檔案信息化建設現狀、問題與對策

崔玉梅

摘 要：檔案信息化建設是促進各行各業持續發展的重要基礎，對我國經濟社會發展也有十分重要的意義。隨著計算機信息技術的不斷應用，檔案信息化建設工作也持續開展。本文對檔案信息化建設的現狀、面臨的問題和對策進行分析與探討，旨在提高檔案信息化建設水平，促進檔案事業快速發展。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;現狀;問題;對策

隨著我國科學技術的迅速發展，計算機信息技術在各個行業和領域中都有廣泛應用，人們對信息化技術的依賴程度也越來越高。檔案事業是我國經濟社會發展過程中的重要內容之一，無論是企業還是事業單位，檔案管理都至關重要，信息化建設是信息化技術與檔案事業相互融合發展得到的結果，以計算機信息技術為基礎，以檔案資源數字化管理為方向，對檔案信息資源進行科學化管理，促進檔案共享，提高檔案管理水平。

一、檔案信息化建設現狀

1.檔案信息化建設逐漸普及

在信息時代背景下，我國各個地區對檔案信息化建設的重視程度也不斷提高，而且相關部門加強了對檔案信息化建設的規劃，檔案信息化建設質量不斷提升，當前各個企事業單位都加強了對檔案信息化建設的認知，檔案信息化建設不斷普及化，有效提高了檔案信息化建設的整體水平，而且這些檔案信息的共享程度也越來越高，在相關部門的檔案信息網站中可以搜索到完整的檔案信息。

2.檔案信息化環境逐漸完善

檔案信息化的環境包括很多方面，比如硬件環境、軟件環境、人力資源等方面，每一個部分都直接影響檔案信息化建設工作的順利開展。從硬件角度來講，越來越多單位完善了檔案信息化建設的硬件設施，比如計算機設備、互聯網設備、通信設備等，構成了一套比較完整的檔案信息網站和局域網絡，從軟件角度來講，政府加強檔案信息化管理政策和方法的改進，各個部門的檔案信息化意識也得到強化，為我國檔案信息化建設提供了有利支持。與此同時，在檔案信息化建設過程中，檔案信息資源結構也逐漸改善，而且在人才培養方面取得一定成績，為檔案信息化建設提供了更多支持。

二、事業單位檔案管理面臨的問題

1.檔案管理理念比較陳舊

事業單位發展過程中產生的檔案信息較多，而這些檔案信息的利用價值又很高，所以事業單位發展過程中必須要將檔案管理提到比較重要的日程上，對檔案資源進行充分利用。由于事業單位受到計劃經濟時代的影響較大，在事業單位發展過程中檔案部門的職能定位不夠明確，尤其是在新時期背景下，檔案管理的要求越來越高，必須要積極加強對檔案管理理念的創新，但依舊有一部分檔案管理人員的思想觀念陳舊，影響檔案管理水平，在檔案管理過程中依舊以紙質化檔案為主，信息化檔案較少。

2.檔案管理制度不健全

檔案管理必須要一整套科學合理的管理制度作為支撐，但是當前事業單位管理過程中對檔案信息化建設的重視不夠，雖然信息化社會的發展讓那個事業單位的檔案管理也開始轉型，但是還沒有形成一套完整的與檔案信息化管理相對應的檔案管理制度，所以在檔案資源的信息化管理過程中出現了檔案丟失、檔案遺失等問題。

3.對檔案信息化建設缺乏良好的規劃

就當前實際情況來看，很多地區的檔案系統都缺乏一定的關聯性，這對檔案工作的統一安排和管理造成一定影響。由于檔案信息化建設的綜合性與系統性都比較強，所以在檔案信息化建設過程中會更多地關注對當前問題的解決，而忽視檔案信息化建設的后期效益，導致整個檔案信息化建設過程中缺乏前瞻性，阻礙了檔案信息化建設的深入發展。另外，由于檔案信息化建設是一個全新的突破，檔案信息化建設依舊沒有制定出統一規范化的標準，所以不利于檔案信息化建設的推進。

4.檔案管理人員有待提高

檔案信息化建設與管理都離不開人的作用，尤其是在檔案信息化建設過程中必須要加強對檔案管理人員水平的培訓。對于信息化時代的檔案管理人員，一方面要具備檔案管理知識，另一方面要具備計算機技能水平，同時還應該要具有良好的職業道德素養，在檔案管理過程中能夠保持足夠的耐心、細心，盡量減少檔案管理錯誤。從當前實際情況來看，事業單位的檔案管理隊伍整體水平不高，尤其是在檔案信息化建設過程中，必須要組建一支能夠熟練掌握計算機信息技術的檔案管理人才，但是有的管理人員對計算機技術的認識不夠，操作水平參差不齊，影響檔案管理水平。

三、檔案信息化建設發展對策與建議

事業單位檔案信息資源較多，隨著單位不斷改革與創新發展，產生的檔案信息也越來越多，分類復雜，比如有人事檔案、業務檔案、財務檔案等，不同的檔案分類對單位的發展有不同的作用。對此，要重視檔案的收集、整理、存儲、利用，為事業單位的發展提供有力支持。針對當前事業單位檔案管理現狀以及未來檔案信息化建設的發展趨勢，可以從以下幾個方面著手加強檔案管理工作：

1.加強對檔案信息化建設的認識

信息化時代背景下事業單位的檔案管理也必須要實現信息化發展，不斷轉變觀念，轉變管理模式。首先要在單位內部樹立新的管理意識和管理理念，提高檔案管理人員對信息化技術的認識。首先，在單位內部加強對計算機信息技術的宣傳，利用微信、微博、單位網站等媒介平臺，對檔案管理的重要性以及檔案信息化建設的重要性進行宣傳，讓事業單位檔案管理人員可以逐漸轉變思想觀念，努力學習更多新技術、新方法，改變傳統的檔案管理模式。其次，要在單位內部形成良好的信息化工作氛圍，比如在日常工作中所使用自動化辦公室手段、信息化交流方法，讓檔案管理人員形成信息化意識。

2.加強信息化基礎設施建設，為檔案信息化管理提供支持

檔案信息化建設需要依賴于各種信息化設備、計算機設備，但是就當前事業單位的硬件設施條件來看，事業單位的硬件條件還有待改善，計算機設備、通信設備、互聯網設備數量不足等，所以不利于檔案信息化建設工作[3]。

首先，單位發展過程中要加強各種硬件設施、軟件設施的建設，多撥付資金，采購計算機設備、通信設備，為檔案管理提供良好的硬件條件。

其次，要加強事業單位檔案數據庫建設，提升檔案信息共享水平。信息化技術時代，數據庫可以存儲大量信息資源，檔案數據庫建設，也是構建檔案管理信息平臺的過程，可以構建技術先進、功能全面、高效快捷的檔案信息服務網絡，對檔案資源進行深度開發利用，并且將這些信息存儲到數據庫中，給予不同部門的人員不同的權限，讓不同部門的人可以根據自己的需要查詢事業單位的檔案信息，實現檔案信息資源的良性循環與共享，讓人事資源檔案的價值達到最大化。

最后，要加強檔案資源結構的調整。在檔案信息化建設過程中，需要對檔案信息化管理要求和技術標準進行確定，做好數字化檔案結構的建設，不斷豐富數字化檔案資源類別，使的數字化檔案信息的分類更明確、更細致。同時，單位必須要對各方面信息進行整合，構建完整的檔案數據庫，并利用各種信息化技術和網絡平臺實現對檔案信息資源的共享，確保檔案信息化管理水平不斷提升。

3.完善信息化管理制度

制定一套完整的管理制度是確保檔案工作可以按照規章制度進行的前提，可以有效減少檔案管理過程中的問題。

首先，要制定明確的檔案安全管理制度，在信息化背景下，事業單位檔案資料以信息化和數字化形式呈現、保存，為了防止檔案丟失、被盜，需要加強安全管理，制定安全管理制度，進入檔案系統的人員必須要具備一定的許可證明，同時，檔案人員要定期對檔案系統進行維護，減少各種信息安全問題。

其次，要不斷完善檔案管理責任制度。傳統的檔案管理制度對于信息化時代的檔案管理工作而言已經不再適用，所以，為了適應信息化時代的發展要求，要對檔案管理制度進行優化與完善，完善檔案管理人員的責任制度，提高其責任意識，讓每個人明確自己的使命和責任，一旦發現檔案出現問題，要結合制度進行獎懲，提高檔案管理人員的責任心，減少檔案管理中的問題。

第三，完善檔案管理獎懲制度，對檔案管理人員設置相應的獎懲制度，充分調動其工作積極性，對于積極完成工作的人員可以給予一定的獎勵，而管理失誤的人則要接受相應的懲罰，以調動檔案管理人員的積極性。

4.加強檔案管理人員的培訓

檔案信息化建設離不開一支高素質檔案管理隊伍，針對當前檔案管理隊伍存在的問題，可以積極加強對檔案管理人員的培訓教育，一方面，招聘更多專業化檔案管理人員，從事單位檔案管理隊伍，另一方面，要加強日常培訓教育的力度，從業務技能培訓和職業道德素養培養兩個方面著手，以提高檔案管理人員的綜合能力水平，促進檔案信息化建設工作持續推進。

四、結語

綜上所述，檔案管理是事業單位發展過程中的重要內容，傳統的檔案管理存在很多問題，比如檔案資源丟失、檔案混亂等，不利于單位對檔案信息資源進行利用。對此，應該要不斷創新檔案管理理念，加強檔案管理人員對信息技術的認識，同時要不斷完善事業單位內部的硬件和軟件條件，完善檔案管理制度，促進檔案信息化建設持續發展下去。

參考文獻：

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[4]李 倩.檔案管理信息化建設存在的問題及對策探討[J].卷宗，2017（26）：10-10