一種檔案信息管理系統(tǒng)的分析與探究

霍子明

摘? 要：筆者設計了一種檔案信息管理系統(tǒng)，并對其進行描述、分析及探究。所描述的系統(tǒng)包括信息卡、讀取器、識別終端、服務器、公司檔案信息庫及用戶客戶端。本應用系統(tǒng)能夠保障信息管理的高效性和安全性。

關鍵詞：檔案信息;管理系統(tǒng);芯片;識別終端

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案信息管理方式逐漸被淘汰。為了適應信息化時代的到來，充分利用信息化管理的手段，加快檔案管理工作效率，本文提出了一種檔案信息管理系統(tǒng)，結合互聯(lián)網的相關知識對其進行詳細的敘述與研究。

1 一種檔案信息管理系統(tǒng)的描述

背景技術。隨著“互聯(lián)網+”概念的提出，各種互聯(lián)網信息技術深入人們的生活，極大地提高了人們的生活質量，加快了人們生產和學習的效率。互聯(lián)網在給人們提供了極大的便利的同時，也存在一定的安全隱患，在檔案信息管理系統(tǒng)方面，雖然逐步走向計算機化，但還是缺乏一種行之有效的信息管理系統(tǒng)，更加方便、智能化、安全地給人們帶來更多的便利，為此，我們嘗試提出了本系統(tǒng)。

實現(xiàn)目的。本檔案信息管理系統(tǒng)涉及信息管理系統(tǒng)技術領域，目的就是為了彌補現(xiàn)有技術的不足，實現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案管理科學化、自動化、規(guī)范化程度，提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本。

2 一種檔案信息管理系統(tǒng)的效果

通過認真分析，本檔案信息管理系統(tǒng)具備如下有益效果：

第一，提高經濟效益。通過本系統(tǒng)的設計，在公司檔案管理工作中引入信息化技術手段，發(fā)揮現(xiàn)代化設施、設備的作用，加之本系統(tǒng)所需硬件設施簡單易操作，只需較少的投入，即可獲得較大的收益，節(jié)約紙張、打印、查詢等成本，可提高公司的經濟效益。

第二，培養(yǎng)人才隊伍。通過本系統(tǒng)的提出及使用，可為公司培養(yǎng)及鍛煉有關信息化管理的管理人才、科技人才等人才隊伍，為公司推行信息化、智能化管理提供人才支撐和儲備。

第三，提升工作效率。通過將檔案信息管理中的公司檔案和個人檔案分別錄入不同的數(shù)據庫，集中到一起進行管理，能夠有效地增加查詢、錄入和調遣檔案的功能，提高管理人員對信息的管理，節(jié)約工作時間，減少工作人員勞動強度，提高用戶的使用效率。

第四，保障信息安全。通過信息卡中的個人身份信息和公司身份信息都進行了加密，只有專用讀取器才能讀取相關ID信息，使信息安全性得到極大的提升。

3 技術方案及工作原理

技術方案。本檔案信息管理系統(tǒng)，包括有信息卡、讀取器、識別終端、服務器、公司檔案信息庫、個人檔案信息庫和用戶客戶端。信息卡包括公司檔案信息卡和個人檔案信息卡并分別與讀取器信號連接;識別終端通過ID號和該ID號對應的密鑰識別該ID號對應的個人檔案信息;服務器分別與用戶客戶端、公司檔案信息庫和個人檔案信息庫信號連接。

讀取器設置有兩個卡槽，且兩個卡槽分別與個人檔案信息卡和公司檔案信息卡相配適。通過采用上述技術方案，使本系統(tǒng)能夠有效地提高信息管理員的工作效率。

讀取器與識別終端通過有線或無線連接，且識別終端通過網絡信號與服務器相連接。通過采用上述技術方案，使本系統(tǒng)能夠有效地提高信息管理系統(tǒng)的適用性以及實用性。

服務器通過有線或無線與用戶客戶端相連接，且服務器通過網絡信號與公司檔案信息庫和個人檔案信息庫相連接。通過采用上述技術方案，使本系統(tǒng)能夠有效地提高服務器的適用性，同時減輕數(shù)據較多時對數(shù)據庫造成的壓力，避免系統(tǒng)出現(xiàn)卡頓現(xiàn)象。

工作原理。公司檔案信息卡插入讀取器的公司信息卡槽，讀取器通過公司檔案信息卡對應的ID和該ID對應的密鑰，將信息傳入識別終端。識別終端根據出入的ID和對應的ID密鑰通過網絡信號傳入服務器。服務器根據ID和ID對應的密鑰在公司檔案數(shù)據庫中將信息查找出來，反饋給服務器。服務器將查找的信息反饋給用戶客戶端。個人檔案信息卡插入讀取器的個人信息卡槽，讀取器通過個人檔案信息卡對應的ID和該ID對應的密鑰，將信息傳入識別終端。識別終端根據出入的ID和對應的ID密鑰通過網絡信號傳入服務器。服務器根據ID和ID對應的密鑰在個人檔案數(shù)據庫中將信息查找出來，反饋給服務器。服務器將查找的信息反饋給用戶客戶端。

將現(xiàn)代信息技術有效地融入到檔案管理中，通過公司檔案管理信息化手段，在有效保障檔案信息安全的同時，能夠降低檔案管理工作成本、節(jié)約工作時間、提升檔案管理工作效率和提高公司經濟效益，也為培養(yǎng)和鍛煉信息化管理人才隊伍提供條件。

（作者單位：東華大學? 來稿日期：2019-04-20）