試析強化檔案安全保障體系的建設要點

楊衛

摘 要：隨著我國經濟的飛速發展和科學信息技術的進步，檔案管理制度及管理模式的改革與深化也取得了一定的進展。強化檔案安全保障體系的建設，確保檔案安全，對于廣大企業的進步和我國經濟社會的穩定發展具有關鍵作用。本文結合檔案安全保障體系的實際現狀，闡釋了強化檔案安全保障體系建設的必要性，進一步提出了強化檔案安全保障體系建設的具體措施。旨在為相關單位和企業的檔案管理工作提供一定的理論借鑒，從而促進檔案管理工作的不斷進步。

關鍵詞：檔案安全;制度建設;技能培養;合作

自2009年檔案安全保障體系的建議提出以來，10年間，檔案安全管理工作雖然取得了一定的實施成效，但在檔案安全風險漸趨復雜化的背景下，自然、人為災害和突發事件的發生對檔案安全管理工作提出了更大的挑戰，使得檔案安全問題依然嚴峻。如何實現檔案的安全管理與科學使用，實現檔案風險的有效防范，成為現階段企業和單位檔案管理部門亟待解決的現實問題。面對日新月異的檔案安全環境，檔案安全體系應具備隨時能夠調整安全策略和改進安全保護手段的靈活性和先進性。因此，建設檔案安全保障體系是一項不斷健全與完善的長久工作，實現檔案安全保障體系的可持續發展勢在必行。

一、檔案安全保障體系的相關理論

檔案安全保障體系的建設主要在于兩方面，一是要保障檔案安全。通過相關科學技術與管理手段，保障檔案資料自然屬性和社會屬性的安全，確保檔案完整，防止信息泄露。二是要建立保障體系。檔案工作有著一定的嚴密性和特殊性，采用集中管理與分散管理等多種管理手段相結合的方式，使檔案信息能夠在嚴謹、科學的系統中運行，確保檔案的實體安全與信息安全。

二、建設檔案管理安全保障體系的重要性和必要性

檔案是個人信息的匯總，全面記錄了個人在不同時期發展狀況，以信息匯總的方式完整科學地反映出個人的基本特點和發展現狀。現階段我國各大單位和企業通過檔案管理的方式，實現對員工的全方位調動、考察與培養，其對于用人單位及員工的自身發展有著顯著深遠的影響。

在新的時代背景下，為了保障檔案管理活動的實用性與科學性，提高檔案的使用質量，相關企業和單位需要在進一步明確建立檔案安全保障體系的重要意義和必要作用的基礎上，對構建檔案安全保障體系的路徑和方法進行全面探索。基于這一背景，相關單位和企業在開展檔案安全保障的工作中，應加強相關信息的宣傳，提高單位或企業檔案管理工作人員的安全意識，在此基礎上，根據檔案安全保障的實際需求，科學地開展檔案安全保障計劃，合理地分析、規劃檔案安全保障體系中的重要環節與關鍵領域，促進檔案安全管理工作的落實到位和深入發展。在檔案管理的過程中，可以將員工的技能長處與單位或企業的發展方向相關聯，充分挖掘員工的潛能，提高員工的積極能動性，這在一定程度上為相關企業和單位的后續發展提供了方向性的引導。

三、我國檔案安全保障體系建設的現狀

我國大部分企業和單位從檔案工作實際出發，給予了檔案安全問題的高度的重視，積極開展多種檔案安全保障體系建設活動，如召開檔案工作會議、檔案安全計劃會議、檔案安全學術交流會等，在總體上呈現良好的發展趨勢。但是，由于現代信息技術的革新與發展，電子檔案的出現使得原有的檔案安全保障體系難以適應電子系統的獨特性和先進性，從而產生了檔案安全工作的新問題。

四、檔案安全保障體系的應用原則

構建科學先進的檔案安全保障體系，首先要以相關技術手段作為專業支撐，此外，還需要檔案管理工作人員根據檔案工作的客觀實際，踐行科學性原則與實用性原則，為安全保障機制的建設提供持續有力的保障，全面提升檔案安全保障體系的工作與管理效率。

1.科學性原則

相關單位或企業應綜合其檔案管理工作現實需求、檔案安全保障體系的作用以及發展方向三位一體的整體情況，全面梳理、構設用人單位的檔案安全保障體系，以科學性原則為指導方針，為市場經濟體系中安全保障體系在企業和單位的檔案管理活動中的有效開展提供了實現途徑，推動了用人單位的健康可持續發展。

2.實用性原則。

檔案管理活動具有一定的復雜性和特殊性，涉及人力資源管理工作的多個環節，處理過程信息復雜且數據繁多。因此，有效對接安全保障體系與檔案管理工作，對于提高用人單位檔案安全保障體系的實用性與兼容性，減少繁冗環節，影響檔案管理的滯后性有著重要作用。再者，單位或企業可以通過對安全保障體系的技術應用流程進行實用性的簡單化處理，合理控制作業的難度區間，提升安全保障體系應用方案的實際操作性能，大大提高檔案管理工作的工作效率，進一步提升現階段檔案管理工作的質量。

五、強化檔案安全保障體系的實施措施

1.加強檔案安全人才的專業技能培訓

高速發展的信息時代對檔案安全保障體系的建設提出了更高的要求和更嚴苛的標準。因此，提高檔案安全工作人員的安全意識和從業技能不僅是檔案安全保障體系建設中的關鍵環節，更是協調檔案安全技術與時代同步發展的有效途徑，這對于發揮安全管理技術在檔案工作中的基礎性作用有著顯著意義。首先，應從意識層面出發，對相關工作人員進行合理次數的檔案安全教育活動和學習交流座談，提高檔案工作人員的安全意識。在此過程中，可以本著跨領域、全方位、多角度的原則，選取相關高校及社會組織為合作對象，共同圍繞有關檔案安全的研究課題進行交流與合作;其次，用人單位可以通過提供外出培訓和訪學交流的形式計劃，優化檔案管理人員的現代科技理論和專業技能，不斷提高檔案人才對不同類型信息安全的維護工作;最后，應強化檔案安全管理制度，進一步明確對檔案管理各個流程及環節的工作與技能分配，并切實落實相關工作責任制及相關的獎罰制度，將安全管理責任到位、落實到人，并充分挖掘員工的潛力，調動員工的積極性，以此致力于檔案安全保護工作科學的持續發展。

2.建立完善的檔案管理工作制度

檔案安全保障體系建設是一項包含制度建設、設備維護、技術保障等多方面內容的系統性巨大工程，檔案管理工作中的每個環節都不容小覷、事關重大，因此，我們必須結合檔案管理工作的應用實際，并綜合多方面、全角度的實踐經驗，在透徹把握并分析不同檔案分類、保存方法及對以往安全事故的基礎之上，有側重、有針對、有力度地提出具有科學性和實用性的安全保障實施方案。此外在檔案信息化和數字化飛速發展的背景下，檔案安全已不限于單純的物理安全保障，電子檔案的安全已成為檔案安全保障工作的重中之重，為此，我們還必須從實際出發，針對各個工作環節，不斷建立與完善電子檔案的安全管理制度。比如，通過對重要私密檔案進行單獨的裝訂和保存，以及建立單獨的借閱制度等多種形式，來完善珍貴檔案的保護制度，以實現對于重要私密材料保護力度的最大化，保證相關單位的文化寶藏的留存;檔案的遺失和二次破壞是檔案安全工作中的常見問題，相關單位和企業可以通過建立瀕危檔案排查，保護和搶救三位一體制度有效避免檔案的破損和遺失，并對缺損檔案的修補與查詢提供了科學的實現途徑，有利于檔案的完整性和延續性;建立檔案在不同地點、不同氣候類型以及不同介質上的多重備份制度，實現檔案的異地保護和異質保護，大大提高了檔案管理的風險抵抗能力。

3.強化檔案安全保障體系的合作探索

檔案安全保障體系的構建是事關多個部門和領域的復雜問題，同時，科學合理的檔案安全保障體系是一個包含不斷變化的系統管理對象和服務范圍的動態體系，需要有關單位及時接收檔案相關領域的數據并合理地調整安全保護措施，因此，只有實現多個部門、多個領域的多方面合作才能實現檔案安全管理事業的可持續發展。首先，檔案信息安全和物理安全問題的日益顯現，促使檔案安全保障體系建設尋求合作的途徑，以實現自身的可持續性發展，不僅涉及跨部門、跨地區的合作，跨學科、跨行業的合作也尤為重要。相關單位應對威脅檔案安全的自然和技術因素等方面實施行之有效、有針對性的探索，全方位地對檔案安全展開研究，拓寬檔案管理的渠道，解決當前檔案安全管理中的棘手問題，實現檔案安全工作的可控、可預、可持續的發展目標。

六、結語

檔案信息安全保障體系建設是一項事關社會發展與民生福祉的龐大工程，只有有關部門與單位給予檔案管理工作的高度重視和大力支持，加強檔案安全人才的專業技能培訓，建立完善的檔案管理工作制度，強化檔案安全保障體系的合作探索才能促進我國檔案管理水平的全面提升。

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