“木桶效應”對基層“單套制”推廣應用的影響及對策

王敏

摘? 要：基層在“單套制”推廣應用中普遍存在“短板”，受“木桶效應”影響。主要表現在“短板”具有普遍性，有無“短板”與層級高低無關;具有全類性，“短板”的類型與層級高低無關;“短板”的多少與層級高低成反比;“短板”的“長短”與層級高低成正比。消除“短板”，宜采用區域性整體補齊、機構性全科補齊、縣區的保底補齊、市級的夾層補齊的方法綜合施策。只有補短板、固桶底、消縫隙、緊桶箍同步實施，才能達成推行“單套制”的預期目標。

關鍵詞：木桶效應;單套制;調查分析

木桶效應是由美國管理學家彼得提出的。說的是由多塊木板構成的木桶，其價值在于其盛水量的多少，但決定木桶盛水量多少的關鍵因素不是其最長的板塊，而是其最短的板塊。這就是說任何一個組織，可能面臨的一個共同問題，即構成組織的各個部分往往是優劣不齊的，而劣勢部分往往決定整個組織的水平。[1]

這一理論多應用于組織機構管理、質量管理、安全管理、生產管理、服務能力、信息化建設等方面。“單套制”是近年來國家檔案信息化的重要內容之一，基層在“單套制”推廣應用中存在“短板”，受“木桶效應”的影響。

1 基層“單套制”推廣應用的“短板”

“單套制”在基層推廣應用時，會受到業務信息系統的使用、業務信息系統的種類、不同層級業務信息系統一（強制）使用率、電子文件的類型、專業機構設置、電子文件備份、電子文件的異（紙）質備份、數據庫使用比率等因素的影響。以下是依據平頂山市、縣（區）公共機構業務信息系統數據庫清單調查進行的分析。

1.1 基層業務信息系統使用率平均不足七成，使用率與層級成反比。從基層單位使用業務信息系統情況看，總體上使用業務信息系統的66.85%（119個），占比不足七成;沒有使用的19.66%（35個），占比近兩成;不了解情況的13.48%（24個），占比超過一成。縣區使用和不了解的占比高于市，不使用的占比市級高于縣區。具體情況見表1。

1.2 基層各類業務信息系統的平均使用率不到30%，使用的多樣性與層級無關，但多數類型的使用率市級高于縣區。市級的各類業務信息系統平均使用率為30.81%，縣區各類業務信息系統平均使用率為25%，市級高于縣區≈6%，平均使用率只有27.91%。市級與縣區相比，各類業務信息系統的使用率市級高于縣區，在調查的8種業務信息系統中，人事管理、財務管理、資產管理、科技管理和其他5種市級高于縣區，公文管理、專業管理、檔案管理3種縣區高于市級。具體情況見表2。

1.3 基層使用高層級統一業務信息系統比率與單位自身層級成反比，級差越大，使用比越低。在使用高于市縣（區）兩級的全國統一和全省統一的業務信息系統時，市級的使用比例高于縣區。在使用市級和單位統一的業務信息系統時，縣區高于市級。使用部門統一的業務信息系統時市級的使用比例與縣區相近。市級使用其他業務信息系統的比率高于縣區。具體情況見表3。

1.4 基層產生和使用的電子文件類型眾多，使用各類的多少與層級無關。在10種常用的電子文件類型中，市級與縣區均有使用，但沒有一種類型在市級或縣區使用率超過80%。使用比率市級高于縣區的有電子表格、電子郵件、視頻文件、音頻文件、圖形文件、網頁文件6種，縣區高于市級的有文本文件、圖像文件、程序文件、數據庫文件4種。具體情況見表4。

1.5 基層專門負責管理與維護全部業務信息系統部門的設置略超半數，專門部門的設置與層級無關。基層專門負責管理與維護全部業務信息系統部門設置的平均占比55.62%，市級略高于縣區。平均有24.16%的單位沒有設置專門機構來管理與維護使用的業務信息系統。具體情況見表5。

1.6 基層電子文件備份率不足七成。基層電子文件備份率平均只有69.66%，縣區高于市級，備份率與層級成反比;反之，不備份率均與層級成正比。

1.7 基層電子文件紙質備份率不到八成。基層電子文件紙質備份率平均72.47%，高于基層電子文件備份率平均（69.66%）。縣區高于市級，備份率與層級成反比;反之，不備份率均與層級成正比。

1.8 基層數據庫不知不會率高達四成。基層數據庫應知率（平均45.51%）高于應會率（平均42.24%），應知應會率不足三成（平均26.97%），不知不會平均接近40%。市級在兩頭（了解并會使用和不了解且不會使用）高于縣區，縣區的中間（了解但不會使用、不了解但會使用）高于市級。具體情況見表8。

2 基層“單套制”推廣應用“短板”的特點

綜上，基層“單套制”推廣應用時，在上述8個方面存在“短板”，歸納起來具有下面4個特點。

2.1 層級高低與有無“短板”無關，具有普遍性。從上述交叉分析可以看出，市縣（區）兩級參與調查的檔案館、醫療衛生機構、教育機構和其他公共機構，無論是市級還是縣區級，在8個項目上都存在不同程度的“短板”。機構單位有無“短板”與機構單位層級高低無關，具有普遍性。有“短板”就一定會對市域或縣（區）域信息化整體效應產生負面影響，間接地對“單套制”推廣應用造成負面影響。因此，基層“單套制”推廣應用時將普遍受“木桶效應”的影響。

2.2 層級高低與“短板”的類型無關，具有全類性。從上述交叉分析也可以看出，參與調查的四類市縣（區）機構，各自“短板”的類型，與其所處層級高低也無關系。各種類型中，沒有一個類型，市或縣區不存在“短板”。無論層級高低，其遇到的“短板”都是全類型的，每個層級組織機構所涉及的“短板”是無差別的。這在電子文件的類型、數據庫使用比率兩項中表現最為典型。

2.3 層級高低與“短板”的多少成反比。從上述交叉分析再可以看出，市縣（區）參與調查的四類機構中，“短板”數量與層級高低成反比。層級高的機構的“短板”數量就低于層級低的機構，層級低的機構的“短板”數量就高于層級高的機構。這一情況在信息系統的使用、業務信息系統的種類、不同層級業務信息系統一（強制）使用率、專業機構設置、電子文件備份、電子文件的異（紙）質備份6項中表現尤為突出。

2.4 層級高低與“短板”的“長短”成正比。從上述交叉分析還可以看出，市縣（區）兩級參與調查的檔案館、醫療衛生機構、教育機構和其他公共機構，層級高低與“短板”程度成正比。在各層級均有“短板”存在的前提下，層級越高，“短板”短的程度就越大，層級越低，“短板”短的程度就越小。

3 基層“單套制”推廣應用“短板”的補齊

“最短那塊木板的高低決定盛水的多少，只有將它補高，木桶才能盛滿水。”[2]基層“單套制”推廣應用“短板”的普遍存在，向我們提出了一個重要而現實的問題——如何補齊這些短板呢？個人以為可以從如下四個方面著手。

3.1 加強頂層設計，實施區域性整體補齊。從區域上看，由于“短板”的普遍存在，個別單位信息技術水平超高及少數單位“單套制”試點的成功，在“木桶效應”下，對整個區域信息化應用水平的提高，“單套制”的推廣應用沒有實質性意義。必須加強頂層設計，區域信息技術化“管理者整體規劃區域的信息化工作”，[3]面對層級眾多、業務繁雜、類型各異的信息管理系統，就“需要管理者運用整合的原則來指導工作，深入考慮這些系統今后如何升級，各個管理系統之間是否能信息互通，是否對其他管理系統提供開放性接口等等”。[4]在技術與資金的投入上，要搞補“短板”式的“扶貧”，雪中送炭;不要光搞“拔尖”式的“推優”，錦上添花，為“單套制”的推廣應用營造區域性環境。

3.2 整合條塊，實施機構性全科補齊。從具體的組織機構看，由于“短板”的全科性，作為“條塊”交匯點的基層機構，少數部門高信息化程度和部分員工的超強信息化應用能力，在“木桶效應”下，并無助于“單套制”在整個機構的推廣應用。必須正確認識每個部門和每個員工在單位信息化建設及“單套制”推廣應用中的“木桶效應”，他們“是木桶上的一塊板，不可或缺，否則桶里將滴水不存，只有把短板補長才能使桶中水裝滿”。[5]只有各個部門信息化程度的同步提高，全員信息化應用能力的同步提升，才能在面對電子文件的多種格式、備份的不同載體、數據庫的同構異構時，不但應知盡知，還能應會盡會。要消除“木桶效應”的負面影響，為“單套制”的推廣應用打造良好的小環境。

3.3 末端否決，實施縣區保底補齊。“水桶能否盛滿水、盛住水，最終取決于是否有一個結實的桶底。桶底堅決不能破，不能有漏洞。”[6]從市縣（區）兩級基層的層級看，縣（區）處于更為基層的位置，相當于木桶的桶底。是“木桶效應”三要素（桶底、木板、桶箍）中的關鍵要素之一，“沒有牢固完好的桶底，出了問題，就會功虧一簣。”[7]因此，從縣（區）的地位與實際來看，不僅僅有補“短板”的問題，還有保“桶底”的問題。在這個問題上，要有“末端否決”的意識，不能只看到頂端漂浮的鮮花，否則“單套制”推廣應用就會成為一個提不起、不能提的“水桶”，一提就有“掉底”的風險。

3.4 強制標準，實施市級夾層補齊。相對于“桶底”較為厚實的縣（區）而言，市級就是一個相對薄弱的夾層，也是整個木桶最容易形成“縫隙”的位置。“一個木桶上木板間若有縫隙，則即便木板再高，水也會透過縫隙流掉。”[8]因此，對于市級而言，不僅要增加每塊“木板”的長度，將“短板”補齊，還要加上一道結結實實的“桶箍”。“木桶之所以能盛水，是因為有鐵箍將有序排列的木板箍緊。如果沒有了鐵箍的約束，木板也只能是散落的個體，發揮不了整體的效能。”[9]這道“桶箍”，就是強制性標準。只有用嚴格的強制性標準來約束所有機構，增強“緊密度”，才能消除縫隙，減少滲漏，助力“單套制”應用在基層的推進。

4 結語

“木桶效應”中，桶底、木板、桶箍三要素之間是相輔相成的關系，須要統籌兼顧，在基層“單套制”應用推廣上，只有補短板、固桶底、消縫隙、緊桶箍同步實施，才能“提高木桶的整體效應[10]”，達成推行“單套制”的預期目標。

參考文獻：

[1][2][6][7][8][9][10]360百科.木桶效應[DB/OL].https：//baike.so.com/doc/5414364-5652506.html，2019-02-01/2019-03-03.

[3][4]陽燚.教育信息化的“木桶效應”：整合“短板”誰補？[J].中小學信息技術教育，2009（03）：78-79.

[5]劉國星.以積極心態做好個別人的工作[J].軍隊政工理論研究，2010，11（02）：124.

（作者單位：商丘職業技術學院? 來稿日期：2019-04-12）