高等職業院校行政工作診斷與改進

李旭海 劉濤

摘? ? 要：高校治理結構不斷優化，行政工作分工越來越精細，多元化的管理、協調和服務讓行政職能部門應接不暇，導致諸多計劃難以落地。運用診改的理念，使用一頁紙項目管理工具來加強行政工作的計劃、組織、實施、過程監控與預警，達到及時糾偏的目的，能有效的促進行政工作目標達成。

關鍵詞：高職院校;行政管理;一頁紙項目管理;診斷;改進

近年來，國家加大簡政放權的力度，持續構建“放管服”的社會治理結構。教育部指出，要進一步釋放高校辦學自主權，實施管辦評分離，引導職業院校內部質量保證機制從外部刺激向內生動力轉變，建立自我診斷與改進體制和機制，不斷提升人才培養質量，提高學校綜合辦學水平。[1]經過四年多的探索，職教戰線以試點為突破口，在全國9省市遴選27所高職院校先行先試，從實踐中凝練、總結和完善診改體系。全國職業院校教學工作診斷與改進專家委員會主任楊應崧教授指出，落實診改需從學校、專業、課程、教師和學生五個層面系統推進[2]，結合PDCA循環和質量生成理論創新地提出“8字型質量診改螺旋”，從理論層面豐富了診改的內涵，從實踐層面起到具體的指導作用。

眾所周知，診改是系統工程需要科學的頂層設計，而落實學校層面的診改是當務之急，從行政工作開始，更符合高校教職員工認知和接納的心理預期。如何將行政工作的診斷與改進落到實處，一直是困擾高校管理的難題。

一、明確行政工作目標鏈

診改的起點之一是打造目標鏈。[3]行政工作的目標鏈脈絡清晰，它源于學校教育事業中長期規劃和各專項規劃，每年又根據實時的政策、文件做出更新和微調，行政職能部門結合崗位職責在年度工作計劃中制定年度工作目標并逐月對目標達成狀況開展反饋。縱觀學校行政工作的目標鏈，自上而下，形成一個枝節茂盛的樹狀結構。盤根錯節的工作目標和任務，在學校、職能部門、二級學院、系部、科室（教研室）等各層級要實現事前分解量化、事中監測預警、事后追溯的改進，這本身是一項浩大的工程。要保證行政工作診改深入推進，保證切實落實，必須借助有效的激勵機制，科學的方法手段和有力的保障措施來達成。在實踐中，通常將目標達成率與績效考核這一抓手相結合。

既定的行政工作目標和任務應科學分解，確保有標準、可操作、好量化、限時間、可檢測，有效解決落實不到位、管理有難度、資源調配不合理等情況。按照工作分解結構（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）的思路拆分目標任務，即化整為零，以可交付成果為導向，把項目分解成較小的、更易于管理的組成部分，把組織的整體目標逐級分解，轉換為各單位、各員工的分目標，如圖1所示。在分解時，對任務的描述務必遵循SMART原則，使得每一個任務都導向具體的（Specific）結果，具有可衡量的（Measurable）標準和可實現的（Attainable）路徑，每一項任務都與崗位職責密切相關（Relevant），且能在有限的時間（Time-based）內完成。

二、重在實現行政工作監測預警

行政工作實現監控預警，保證過程可控和持續改進，是“8字質量改進螺旋”的奧義。經過探索實踐，職教圈基本認同了“質量保證與縱向五個系統和橫向五個層面作為有機整體”按照“8字質量改進螺旋”借助“云物移大智”手段在“信息化平臺”中運行的共識。[4]對于種類繁多的行政工作而言，抽樣相對一致的數據比較難，但是借助工具把“設計、組織、實施”可視化，實現監測和預警是可行的。在實際的工作中，一個完整的工作流程包括：目標、標準、計劃、組織、實施、診斷、激勵、學習、創新、改進這十個環節，完成每個周期的診斷后都將形成結論，不管結果如何，必然產生或正向或負面的刺激，這些刺激經過總結、提煉變成經驗，經驗與新知識疊加變成下一周期的創新活力和改進思路。經驗告訴人們，在質量生成的過程中，影響目標達成的數據在不斷變化，監控這些數據的變化，在數據超出閾值時發出預警，提醒參與者及時調控，修正思路與方法，重新組織，再次實施。兩個動態糾偏的循環在“設計、組織、實施”環節相交，形成一個有機整體，如圖2所示。借助網上辦事大廳收集行政事務扭轉的過程信息、年度任務執行的過程痕跡，通過報表、流程圖、儀表盤等方式實現監測的目的，對偏離目標的工作或績效不良的任務預警。

行政工作完全透明公開，體現民主管理和民主監督，是新型治理型態的基本要求。職業院校建立診改制度的出發點是激發學校治理的內生動力，真正實現質量的“三全”（全員、全過程、全方位）保證。[5]讓全員成為學校質量保證體系的建設者和參與者，成為學校管理的決策者和管理者。在建設初期，要調動和發揮民主管理和民主監督的作用，逐步優化調整治理結構，形成自主自律的質量文化。行政工作事項公開、流程公開、原始文檔公開，接受全院師生的評議和監督，有效促工作作風轉變，提高行政執行力，最大限度發揮效能。

三、一頁紙項目管理工具在行政工作中的應用

美國著名項目管理學專家克拉克·A·坎貝爾（Clark A.Campbell）認為，把項目的目標、任務、時間、成本、負責人等要素及其相互間關系和進展狀態按照內在聯系，直觀的呈現在一張紙上，就能很好的管理任何項目。[6]這種管理方法被稱為一頁紙項目管理法（One-Page Project Manager，簡稱OPPM）。OPPM從形式上看，它是一個矩陣表，如圖3所示。項目管理的要素按目標、主要任務、目標日期、成本、概述和預測、負責人等分別寫入OPPM表中。每個檢查時間節點，均要對執行中的任務進行診斷，并用不同顏色來標識任務的進展和績效，便于管理者直觀的了解項目狀況和負責人的績效。

掌握了OPPM矩陣的布局，就能輕松填寫。填寫通常需要12個步驟：（1）填寫項目標題。目標管理法認為設定的目標必須指向明確的結果，使用“完成”“提交”這樣的指向“執行終點”的詞匯，而不是“做好”“撰寫”這樣的延續性動詞。（2）組建團隊。通過研討、頭腦風暴等，培養信任、和諧、民主的團隊氛圍。（3）圍繞矩陣五要素充分討論，形成共識。（4）設定與總目標相關聯的具體目標。（5）分解定量任務。任務拆分不易多，否則不便跟蹤，難以了解項目全貌;任務也不可太少，否則每項任務勢必艱難。每個任務必須具體明確、責權分明、進程可測量、有時限。任務間相對獨立，但與目標密切關聯。（6）匹配目標和任務。在目標與任務交錯的格子內畫上空心圓圈。匹配時，應留意，一個任務可對應多個目標，一個目標也可對應多個任務。（7）計劃目標日期。項目時間單元應根據項目大小和各階段任務的緊湊程度靈活設定，每個單元可以等長，也可不等長。（8）匹配任務與時間。在任務執行的時間區間對應的空格中畫上空心圓圈。（9）任務分配到人。一項任務的負責人可能不止一個，但要分出主次。用A表示首要責人，B表示次要負責人，以此類推。（10）歸類列舉常規任務。常規任務是指與工作職責或項目密切相關但又無法導致定量結果的過程性任務，一般都會貫穿整個項目周期。例如，日常的師生服務、內務管理、人員考勤、網站維護和檔案管理等工作。（11）列舉成本。用橫道圖的方式呈現各塊預算的大小。（12）歸納概述和預測。用完整、簡潔的句子表述項目狀態和預期效果，給項目計劃做最后的潤色，避免誤解。

用OPPM對項目實施過程管理，及時發現項目存在的問題，起到監控、預警和反饋的作用。通常在時間單元結束時，畫上一根藍色實線，作為檢查節點，藍實線左邊的空心圓圈填涂顏色標識該任務當前的狀態。約定綠色表示績效充分，進展良好;黃色表示績效令人擔憂，可能會影響項目進度或超預算，警示任務負責人在短期內做出調整，協調解決問題;紅色表示績效危險，任務滯后嚴重影響了項目的進度、范圍或預算，項目負責人要帶領所有項目參與者盡快協同解決。過程檢查中發現的問題，應當在概述和預測框內簡明闡述，分析原因，并提出改進措施。任務完成后，須在任務與目標對應格的圓圈內填充黑色。

學校行政工作年度任務分解和管理，將WBS的工作思路和OPPM工具相結合，能促進年度工作計劃落到實處，運用診改的理念，在過程中及時預警糾偏，確保達成預期目標。OPPM把日常的工作檢查、信息溝通、小結匯報變得直觀簡單，一次智力投入，解放更多的管理資源，節約管理成本。在實際應用中，應把握好OPPM的計劃性和靈活性。建議在項目中期，允許團隊在達成共識的基礎上，對任務和對應的時間做細微的調整，在保證總體目標達成的前提下，也可修改、增加或取消個別任務。

四、一頁紙項目管理法遷移與思考

（一）OPPM在高校有著豐富的運用場景

高校運行存在著大量的項目活動，大多數的項目需要跨職能部門協作，要求團隊成員運用專門的知識、技能、工具和方法，在有限資源條件下，于合適的時間，為合適的客戶開發出期望的產品、服務或方案。例如，科研立項、實驗室升級改造、課程開和教材編寫等，OPPM毋庸置疑的適用于上述例子。

（二）OPPM借助信息化手段改善用戶體驗

“互聯網+”顛覆了傳統的管理形態，它幾乎成了優化管理流程、提升管理效率的萬能公式。在信息化平臺上，信息扭轉、分享更加便捷高效，指令傳達、工作匯報、事務公開、數據采集、分析呈現、監控預警、整改反饋瞬間就能實現，突破了辦公協同在時間和空間上限制，充分利用碎片時間，給參與者更好的體驗。

（三）認識OPPM作為工具的局限性

OPPM僅僅是一種管理工具，它不是萬能鑰匙。它無法呈現影響項目進展和成敗的所有因素，使用者不能太依賴于它。在團隊中應當統一思想，充分認識它的作用在于呈現項目進展，在團隊成員和關注項目進度的領導間架設信息對等的橋梁，任務負責人應客觀的共享、公開進度和困難，不要掩藏問題，及時溝通、發現并解決問題才是項目成功的關鍵。

參考文獻：

[1] 楊應崧. 教學質量要“醫院體檢”，更要“自我保健”[N].中國教育報，2015-10-29（9）.

[2] 楊應崧. 打造“兩鏈”，找準診改的起點[N].中國教育報，2017-09-26（11）.

[3] 楊應崧. 診改，不是加給學校的“緊箍咒”[N].中國教育報，2016-07-05（5）.

[4] 汪建云.培育“8字螺旋”夯實診改基礎[N].中國教育報，2017-11-07（11）.

[5] 袁洪志. 高職院校質量保證主體責任須落實[N].中國教育報，2016-01-12（5）.

[6] 袁洪志. 高等職業院校內部質量保證體系建立與運行實務[M].南京：南京大學出版社，2019.

Abstract： With the continuous optimization of the governance structure of colleges and universities， the division of administrative work has become more and more refined. The diversified management， coordination and service have overwhelmed the administrative functional departments， resulting in the difficulty in implementing many plans. The concept of diagnostic reform and one-page project management tool were used to strengthen the planning， organization， implementation， process monitoring and early warning of administrative work， in order to achieve the purpose of timely rectification， which can effectively promote the achievement of administrative work objectives.

Key words： higher vocational colleges; administrative management; one-page project management; diagnosis; improvement

[責任編輯? ? 李漪]