完成檔案編制工作，可以針對檔案主題進行篩選，根據不同的主題對檔案資源進行集成，使不同種類的檔案資源按照專題聚類到一起，使檔案資源的價值最大程度發揮出來。

三、排水管理所檔案信息化建設措施

（一）合理制定有效的信息化管理系統

真正實現排水管理所人事檔案管理信息化的前提是有效借助科學合理的管理模式，提升人事檔案管理信息化標準，并在一定程度上對人事檔案管理信息化進行約束和引導。在正式開展各項工作之前，首先要打破傳統的工作管理理念，嚴格遵守排水管理所中的各項規章制度以及管理標準，確保排水管理所人事檔案管理信息化建設的穩定運行。

（二）提高管理人員的素質

人事檔案管理的核心在于工作人員的整體工作能力，管理人員的素質對人事檔案管理信息化建設具有很大影響。第一，必須培養管理人員的信息管理意識。雖然當前的信息技術發展很快，但舊觀念仍然阻礙部分工作人員思想進步，因此，在人事檔案管理中引入先進的意識與理念非常重要，只有提高意識形態，明確和重視信息化建設，才能從根本上提高排水管理所人事檔案管理的信息化水平。為了做好檔案管理信息化管理，排水管理所必須培養一批高素質、高專業水平的檔案管理人才。隨著信息技術的不斷發展，對工作人員職業素質的要求也越來越高。人事檔案文件管理人員不僅要了解檔案管理，還要了解信息化技術。第二，提高工作人員的道德素質。由于人事檔案管理的特殊性，要防止涉及個人信息資料的數據泄露，工作人員必須具備良好的道德品質。因此，排水管理所要定期對人事檔案工作者進行專業和職業道德培訓，使工作人員具有高水平的綜合業務能力、良好的思想政治意識和職業道德，順利實現檔案管理信息化。此外，還要加大對人事檔案管理人員的專業培訓力度，優化從業人員的年齡結構，吸引更多突出的人才到人事檔案信息化建設管理中來，從而促使人事檔案更加順暢地開展信息化建設。

（三）不斷完善硬件設施

排水管理所進行檔案管理信息化建設，基礎硬件設施是必不可少的。第一，為了確保在網絡環境中有效實現數據共享，排水管理所應增加資金投入，加強硬件設備建設，為人事檔案管理提供性能更好的服務系統。第二，人事檔案文件的數量非常大，硬件設施必須適合存儲大量文件數據，并保證可靠性，防止由于硬件故障而丟失文件信息。第三，大容量存儲設備容易受到外部環境的影響或破壞，這反過來對文件存儲構成威脅，因此，硬件設施必須具有一定的外部抵抗性。第四，排水管理所應定期安排專業人員對設施進行檢查和維護，及時發現設備故障，避免因設備故障造成損失。

（四）做好人事檔案管理信息化的數據庫建設與安全防護

排水管理所必須做好人事檔案管理信息化的數據庫建設與安全防護，在存儲人事檔案信息前進行正確識別。工作人員必須嚴格遵守人事檔案管理部門關于建立檔案數據庫的各項規定，建立準確、科學、規范的檔案人員數據庫。需要特別注意的是，信息技術為人事檔案管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給數據管理帶來了安全隱患。確保人事檔案信息安全是排水管理所人事檔案管理信息建設中必須注意的問題。因此，排水管理所要建立人事檔案信息管理的安全標準，不斷完善信息安全保障體系；在管理工作中，應備份人事檔案數據，設置管理系統恢復機制，從而更好地保存文件信息數據；規范人事檔案信息的借用機制，以確保檔案信息數據的安全；加強人事信息管理人員的職業道德教育和安全技術培訓，提高他們的保密意識和安全使用技能；不斷完善管理制度，確保信息安全，為檔案管理提供一份重要的保證。

（五）促進檔案信息的資源共享

排水管理所檔案管理信息化建設的最終目標是使人事檔案更好地服務于單位發展，因此，有效利用人事檔案至關重要。第一，排水管理所應建立信息系統，實現各部門互相連接、共享信息服務，并根據實際情況進行數據共享。第二，建立一個全面的數據管理信息化服務網站，圍繞有效的綜合平臺，積極拓展人事檔案管理信息化網站建設，進一步提高人事檔案信息化建設的服務水平。管理人員可以引入存儲大量數據的云計算，使用集中存儲，克服設備和平臺限制，有效提高數據資源利用效率。無論是硬件支持還是軟件支持，都需要根據單位的實際情況進行相應管理。因此，在構建系統、開發和利用系統功能以及設置權限的過程中，工作人員必須遵循單位自身的實際情況，提高系統軟件操作之間的兼容性。

（六）完善人事檔案信息化管理制度

排水管理所人事檔案管理的信息化建設離不開制度制約和管理。人事檔案更新快速，信息和資料復雜，檔案部門很難及時、全面地收集數據。排水管理所各部門應針對實際情況，制定相關制度，實現人事檔案的標準化，提高工作效率。例如，人事部門需要根據標準化的電子文檔填寫新的人事信息，然后將其傳送到檔案部門進行保存，其他部門有關人員的最新檔案信息（如獎勵或處罰）也必須以統一的電子形式填寫，并提交檔案部門進行檔案管理。

四、結語

信息技術快速發展使利用計算機進行檔案信息管理成為了可能，檔案信息管理系統的應用建設減輕了檔案管理人員的工作負擔，使檔案資源利用效率得以提升，不僅提升了我國檔案管理信息化建設水平，也使用戶獲取查詢檔案更為便捷，使檔案資源得到科學利用。

參考文獻：

[1]姜美晶.醫院檔案管理信息系統集成研究[J].辦公室業務，2018（16）：71.

[2]鄺鵬.醫院檔案管理信息化的問題與對策[J].中國管理信息化，2015，18（16）：202.

[3]李海軍，趙蘭明.檔案管理信息系統設計思路與解決方案[J].檔案學通訊，2003（6）：35-36.