互動(dòng)關(guān)系下的路徑選擇

邱婕

摘 要：學(xué)校檔案作為校史的承載和教學(xué)的總結(jié)需發(fā)揮傳遞信息價(jià)值的功能，而這個(gè)正能量往往未被挖掘。當(dāng)下，檔案供給與檔案需求的不契合;信息服務(wù)與信息利用的不對(duì)稱;管理形式與管理手段的不健全等問(wèn)題成為學(xué)校檔案管理運(yùn)行的瓶頸，究其原因在于供求關(guān)系的失衡、信息傳遞的失重和管理制度的失力這“三重失效”。在提倡“以人為本”的理念下，可嘗試通過(guò)供求的互動(dòng)與合拍、信息的多邊與整合、機(jī)制的理順與加強(qiáng)等方式使檔案管理運(yùn)行變阻為暢，從而為學(xué)校人才的培養(yǎng)、學(xué)校文化的建設(shè)、學(xué)術(shù)氛圍的渲染提供有效服務(wù)。

關(guān)鍵詞：互動(dòng)關(guān)系;路徑選擇;檔案管理;運(yùn)行視角

一、現(xiàn)實(shí)發(fā)展的瓶頸

1.檔案供給與檔案需求的不契合。隨著發(fā)展，檔案在學(xué)校建設(shè)中的作用越來(lái)越重要，檔案的供給與需求理應(yīng)呈現(xiàn)良性互動(dòng)的態(tài)勢(shì)。然而，部分學(xué)校的檔案管理卻暴露出供給的不足與需求的弱化。

（1）資源供給不足。由于部分教師的檔案意識(shí)比較薄弱，對(duì)檔案工作缺乏系統(tǒng)完整的認(rèn)識(shí)，因而在平時(shí)收集信息時(shí)，態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)。同時(shí)，有的教師認(rèn)為沒(méi)有時(shí)間和必要對(duì)自己的成果加以整固和保存;有的認(rèn)為檔案信息一旦歸檔后，想再利用存有難度;更有甚者認(rèn)為教學(xué)信息屬于自己私有財(cái)富，不應(yīng)交由他人保管。結(jié)果使得大量有價(jià)值的信息流落他處，想用時(shí)再無(wú)考證。

（2）檔案需求弱化。由于檔案供給的不全或不能，變相導(dǎo)致檔案資源庫(kù)存的大面積縮水。同時(shí)，檔案質(zhì)量的大幅度下降，使得真正有用的檔案得不到保存，以致檔案使用價(jià)值的功能逐漸淪為空談，教師借閱檔案的熱情也被淡化，直至沒(méi)有。

2.信息存儲(chǔ)與信息利用的不對(duì)稱。作為傳遞信息的載體，若只保存檔案而不對(duì)其加以利用，那么信息傳遞的效用就會(huì)大打折扣。

（1）信息存儲(chǔ)積聚。學(xué)校檔案不僅是學(xué)校發(fā)展的歷史憑證，更能詳細(xì)真實(shí)地反映一所學(xué)校的歷史全貌，它隨著學(xué)校的發(fā)展逐步積累。如今，在社會(huì)信息化程度加深，知識(shí)、信息儲(chǔ)量劇增的背景下，檔案形式與內(nèi)容也日新月異，其中尤為突出的就是電子化形式。各種先進(jìn)技術(shù)的推廣運(yùn)用，使得檔案的載體也呈現(xiàn)多元化狀態(tài)。

（2）信息利用滯后。當(dāng)下，“數(shù)字化學(xué)校”正如火如荼的開(kāi)展，而檔案電子化是數(shù)字化學(xué)校的有機(jī)組成部分。面對(duì)大量原有的紙質(zhì)文件和新新的電子文件，基于理念的落后與操作的簡(jiǎn)單，學(xué)校檔案部門往往僅僅將其保存、看牢，而未能充分深挖紙質(zhì)檔案的內(nèi)涵和展現(xiàn)電子檔案的生命力，結(jié)果面臨信息存儲(chǔ)與信息利用不對(duì)稱的窘境。

3.管理機(jī)制與管理手段的不配套

（1）管理機(jī)制留白。由于缺乏檔案管理的有效機(jī)制，結(jié)果造成歸檔流程的程式化、歸檔形式的無(wú)序化和歸檔內(nèi)容的虛擬化。程式化表現(xiàn)為歸檔人遞交材料形式的單一性，即只是機(jī)械化的上交日常工作中形成的紙質(zhì)材料，而忽視對(duì)其他各種門類檔案的收集整理，如實(shí)物檔案、聲像檔案等;無(wú)序化表現(xiàn)為材料內(nèi)容的不完整，即材料內(nèi)容不能完全反應(yīng)事實(shí)，且材料內(nèi)容相互之間缺少聯(lián)系、不夠系統(tǒng)、用處不大;虛擬化表現(xiàn)為檔案材料內(nèi)容的不真實(shí)，即材料數(shù)據(jù)與事實(shí)不符，且有明顯主觀更改的跡象，隨意性較大。部分材料只是復(fù)印件，缺少原件，可信度較差。

（2）管理手段弱化。由于部分學(xué)校未能形成完整有序的收集、整理以及上繳歸檔材料的管理體制，或者即便存有，也缺乏有效的監(jiān)督手段予以實(shí)施，結(jié)果導(dǎo)致檔案管理人員只能采取被動(dòng)催繳的方式對(duì)檔案材料進(jìn)行討要。這種被動(dòng)的收集手段使得繳檔存在極大的隨意性，往往造成當(dāng)年歸檔材料收集不齊，而歷年應(yīng)歸而未歸材料混同上繳的無(wú)序現(xiàn)象。

二、運(yùn)行不暢的歸因

1.供求關(guān)系的失衡。教學(xué)活動(dòng)有法而無(wú)定法，正因如此，其靈活性往往會(huì)在不經(jīng)意間產(chǎn)生許多為改進(jìn)教學(xué)方法、進(jìn)行教學(xué)改革提供依據(jù)的重要信息。但因此類信息的價(jià)值一時(shí)難以顯現(xiàn)，且分布比較零散，教師、學(xué)生、教務(wù)人員都有可能成為該信息的持有者、傳遞者和接受者，故收集具有一定難度，要求完整更是比較困難。加之師生對(duì)此類信息檔案的不重視，往往導(dǎo)致材料供給的不足，不是缺少這部分就是那部分，常常是有頭無(wú)尾，歸檔內(nèi)容的疏漏或瑕疵也就難以避免。諸如此類信息的供給不周將會(huì)造成對(duì)這類零散、瞬時(shí)、靈活信息的永久失去。

2.信息傳遞的失重。檔案作為一份歷史的傳承和信息的記載，理應(yīng)體現(xiàn)“以人為本”的理念，即充分挖掘檔案信息內(nèi)容，為人服務(wù)、為人所用，使其為今后發(fā)展作參考。檔案管理人員在維護(hù)檔案保存方面意識(shí)很強(qiáng)，卻未認(rèn)識(shí)到保存檔案的真正目的在于日常運(yùn)用，結(jié)果使檔案所承載的信息呈現(xiàn)單邊傳遞的效應(yīng)，即忽視了檔案價(jià)值從吸收轉(zhuǎn)為釋放的過(guò)程。

3.管理機(jī)制的失力。雖然大多學(xué)校都成立了檔案管理部門，但還是缺少完善、系統(tǒng)的管理機(jī)制，其直接導(dǎo)致檔案工作無(wú)章可循。同時(shí)，由于歷史、形態(tài)、意識(shí)等諸多原因，檔案工作從根本上仍沒(méi)有得到足夠重視，如人員配備不到位;待遇及職稱評(píng)定跟不上要求，且有些學(xué)校還會(huì)出現(xiàn)多頭管理或者無(wú)人管理，其又間接導(dǎo)致檔案部門被逐漸邊緣化或孤立化。在雙重影響下，檔案管理體系始終不能有效建立，或即使建立也不能有序、正常的運(yùn)作。

三、互動(dòng)路徑的選擇

由于學(xué)校檔案是對(duì)學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校和辦學(xué)水平的窗口。所以，基于木桶原理，學(xué)校有必要針對(duì)檔案管理運(yùn)行中的供求、信息、管理等短板做出必要回應(yīng)，以促進(jìn)學(xué)校的整體發(fā)展。

1.供求的互動(dòng)與合拍。長(zhǎng)久以來(lái)，由于重視不夠、認(rèn)識(shí)不充分，造成檔案收集不齊全、不完整，分類、立卷、歸檔等不規(guī)范，這與檔案工作的要求相差甚遠(yuǎn)。對(duì)此應(yīng)從狠抓供給入手，以巧迎需求增強(qiáng)實(shí)效，即充分供給檔案資源，激發(fā)師生使用檔案的需求，并通過(guò)技術(shù)手段調(diào)動(dòng)師生利用檔案的熱情，使得供給與需求產(chǎn)生良性互動(dòng)，以此增強(qiáng)學(xué)校的檔案資源。

2.信息的多邊與整合。眾所周知，知識(shí)就是力量，但是力量不是來(lái)自于保密，而是來(lái)自于共享。與其他物質(zhì)不同，知識(shí)被傳遞后，傳播者仍然擁有，甚至通過(guò)交流，會(huì)產(chǎn)生知識(shí)的價(jià)值增值。從本質(zhì)上講，檔案就是知識(shí)，因此作為知識(shí)的檔案應(yīng)當(dāng)被以知識(shí)的方式加以利用。

3.機(jī)制的理順與加強(qiáng)。人文關(guān)懷作為現(xiàn)代管理理念的核心，要求管理工作須以“人”為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。在與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代氛圍下，檔案管理也需遵循這一理念，即強(qiáng)調(diào)人性化管理。

（1）完善細(xì)則規(guī)定。為使學(xué)校檔案資料齊全、完整，學(xué)校應(yīng)制定相應(yīng)的收集、上繳歸檔材料的細(xì)則，確保文件、資料按時(shí)歸檔。同時(shí)，檔案管理員也應(yīng)經(jīng)常深入各部門進(jìn)行提醒，以保證文件資料及時(shí)、齊全、完整上繳。對(duì)此，可以開(kāi)展定期檢查和不定期抽查，將過(guò)去一些采用復(fù)寫(xiě)、圓珠筆起草和不符合文件規(guī)范的資料進(jìn)行糾正。對(duì)不齊全的文件資料，如有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)，或有批復(fù)無(wú)請(qǐng)示，有正文無(wú)底稿、無(wú)附件等，則盡量查找彌補(bǔ)，追根溯源，請(qǐng)當(dāng)事人回憶并書(shū)寫(xiě)說(shuō)明材料，與文件一同歸檔，保證檔案工作開(kāi)展的正常秩序。

（2）導(dǎo)入?yún)f(xié)同模式。對(duì)于學(xué)校的重大活動(dòng)，筆者認(rèn)為可以嘗試改變以往被動(dòng)接收檔案信息的方式，而是采用檔案管理人員提前或同步協(xié)同的模式，即當(dāng)一項(xiàng)重要或重大活動(dòng)舉辦時(shí)或告一段落后，立即與該活動(dòng)負(fù)責(zé)人聯(lián)系，通過(guò)了解整起事件情況，確定收、歸檔范圍，開(kāi)展歸檔材料收集工作，這樣可使得一些重要的、容易滅失的、日后難以再生的原始信息提前得到有效控制。即使有材料不全、不齊，也容易彌補(bǔ)，以期從根本上保障歸檔邏輯的完整性、歸檔形式的系統(tǒng)性和歸檔內(nèi)容的價(jià)值性。

要做到協(xié)同，就要求檔案人員不可閉門造車，整日待在辦公室中，等待他人將材料送上門來(lái)。同時(shí)也要求學(xué)校的管理者要重視檔案工作，將檔案工作納入全校日常管理機(jī)制中，并賦予檔案管理人員應(yīng)有的職能和職責(zé)，使其有能力知曉、介入、參與。

（3）注重質(zhì)效考評(píng)。考評(píng)作為衡量手段廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，其促進(jìn)功能的效果有目共睹。有鑒于此，筆者認(rèn)為衡量、促進(jìn)檔案工作也可以引入質(zhì)效考評(píng)機(jī)制。該考評(píng)不僅指向檔案管理人員，更應(yīng)指向檔案材料的提供者，其旨在就歸檔材料的及時(shí)性、完整性、系統(tǒng)性做出評(píng)價(jià)。同時(shí)也可與檔案管理人員的職稱升降掛鉤，以促進(jìn)檔案管理人員更好地完成檔案管理工作。

結(jié)語(yǔ)

學(xué)校檔案工作應(yīng)在新形式下與時(shí)俱進(jìn)，更新服務(wù)觀念，轉(zhuǎn)變以往被動(dòng)、單一、傳統(tǒng)的管理模式，以主動(dòng)、協(xié)同、現(xiàn)代服務(wù)方式不斷開(kāi)拓服務(wù)領(lǐng)域、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、增強(qiáng)服務(wù)效果，使檔案管理工作始終保持旺盛的生機(jī)和活力。在人員更專業(yè)、管理更科學(xué)、方法更有效下，最終實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理，從而為廣大師生提供最優(yōu)化的服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

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