大數據背景下的企業檔案管理工作探討

杜娜

摘? 要：隨著現代信息技術的不斷發展，在各行各業中大數據技術得到了非常廣泛的應用。對于企業的檔案管理工作來說，由于傳統檔案管理模式的制約使得企業的檔案管理已經完全不能適應信息社會的實際需求。本文主要對大數據背景下企業檔案管理的重要性進行了分析，并在此基礎上對企業檔案管理工作中存在的一些問題，以及相應的解決措施進行了探討。希望能夠對大數據背景下企業檔案管理工作起到一定的參考作用。

關鍵詞：大數據;企業;檔案管理;存在問題;解決措施

引言

在大數據時代下，傳統的企業檔案管理模式被完全顛覆，現代企業要想有效提升檔案管理工作效率，就必須改變傳統檔案管理思維方式，在實際檔案管理工作開展的過程中要充分利用現代大數據思維對檔案管理模式進行不斷創新。

大數據就是海量數據，其主要指的是業務開展過程中涉及的數據量非常大，不能夠在有限的時間內通過人工的方式對各種信息進行處理和解讀。在大數據時代背景下，檔案管理工作信息化水平得到了極大提升，云計算、物聯網等技術都得到了非常廣泛的應用，在各種先進信息技術的支撐下，企業的檔案資源建設工作更加簡單，在信息技術基礎上能夠搭建企業統一的檔案管理平臺，有效提升檔案管理服務意識，這樣才能適應新時代企業檔案管理工作的實際需求。

一、大數據時代背景下企業檔案管理的重要意義

首先，在大數據時代背景下針對企業檔案管理進行深入研究能夠有效促進企業檔案管理相關理論水平的提升和進一步完善，如此就能為企業的檔案管理工作提供更優質的服務。其次，深入研究企業檔案管理能夠有效促進檔案管理工作的改革，這樣才能讓企業檔案管理工作與現代信息化社會的發展形成同步。最后，在新的發展形勢下針對企業檔案管理工作進行深入探討，能夠進一步激發企業相關檔案管理工作人員學習新理念、新技術的學習熱情，能夠促進企業檔案管理方式的改善，由此就能進一步提升企業檔案管理工作的實際效率。此外，在現代大數據技術快速發展的形勢下，企業對于檔案資源信息化建設、檔案資源集成管理的需求也越來越迫切，面臨新的發展形勢，企業的檔案管理工作面臨著新的挑戰。

二、律師在企業檔案管理面臨的主要問題

1. 隨著現在大數據技術的不斷普及，傳統的檔案管理方法面臨著巨大的考驗，由于檔案管理效率低，服務性能差，使得傳統檔案管理模式已經不再適應新時代企業發展的實際需求。首先，一些企業順應時代發展建立了信息化的檔案管理平臺，但是，在信息檔案管理平臺應用的過程并沒有實現整個檔案管理系統的有效銜接，這樣就會導致很多完成辦理的電子文件不能實現及時在線歸檔;其次，目前很多企業建設的數字化檔案館仍然是以存量檔案數字化建設為主要目標，并沒有針對數字檔案資源進行合理的組織、開發以及利用，從而導致檔案管理系統的相關信息資源并不能為企業的發展提供良好的服務。

2.難以滿足用戶的信息需求

目前很多企業你的數字化檔案管理系統主要是用來進行檔案整理，而本案的合理運用淪為了一個輔助性功能，數字化檔案管理系統僅僅能夠實現一些簡單的信息檢索、原始檔案查閱等功能。在大數據時代背景下，用戶對檔案資源的利用也從過去單一的文件檢索逐漸轉變為多份關聯文件集中化查閱，單一的目錄檢索方式對信息檢索的精確性、系統性、便捷性等都形成了一定的制約作用。此外，從我國目前企業檔案管理在現狀來看，多數的企業數字化檔案館基本都處于相互獨立的狀態，并沒有真正實現各個數字檔案館信息資源的整合和共享。從而導致我國企業數字化檔案館豐富資源服務方式相對比較落后，而且檔案資源深度也不足，多數的數字檔案資源并不能夠真正形成之時，也很難滿足大數據時代背景下用戶對檔案信息資源的實際需求。

3.檔案安全建設有待加強

在大數據時代背景下，檔案的安全建設不僅僅指的是本案的網絡安全風險防范，對于檔案安全來說，最重要的是有效保護檔案建立者的知識產權以及相關檔案信息內容的安全防護。雖然企業數字化檔案管理系統是在局域網的狀態下進行工作，但是仍然不能避免招收計算機病毒或者網絡黑客的攻擊，一旦局域網系統遭受攻擊就很可能會造成數字檔案管理系統受到破壞，或者數字檔案信息出現泄漏[2]。另外，多出了企業檔案管理系統為用戶都提供了信息下載功能，雖然這在很大程度上給用戶提供了極大的便利，但是也會對檔案信息安全造成嚴重的威脅。

4.檔案管理者的業務知識更新較慢

大數據時代背景下，數字檔案管理系統的資源信息增長速度非?？?，而且用戶的實際需求也在快速增長，這就對數字檔案管理系統實際管理人員的工作提出了更高的要求。目前多數企業的檔案管理者業務知識水平相對較低，很多檔案管理者業務能力、管理思維仍然停留在傳統檔案管理模式下，對信息技術概念的理解不夠深入，實際信息技術應用水平也比較低，因此就導致多數管理者對數字檔案管理能力相對偏低，不能滿足大數據時代檔案管理工作的實際需求。

四、大數據時代企業檔案管理的改進措施

1.實行一體化檔案管理

大數據時代背景下，企業的檔案管理信息化建設首先要以現有數字化檔案管理系統為基礎，不斷加快檔案管理系統與企業一體化信息平臺的銜接建設，針對檔案收發模塊所對應的管理流程實施分塊處理，這樣就能有效提升各個模塊信息數據的共享程度，由此就能進一步提升不同信息數據以及相關檔案資源管理和利用的效率。在實際進行楊總管理軟件對接的過程中，要加強對檔案管理系統以及一體化信息管理平臺的進一步優化，在辦公系統功能設計環節中有效融入電子文件管理的相關要求，這樣才能真正實現對電子文檔整個生命周期的有效管理。在企業運行過程中，要結合實際但管理情況制定出相應的企業信息化建設規劃，在此基礎上將企業的數字檔案館納入到了企業知識管理系統中，針對現有的管理系統、信息反饋系統、數字檔案館進行不斷的規范整理，逐步形成企業自身完善的知識管理系統，由此也能為實現企業的文檔一體化管理提供最基本的軟件基礎，這樣就能對企業的檔案信息化建設也能起到極大的推動作用。

2.做好數字檔案資源建設工作

企業檔案資源不僅包括了企業的整個發展歷史數據，而且也包括企業整個改革過程中產生的各種數據信息，對企業的發展來說檔案資源具有非常重要的參考價值。充分結合企業檔案管理資源實際的利用情況，針對一些應用價值較高的檔案優先進行數字化建設，在此基礎上，將檔案數字化建設逐步推向企業整體存量檔案。另外，還要不斷強化對企業數字化檔案的檢查，在整個檢查過程中參照相關檔案管理標準規范要求，對企業數字化檔案質量進行嚴格控制，必須要充分保證企業的數字檔案資源具有較高的可識別性、可利用性。

3.不斷提升檔案信息服務水平

首先，要針對企業的數字檔案資源不斷加強資源整合和組織。利用現代先進的計算機技術以及相關技術對，對同一類型的工程項目或者關聯性比較強的工程項目數字檔案進行有效整合，然后充分結合不同用戶對數字檔案資源實際的應用需求，利用數據挖掘技術對企業的數字檔案資源進行不斷的開發和組織，并在此基礎上建立起專項檔案資源庫。其次，要針對企業檔案信息服務方式進行不斷優化。利用現代信息技術構建企業統一的云服務平臺，這樣就能夠實現用戶隨時隨地對檔案資源庫進行調閱，與此同時，還可以通過建立可視化平臺，針對某一個工程項目從工程立項到竣工驗收整個階段進行立體化全方位的項目信息展示。

4.加強檔案安全風險控制

在大數據時代背景下，要想充分保證企業的檔案信息安全，就必須要進一步加強數字檔案資源的安全風險控制。首先，在企業進行數字檔案建設的過程中，必須要加強對外包公司的審查，必須要保證企業的檔案資源在數字化建設過程中不會出現檔案丟失、信息泄露的現象;其次，針對企業檔案資源的服務環境，要充分運用云計算、互聯網等相關的軟硬件系統充分做好檔案資源安全控制工作，對網絡入侵進行有效防范，針對一些開放的數字檔案資源要充分做好相關用戶權限的設置工作;最后，在檔案信息資源整個存儲過程，必須要定期的對檔案管理系統中所有的檔案資源進行安全備份，這樣才能充分保證檔案資源在長期的儲存過程中的安全性。

5.不斷更新檔案工作者的知識儲備

發展在企業的檔案管理工作中檔案管理工作者既是檔案管理工作實際的踐行者也是檔案管理工作推動者。在大數據時代背景下，企業檔案管理工作會產生巨大的變革，面對這樣的形勢，企業的檔案管理工作者應該從自身做起，積極學習不斷提升自身的信息處理能力以及服務意識，并對大數據時代下信息的理解、信息的獲取、以及信息利用的各個方面的能力進行全面提升。企業在實際發展過程中也要通過崗位培訓、專題講座、訪問交流、合作學習多種方式來對檔案管理者的知識體系以及實績檔案管理技能進行不斷培養，有效提升檔案管理者實際的業務開展水平，通過長期的培養，來為企業打造出一支技術精湛、能力出眾、效率高超的信息化檔案管理人才隊伍，如此才能為企業在大數據時代背景下在檔案管理工作水平提升起到有效促進作用。

四 、結束語

綜上所述，現在大數據技術的快速發展，企業的檔案管理工作在迎來新的發展機遇的同時，也面臨著檔案管理改革的巨大挑戰。在信息社會中，市場瞬息萬變，這對企業在檔案管理工作提出了更高的要求。因此，企業對各種數據信息采集、整理、挖掘等工作的需求非常迫切，企業應該充分結合檔案管理實際情況，不斷加大技術研發，并充分利用現代大數據技術，這樣才能有效推動企業檔案管理水平的穩步提升。

參考文獻：

[1]張 梅.試述大數據時代怎樣提高供水企業檔案工作管理水平[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2018

[2]馮惠玲，張 斌，徐擁軍，加小雙，丁子涵，劉曉菲，張 倩.多學科視角下的檔案學理論研究進展[A].中國檔案學會.創新：檔案與文化強國建設——2014年檔案事業發展研究報告集[C].中國檔案學會：，2014

[3]吳明忠.關于大數據時代企業檔案信息資源建設的研究[A].中國航空學會管理科學分會2015年學術交流會論文集[C]，2015