建立數字化檔案管理體系的方法策略探析

摘 要：數字化的檔案模式逐漸成為當代檔案建設的基礎條件，從傳統的檔案處理形式中，演變出多樣的數字管理要求，進而實現綜合化的檔案控制，利用網絡的模式建立數據庫，將檔案更加系統化的集成起來，通過信息的科學化處理、統計分析，從多個認知視角出發，讓檔案的歸納更加符合工作需要，與當代的發展目標相融合，檔案管理應進一步的借助先進的技術手段，開發出具備多功能的管理模式，另資源得到有效的利用。

關鍵詞：建立;數字化;檔案管理體系;方法策略

數字化、科學化、智能化的檔案管理方式，正在逐漸的更新與改正，填補了傳統管理中的漏洞，與此同時，還讓數字化的控制方向與整體的單位目標相結合，現代化的技術不斷的革新，應重視檔案管理的變革，吸納科學技術人才，構建針對性的檔案管理體系，提煉出檔案管理的關鍵性內容，開發出更加高效的模式，分門別類的展示檔案的內容，提供更加優質的檔案資料解讀形式，通過數字化的形式，使得檔案管理創新步伐持續邁進。

一、現階段數字化檔案管理體系的建設問題解構

1.管理機制嚴重缺失

當前，無論是在各個企業，還是相關的機關部門單位，不難看出對于經濟、成本、效率等問題重視度較高，但對于檔案的管理重視度不足，雖然網絡的發展日新月異，但網絡與數字模式的融合還處于一個摸索的階段中，不同的企業在檔案的利用與控制上需求不同，這就導致檔案管理一直在不斷的整改，因此，大多都還沒有具體的管理制度與方案確定，尤其是對檔案信息資源的控制仍沒有引起足夠的重視。

2.隊伍建設機制嚴重滯后

數字化的檔案管理，需要有專業的人才提供技術支持，同時持續的進行數據庫的維護與問題處理，另外還需要配備有關的器材設備等，然而現實生活中多采取老員工培訓的形式，現學現賣的進行數字化分析，尤其是創新人才短缺，員工多是秉持多一事不如少一事的心態，在創新后不一定能夠獲得預期的效果，不僅績效得不到提高，還可能由于系統漏洞獲得處罰，在不嚴謹、不合理的獎懲制度下，員工較為消極怠工，復合型人才不足，傳統檔案管理轉崗專職，或者兼職模式下對于檔案的管理工作認識不深，在有限的水平下無法展開網絡問題的調節。

3.網絡安全性能有待提高

檔案中留存部分的保密信息，這些內容將會成為網絡漏洞中的危險性因素，一旦有所泄露，很可能損害企業的利益，網絡受到病毒的侵擾，或者外部的攻擊，而內部沒有設定防火墻等體系，造成的損失是不可估量的，另外內部的安全問題也應引起重視，如隨意的數據查詢與獲取，沒有按照崗位與部門分類，創建權限模塊，那么在員工無知的情況下，可能帶著原始檔案數據去復印，帶出數據丟失，在信息的傳輸中出現系統的肆意修改等，致使檔案內容保存狀態不穩定。

二、建立數字化檔案管理體系的有效方法策略

檔案數字化的建設形式中，應綜合的考慮檔案的管理流程，與控制模式，將檔案的收集、采集，整理分析、歸納匯總、查詢查閱、統計歸類、借閱定位、編輯改編、分享移交、銷毀清除等，均借助數據形式建立系統化的管理模塊，數據化的控制應全面覆蓋檔案管理的各個環節，一方面減輕用戶的調取困難度，一方面便于企業自身進行檔案的分析總結，為后續的檔案數據化變革提供經驗基礎。

1.電子文件的歸檔管理

現階段檔案的管理處于紙質版與電子版兩種模式中，傳統的紙質版歸納也不可忽視，然而無論是歸納到電子文件、信息處理部門還是歸納到檔案的紙質存儲空間中，都存在歸納的風險，為避免將電子檔案歸納為一般的電子信息，可設立專門的檔案歸納小組，結合檔案管理中常常出現短期管理，缺乏長期維護的現象，應落實責任進行定期的檢查匯總，另外應把握電子文化與企業發展、各個部門項目運作之間的聯系性，注重檔案的真實性、系統性和時效性。企業應充分的認識到檔案的管理即使處于電子化的變革階段，也不能視為基本的信息內容歸納到信息管理部門，忽視檔案的歸納意義，以保障檔案的充分合理利用。

2.電子文件的鑒定

電子文件應在歸檔前做好甄別工作，部分的文檔存在不足、錯誤等，應及時糾正， 而對于前期累積的內容，已經被替換到的文件，可將原始文件選擇刪除，或者在另外的移動硬盤中保留備用，鑒定能夠保障歸檔的安全性與完整性，由于檔案的管理是一項較為復雜的工作，因此鑒定是必不可少的，同時也應鑒定歸檔的保存時效等。為提高電子歸檔利用的效率，應鑒定檔案的審閱期限，可在內部建設檔案保管期限表，這樣避免大面積的篩選檔案浪費時間，文件生成后，會提示保管的期限，據此確認或者更替期限時長后，進入正常的處理流程，可參考單位的實際文件利用需求，對于一些需要長期保存與短期保存的文件，分別予以類別限制，保管期限應有一定的規律，并劃分不同的范圍，具有延展性，可隨時結合檔案的信息內容與應用方向進行期限的補充等，按照系統的提示進行設定與修正。

3.電子文件的著錄

為便于查詢查閱相關的信息，按照目錄進行檔案的劃分，需要進行電子化文檔的著錄，檔案部門應在上述的期限表的設置同時，注意著錄單的設計，通過界面進行著錄項目的編撰標準化，將著錄的項目可歸納為適用于企業的統一編制，方便部門之間進行工作的銜接，將機構內的全部檔案歸納到著錄的范疇內，而后結合文件之間的聯系，與部門的文件利用要求等，進行類別的劃分。

4.電子文件的維護

電子文件的數據化信息較多，很多數據內容、文字內容、圖像內容等儲存起來可能出現錯位等問題，應讀取網絡環境，做好電子化的文件承載與分類，減少管理中的成本支出，對于有有關設備磁性等問題，應結合其精密設計的需求控制好其溫濕度，日常進行防塵防濕減震等處理，避免陽光的長時間照射，控制電源的安全性，注重對有關磁盤、硬盤的保存方式，對于部分重要的文件，應做好電腦的備份，并留有硬盤的備份，數據可傳輸到云端，有較為復雜的密碼保護，明確責任制度，相應的查詢權限，可依照結構的內部職位與項目責任等進行調節，加密電子文件，有一定的解密密碼，定期進行病毒的檢測，落實權限，管理人員應做好崗位的交接，定時進行維護處理，內部設計防病毒與防入侵系統，避免對于數據進行肆意的改正與填充。

5.電子文檔的色彩、分辨

傳統紙質版形式只有黑白兩種設定，這樣的檔案管理模式下，部分的圖像資料顯示的不夠具象化，通過電子版的彩色創建，不僅能夠利用色彩簡單的區分有關的檔案條目，構建檔案的內容框架，還能夠凸顯出部分的重點內容，弱化相應模糊的資料，為了保留信息的真實內容，因此在檔案紙質版到電子版的轉化過程中，可建議將批量的轉化內容直接掃描成為彩色，這樣在批量的信息整理時更加一目了然的觀察到相應的信息界限，考慮到各個歸檔部門有差異，歸檔的信息利用渠道也不同，因此可結合現實的情況進行彩色的插圖處理或者原始的黑白模式存儲，這里不可一概而論。另外在掃描處理下，應注重分辨率的控制，部分員工的技術能力不足，對于計算機的控制能力薄弱，一些較為清晰的紙質資料在掃描錄入中出現了分辨率較低的問題，再次經過幾次的傳輸與傳遞，最終的圖變得十分模糊，數據出現誤差，通常掃描的分辨率較高，其存儲占據的空間也較大，因此也不是說分辨率越高越好，應有一定的分辨限制，如圖片、文字等分辨率達到一個統一的標準，如文字偏小、密度較大等情況下，掃描的分辨率應不低于300DPI，通過這樣的原則式概念建立，可分別針對仿真復制的圖像、有關的數據等進行規定處理，按照檔案的內容等可區分存儲形式如TIFF、JPEG、JPEG2000、PDF、OFD等，適應于不用的場景，如長期存儲的、信息量較大的可利用TIFF等，這就需要相關人員對于各個存儲形式有充分的了解，并區分檔案的利用目標，達到合理保存的目的。

三、檔案數字化建設的主要目標

1.完善檔案數字化管理體系

檔案的數字化建立體系應逐步完善，利用現有的管理章程，找出其中的數字化管理不協調問題，進行現已經進行的數據化管理設定，并留存一定的空間限制，進行下階段的研究體系創新。

2.加強與信息管理部門的強強聯合

檔案管理部門的信息化處理能力若是不足，應加強與信息化管理部門的聯合，通過檔案的信息安全防護鎖等形式，應獲得各個部門之間的配合協作，多部門進行檔案整理，推進數字化的建設。

3.豐富數字檔案的采集途徑

基于機構內部的檔案模式，拓展檔案的海量庫存，將檔案融于市場環境中，進行綜合的測評與分析，以期提高檔案的利用率，在檔案的信息采集中，完善數字化的生成系統，構建更加廣闊的信息采集途徑，獲得更多的數據進行對比分析。

四、結語

綜上所述，數字化的檔案管理正在如火如荼的展開，檔案的管理體系也更加健全，應充分的了解當前數據化的信息處理問題，采取具有針對性的形式去化解數據信息的管理疑點，提高數據化的控制效率。

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作者簡介：石修銀（1965-），男，本科，助館，研究方向為檔案管理。