淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用

許磊

摘? 要：隨著大數據時代的到來和云計算技術的應用，以計算機為核心的技術革新是數字化時代的主要標志，檔案信息的保存方式也發生著巨大變化，文件管理的數字轉型已成為勢不可擋的必然趨勢，電子文件必將成為未來文件的基本形態。由于電子檔案載體的特殊性，長期安全保存這些海量的檔案信息資源成為當前數字時代檔案工作者需要研究和探討的一項重要課題。

關鍵詞：數字檔案室;電子檔案;檔案管理;保存技術;安全技術

數字檔案室是傳統檔案管理機構在信息化時代的升級產物，主要管理對象是電子化檔案，綜合運用多種電子計算機、網絡等數字化技術手段，其工作內容包括檔案的收集、整理、保管、保護、共享利用等。數字檔案室是單位信息化建設的主要內容之一，也是自動化辦公體系的重要組成部分。建立健全數字檔案與電子文件管理要求相適應的各種制度和配套設施，加強檔案數據網建設和管理，以保證檔案數據的完整和安全。

1 電子檔案必將成為未來文件的基本形態

隨著大數據時代的到來和云計算技術的普及應用，以計算機為核心的技術革新成為數字化時代的主要標志。

一方面，檔案信息的保存方式發生著巨大變化，文件管理的數字轉型已成為勢不可擋的必然趨勢。在數字時代環境下，數字傳播和電子載體的出現，促進了信息保護及共享技術的革新。同時，電子檔案體量的迅速增長亦促進了檔案載體由傳統形態向數字無紙化形態的轉化。另一方面，傳統檔案室的檔案管理及其所使用的管理平臺也需要逐步向電子化信息平臺過渡，亦即構建數字化檔案室，才能適應檔案管理方式變化的新要求，從而開拓檔案管理工作的新局面。

伴隨著電子化記錄方式的應用，檔案信息的保存方式也在發生著變化，光電磁等新型檔案制成材料不斷涌現。目前，電子檔案歸檔的類型有：磁盤、光盤、數字磁帶等。數字文件在信息化時代的普及和應用已成為大勢所趨，正在逐漸替代傳統文件載體成為文件保存及傳播的主要形態。檔案保護的實質是檔案原始信息的長期保存和永續利用。隨著數字時代辦公自動化的應用和普及，在制作過程中電子文件的形成已代替文件的起草和制作。建設規范、獨立、保密和高性能檔案數據網，進行檔案數據的歸檔鑒定、整理編目、數據分析與處理、共享傳播、儲存管理、歸檔管理、保密管理過程中應保證電子文件原數據和背景信息的完整性。逐步實現數字化文件實時歸檔，網上提交。

伴隨著信息化檔案管理工作的迅速發展，大量數字化文件產生。在電子檔案迅速查閱利用、提高檔案工作效率的同時以及電子檔案載體的特殊性，長期安全保存這些海量的檔案信息資源成為當前數字時代檔案工作者進行研究和探討的一項重要課題。

2 電子檔案的保護技術與安全技術

電子檔案是指機關、團體、企事業單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。

電子檔案相對紙質檔案是不同的，需要工作人員將紙質的信息完整地存錄到電子化計算機設備中，以數字化形式儲存于磁帶、磁盤、光盤等媒介載體，再通過計算機設備實現讀取與處理過程，并可在通訊網絡上實現傳播與分享。數字化文件與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別。紙張作為傳統紙質檔案載體材料的主體，檔案紙張壽命的長短除與自身的耐久性有關外，檔案保護環境條件的優劣所產生的影響也是十分顯著的。

確定檔案的保護條件及影響檔案保存的不利因素的防治方法，以延長檔案的壽命，是檔案保護技術的任務之一。在檔案保存和利用的過程中，檔案紙張在外觀、結構和性質諸方面逐漸發生著不可逆的變化，人們稱之為“老化”或“惡化”。檔案室庫房應遠離污染、潮濕、陰暗的地方，并達到嚴格的安全要求：防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防污染、防鼠、防蟲。高溫高濕容易使檔案文件上滋生霉菌，檔案文件長期暴露在光下，紙張會不同程度地發黃發脆，嚴重地損害檔案壽命。保存紙質檔案的溫度應控制在14℃～24℃，相對濕度控制在45%～60%。

歸檔電子文件的保管除應當符合紙質檔案的要求，電子檔案的保管更為嚴格，受到不安全因素干擾也較大，對溫度、濕度、空氣質量、磁場、清潔環境等都有著更為嚴苛的要求。數字檔案在存儲過程中，應當遠離強磁場、強熱源，并隔離有害空氣，安裝溫濕度調控系統以及消毒、殺菌、空氣凈化系統，一旦電子檔案儲存媒介遭到損毀，將會導致數字化檔案信息的丟失。數字化檔案的存儲溫度應控制在16℃～20℃，相對濕度應控制在40%±5%，選擇電子檔案裝具如防磁柜等。

電子文件存儲介質的可保存年限遠遠低于傳統紙質媒介，制作材料的老化及變質、磁場的影響都可能損壞磁性介質上儲存的電子數據。因此，一是要多做備份，一式三套作為封存、利用及異地保存所用;二是每隔一定的時間段規律地對原始檔案數據進行拷貝備份，使其保持常新狀態，防止電子信息丟失;三是嚴格查閱程序，提供利用的電子檔案為只讀文件。

就電子檔案而言，電子文件中數字信息與特定存儲載體的可分離性使數字化信息隨時面臨著被增刪、盜竊甚至被毀損的風險。建立一個安全可靠的網絡管理平臺是保證數字化電子檔案信息安全的重要基礎，將內部數據服務器和內部用戶設置在高級別的安全網段，網絡的網段設計可采用虛擬網絡技術和專門的網絡設備來實現。對網上用戶的權限設定嚴格管理，配備防火墻、入侵檢測等相應技術設備。通過網絡系統對用戶進行操作權的限制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等方法確保檔案數據的安全與完整，杜絕網絡信息系統上的數字化電子數據丟失、被篡改、泄露或系統破壞等事故發生。

建設數字化檔案室，實現檔案管理工作的數字化轉型、數字化升級和數字化換代，是將我國建成檔案管理強國的一項迫切任務和重要內容。這要求檔案工作者具備較高的資源信息處理能力，熟練應用計算機手段和網絡技術，能夠在計算機上對電子化檔案信息進行處理和后加工，從數據庫中存儲和檢索相關信息，并在此基礎上實現對檔案信息的網絡管理及開發。

科學地進行管理已成為檔案工作者須要履行的職責，隨著現代化技術的迅速發展，挖掘數字化檔案的潛在價值，實現檔案的現代化數字管理已成為必然發展趨勢。較多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，數字化檔案動態和全面的獨特優點，在很大程度上滿足了檔案管理者及使用者逐漸多樣化的需求。數字化檔案的管理和利用應該立足于實踐需求，建立并完善電子檔案在存檔、保管以及利用等方面的管理體系，順應時代及技術發展規律，強化科學管理，使其在現代檔案的管理中發揮更大的作用。

（作者單位： 山東濟寧醫學院附屬醫院? ? ?來稿日期：2019-04-20）