數字化時代圖書館檔案管理信息化探析

曹艷華

摘? 要：本文闡述了數字化時代公共圖書館檔案管理信息化的重要意義，并對當前檔案信息化管理中存在問題展開探討以及如何采取措施加以改進創新，實現資源共享，希望能夠為公共圖書館的檔案管理工作帶來參考借鑒。

關鍵詞：數字化;公共圖書館;檔案管理;信息化

隨著數字化時代的到來，公共圖書館的檔案管理信息化建設也應當直面時代發展所提出的更高要求，采取有效措施，加強圖書館檔案管理的信息化建設，重視對數據庫的管理，特別是查詢瀏覽電子原件內的動態數據，逐步完善檔案管理工作，保證相關檔案信息的準確性，解決紙質化圖書容易受損、丟失的情況，同時提高檔案管理工作效率，為讀者提供更高效的資源檢索查詢服務。

1 數字化時代公共圖書館檔案管理信息化的重要意義

就目前的數字化時代而言，我國大多數的公共圖書館在檔案管理工作中逐漸意識到信息化技術的重要性，在一定程度上通過推進信息化建設提高了檔案管理工作的信息化水平。公共圖書館的檔案管理系統分為四個模塊：圖書管理、信息查詢、流通作業、系統維護。在圖書館檔案管理工作中，滲透著先進的信息技術，利用先進的信息化設備和在計算機與互聯網的輔助之下，保證檔案管理工作的流程更加簡明與便捷，節省了大量時間與人工成本，使工作效率得到極大提升。此外，與傳統的圖書館檔案管理方式和資料采集不同，圖書館檔案信息化管理通過推行檔案信息化，能夠提升圖書館資源的共享價值，在信息技術的支持下，大量檔案資料能夠以數字化的形式上傳到圖書館的專屬APP、微信公眾號或是官方微博當中，實現雷同數據和服務的快速檢索，工作人員由過去被動管理圖書資源方式，改為主動收集、歸整圖書資源，用戶通過智能終端便能隨時隨地進行查閱，使廣大讀者更方便檢索和使用電子檔案，實現資源共享，極大方便了工作人員和用戶，擴大了公共圖書館的社會影響力。

2 公共圖書館檔案管理信息化的主要內容

2.1 購置數字化設備。在公共圖書館檔案管理信息化建設的推行過程中，數字化儀器設備是必不可少的工具，鑒于圖書館的運作模式各有差異，所以在購置數字化儀器設備時一定要保證適應性。所以，公共圖書館一定要在前期做好市場調研，對于不同的數字化儀器設備的性能、價格、型號等進行全方位了解，綜合圖書館需求進行合理化采購[1]。

2.2 構建檔案信息庫。檔案信息庫的構建屬于公共圖書館檔案管理信息化建設的重點組成，這項工作的內容主要是將經過電子化處理后的紙質化文獻資源、信息等以硬盤、光盤等形式予以儲存，進而展開整理、分類、總結，按照相應類型進行存放。根據這類信息所構建的信息庫，既是公共圖書館提供信息服務的基礎，同時也是保證公共圖書館得以穩健發展的核心，也就意味著檔案信息庫的構建情況會對公共圖書館的今后發展有著直接影響。

2.3 實現平臺化管理。公共圖書館的檔案管理工作實現信息化，應當按照信息的類別不同去展開模塊化管理，保證公共圖書館的統一管理前提下，對存在差異的檔案信息展開不同方式的管理。鑒于此，公共圖書館可以嘗試運用如今的大數據、云計算等先進技術，將其與檔案信息資源管理進行整合，提高公共圖書館的檔案管理信息化水平。

3 數字化時代公共圖書館檔案管理信息化發展中存在問題

3.1 檔案管理人員素質亟待提升。在公共圖書館的檔案管理工作向信息化方向推進的過程中，許多在職時間較長的老員工由于思維觀念傳統，依舊停留在紙質化檔案管理模式當中，對信息化管理模式了解不多，所以與數字化時代觀念格格不入，甚至于部分人員在經過培訓之后依舊無法適應信息化的發展潮流，常常會在工作中出現差錯[2]。

3.2 檔案信息化管理服務意識缺失。現階段部分公共圖書館的檔案信息化管理水平偏低，對公眾用戶的開放程度并不高，只開放了少部分的檔案資料，許多檔案信息并未制作成可共享的信息化資源，也有部分公共圖書館只能夠用內部設備查詢檔案信息，不能遠程網絡訪問，導致其服務范圍狹窄，對其檔案信息化管理的推進形成制約。

3.3 檔案信息化建設不夠完善。在檔案信息化建設中，存在不完善之處，具體體現在兩方面：一方面，相關標準并未統一建立，導致信息化建設中部分檔案信息難以查詢，同時各公共圖書館之間無法互聯信息，造成圖書館信息的閉塞。再加上部分公共圖書館的設備較為老舊，計算機難以快速完成檔案信息管理工作[3];另一方面，在對檔案文件資料進行電子化轉換的過程中，同樣會存在一定的管理問題，比如在存檔過程中容易出現人為的刪除與修改情況，或是有不法分子利用網絡漏洞或通過病毒傳播去非法獲取公共圖書館的檔案信息，導致公共圖書館的檔案信息面臨著巨大的安全威脅。

3.4 檔案信息化資源利用率偏低。從公共圖書館的現狀來看，許多圖書資源并未得到充分利用，尤其是諸多邊緣化圖書被忽視，并且還有許多資料難以查詢與借閱，在借閱手續辦理方面較為繁瑣。盡管部分公共圖書館已經著手推進了信息化建設且取得一定成效，但實際上依舊是在傳統圖書館檔案管理模式上進行小修補，并未有所創新，如此一來也就導致大量檔案資源被閑置，難以得到充分利用。

4 數字化時代公共圖書館檔案管理信息化的完善對策

4.1 重視圖書館檔案管理工作人員的素質提高。為了有效推進公共圖書館檔案管理信息化教學工作以及凸顯出檔案管理信息化的實效性，一定需要高素質人才投入其中。具體來講，公共圖書館的檔案信息化管理需要更多具備計算機技術、管理專業的人才，公共圖書館內部檔案管理人員應當主動更新專業知識，提升檔案管理工作中的服務意識。在助推公共圖書館的檔案管理信息化建設中，可通過加強人員教育培訓，誠聘擁有豐富經驗的專家開展講座展開培訓，也可選派優質員工外出參加培訓，進而提高在職檔案管理人員的綜合素養與專業技能[4]。此外，在今后的人才引進中適度提高門檻，優選更多具備數字化、信息化素養與專業技術的人才，共同推進公共圖書館檔案管理的信息化建設。

4.2 提高公共圖書館檔案管理工作的人性化水平。在推進公共圖書館檔案管理信息化建設過程中，應當重視人性化管理水平的提升。具體來講，就是在信息化建設中需要基于用戶角度去做好服務工作，一切以為用戶提供更為便捷的檔案信息查詢作為目標，通過現代化管理手段的應用，為用戶帶來更具個性化的服務，進而形成良好的社會口碑。在數字化時代中，公共圖書館的檔案信息化管理要想實現全面信息化，一定要重視用戶管理與服務工作，立足于服務用戶著手，加強與用戶之間的交流，在檔案管理人員與用戶的有效溝通之下，實現對公共圖書館檔案資源的分類管理及資源優化，結合用戶需求去提供個性化服務。

4.3 利用云計算技術構建數字化圖書館檔案。為了進一步推進公共圖書館的檔案管理信息化建設，一定要重視新技術的應用與發展完善，其中云計算技術作為數字化時代中的先進技術，在近年來有著迅猛發展，在諸多領域中有著良好運用，所以將其運用到公共圖書館的檔案管理信息化建設中，有著很高的可行性。基于云計算技術實現數字圖書檔案館的建設工作，能夠為用戶帶來更加優質的服務。比如通過應用云計算技術實現某一區域的數字圖書檔案館建設，構建數字檔案云服務平臺，為公共圖書館的數字化資源儲備助力，進而促進區域檔案信息資源的整合，實現資源共享，打造統一平臺[5]。此外，在云計算技術的加持下，通過對檔案信息的規劃，應用國家級的圖書檔案館，能夠大大縮減地方公共圖書館的檔案信息化建設時間。可見，云計算技術為公共圖書館的檔案信息資源共享與管理提供了技術指導，大大促進了檔案管理的信息化發展，提供了全方位的檔案信息服務。

4.4 重視紙質化檔案的補充工作。雖然在數字化時代中，公共圖書館的檔案管理工作逐漸向信息化發展，但我們依舊要認識到紙質化檔案資源依舊是圖書館檔案的主要構成，并且具備更高的權威性及法律效力，所以在推進檔案管理信息化建設的過程中，更要重視紙質化檔案的補充工作。信息化的檔案也即是通過專業設備對紙質化檔案資料進行電子形式的轉換，從而固定存儲在特定載體當中，盡管這種形式的檔案信息具備更高的便捷性，但需要通過計算機設備才能讀取，在部分條件有限的公共圖書館中，這一因素會形成一定制約。

4.5 構建完善的檔案信息化管理制度。在公共圖書館的檔案管理信息化建設中，一定要構建完善的管理制度對相關工作的開展予以規范，進而保證工作人員能夠嚴格按照制度行事，堅持檔案管理工作有法可依，穩步推進公共圖書館的檔案信息化管理的工作開展。一方面，公共圖書館的檔案信息化管理制度需要結合形勢變化而作出相應調整，確保各項檔案管理工作能夠有序開展，防止發生許多不必要的檔案管理問題，不斷提升檔案信息化管理工作效率;另一方面，公共圖書館還應針對檔案管理工作制定嚴格的監管制度與獎懲制度，對檔案管理人員的工作職責予以明確，使其在獎罰分明的制度中自覺高效完成工作，對檔案信息的存儲、整理與修改等管理工作進行規范操作，保證公共圖書館檔案信息化管理效果得到充分凸顯。

參考文獻：

[1]王蓓.淺談數字化時代公共圖書館檔案管理信息化[J].圖書情報論壇，2016（2）：22-23.

[2]黃娟.淺談數字化時代公共圖書館檔案管理信息化[J].卷宗，2017（27）：39.

[3]陳瑤.淺談公共圖書館檔案管理工作[J].科學咨詢：科技·管理，2015（11）：39-40.

[4]于悅.淺談信息化時代如何改進檔案管理工作[J].職業技術，2013（4）：88.

[5]韓如鳳.試論公共圖書館信息化管理存在的問題與對策[J].科技風，2015（10）：269.

（作者單位：河南省少年兒童圖書館? ? 來稿日期：2019-04-15）