參與式檔案管理的多元模式與實現策略研究

周文泓 高振華 許強寧 張曉宇

摘? 要：數字轉型背景下，以多元主體參與協同為要義的治理模式愈發受到理論研究和實踐探索的重視，檔案領域同樣呈現出此種趨勢。本文運用文獻調查法和案例分析法，以檔案管理的全流程為參照，梳理出當前參與式檔案管理的多元模式。從主體、對象、方式、保障四種維度解析各類模式，以此提出參與式檔案管理的方向性策略：提升主體參與度的文化建設、推動參與內容優化的供需機制構建、推進參與方式完善的科學方法應用、促進參與保障完備的環境搭建。

關鍵詞：參與式檔案管理;社會參與;檔案社會化

Abstract： Under the background of digital transformation， the governance mode with multi-subject participation and coordination as its essence has been paid more and more attention by theoretical research and practical exploration. And there is a similar trend in the field of archive. The paper takes the method of literature investigation and case study to conclude main modes of public participation in archiving， according to the whole process of Archives management. Then the paper analyzes modes from the dimension of subject， object， method and facility， and proposes directional strategies of participatory archiving including culture building for improvement of participation， mechanism development for content optimization， scientific method application for mode updating， and environment shaping for facility perfection.

Keywords： Participatory Archiving; Social participation; Socialization of Archives

1 引言

以多元主體參與協同為要義的治理模式已成為社會轉型的關鍵維度，依托信息與通訊技術的發展貫通各個領域，推進著社會、文化、技術的互動性升級。這類趨勢同樣呈現于檔案領域，推動參與式檔案管理在全球各國與地區從設想走向實踐。同時，參與式檔案管理提出了管理、技術、司法、經濟、文化等多方面挑戰，有待理論與實踐的探索以明確參與式檔案館的主要內涵、形態與實現方案。

實踐層面，國內外均展開一定探索，將參與式管理落實于不同方面的工作，以參與式檔案館為目標重構管理主體、內容、方式、工具等。發達國家如美國的“公民檔案工作者”項目（Citizen Archivist）、加拿大“聯合實驗室”項目（Co-Lab）、澳大利亞國家檔案館的原住民著錄項目等均從主體層面有效實現了檔案信息資源的共建共享。我國亦有多項舉措以吸納社會力量參與檔案事業。國家政策方面，中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確指出支持社會力量參與檔案事務，江蘇、沈陽、上海等地均從家庭建檔的角度促進社會參與，檔案機構對社交媒體如微信公眾號、微博的應用亦是一定程度推動了參與式管理模式的構建。同時，東西方均主要在檔案信息資源建設上實現一定程度的社會多元主體參與，檔案管理的全流程與檔案工作的其他方面較少涉足，且檔案信息資源建設在質量維度尚需優化。

理論同實踐處于近似的進程中。參與式的檔案管理已倡導多年，檔案館3.0被視作檔案館從開放走向參與的實現形態。當前的研究主要從兩個層面著手：一是從理論構想中提出全景的社會參與，即社會組織、機構、群體、個人中的各類主體均是檔案形成與管理主體，共建社會整體的檔案資源，甚至稱其為檔案多元宇宙，社會/社區范式更被特里·庫克指出已在萌發而呼之欲出，參與式檔案管理是核心內容[1]。這類研究多處于理論設想中，它將參與式檔案管理設定為復雜的整體性事務群，尚需進一步的理論與實踐探索以明確。二是探討參與式檔案管理的某一方面及其實踐案例。研究目前偏重于公眾對檔案信息資源的參與，基于案例探索必要性、價值、方法、策略等，如“互聯網+”環境下檔案信息資源建設眾包模式[2]、開放政府框架下的公眾參與檔案信息資源建設進展[3]、參與式數字檔案資源建設概念模型[4]。然而，這類研究缺乏更加多元的案例及相應的模式研究，對檔案管理其他方面工作亦關注不足。

因而，本文將對國內外檔案管理展開線上調研，從檔案管理不同方面呈現當前參與式檔案管理的實踐進展，從主體、對象、方式、保障等維度解析各類實踐，并依此提出參與式檔案管理模式的構建策略。

2 參與式檔案管理案例概覽

基于對美國、加拿大、澳大利亞、新加坡等國家的檔案網站調研以及國內文獻的檢索，綜合參與主體與其實際貢獻內容，對英國國家檔案館用戶調研問卷、用戶咨詢小組、“戰爭日記”項目、美國公民檔案員、加拿大聯合實驗室、新加坡公民檔案員、澳大利亞“強制收養項目”和國內一系列檔案工作公眾參與項目等成功案例進行分析，將檔案工作的公眾參與歸納為意見反饋式、資源開發式、專家指導式和社群檔案式四種模式。

2.1 意見反饋式。在意見反饋模式下，社會通過檔案機構網站或者社交媒體平臺向檔案機構提出用戶體驗和資源建設等方面的意見及建議，通過影響檔案機構來達到影響檔案信息資源建設工作，從而實現其參與。[5]目前，該模式下有問卷調查、留言反饋、用戶投票、社交媒體留言、發送郵件等多種形式，此模式是現今最為普遍的一種公眾參與檔案工作模式。

英國國家檔案館在網站首頁推送了用戶調研問卷，通過詢問用戶個人基本信息、訪問網站的目的、頻率、滿意度、特定功能的使用情況等了解公眾需求，以期進一步提高國家檔案館的服務質量[6];登錄加拿大國家圖書檔案館網站，用戶除了在網站的Feedback板塊在線提交對加拿大國家圖書檔案館網站的意見和建議以外，還可以通過體驗、發送含反饋意見的電子郵件參與到對網站仍處測試階段的新工具的改進過程（如Collection Search）[7]。我國國家檔案局網站的“互動交流”模塊包含了網上調查、意見征集、在線訪談三個板塊，公眾可以通過參與投票、在線訪談互動等形式對國家檔案館的各項工作提出自己的建議[8];福建檔案信息網設計了局長信箱、公眾留言、信息建議等多個板塊，希望公眾能夠多加關注并積極參與到具體的檔案工作中來[9]。

2.2 資源開發式。這一模式下社會參與的檔案工作集中在檔案信息資源的開發環節，參與的公眾開始形成與檔案的真切、實際關聯，其角色逐步帶有一定“檔案人”特點。資源開發式也分為線下型以及近年來形成新趨勢的眾包型。

線下型指公眾以實體志愿活動、短期工作的形式協助檔案機構進行資源開發。以我國檔案館實踐為例：江蘇省常州市檔案館2014年成立了檔案志愿者分會，在半年多時間里搶救近5萬卷破產關閉企業的檔案，同時部分承擔檔案展覽的陳列設計、講解以及檔案史料的研究和開發工作;河北省唐山市檔案館在檔案編研中招聘具有一定專長的史學工作者、教師、大學生等參與檔案資料的摘錄、編寫和校對工作。[10]

眾包型是將起源于商業生產領域的“眾包”（Crowdsourcing）概念引入檔案信息資源開發領域，指的是公眾自由自愿地承接相關機構在互聯網平臺發布的檔案信息資源開發任務。[11]較線下型而言，眾包型依托Web2.0環境，其宣傳力度更強、參與范圍更廣、服務利用更便捷。綜合美國公民檔案工作者（Citizen Archivist）[12]、加拿大聯合實驗室（Co-Lab）[13]、上海市圖書館歷史文獻眾包平臺盛宣懷檔案抄錄[14]等項目來看，眾包型公眾參與的主要任務有轉錄、貼標簽、著錄、翻譯等。這些任務沒有明顯門檻，網站也有詳細清晰的教程或使用幫助以供學習，公眾實質上是承擔了檔案信息資源開發中相對簡單部分——對已經數字化的檔案進行優化便于之后的檢索、整合與利用。但以新加坡國家檔案館的公民檔案員（Citizen Archivist Project）項目為例來看，仍處于測試階段的Connect任務正試圖將公眾能夠參與的任務層次提高：公眾上傳認為與檔案館給定照片有關聯的照片（自己擁有版權或獲得授權），關聯包括地點、目的和人物，所上傳照片可被其他用戶瀏覽并被檔案館收集、保存。[15]這就使公眾參與的檔案信息資源開發擴展到補充資源、創建關聯與整合部分，而不僅局限在單份檔案文件，同時也擁有更多的創造可能。

2.3 專家指導式。專家指導式指知識文化水平較高的公眾組成一個相對穩定的群體，參與檔案工作的政策制定與規劃建設，發揮集體智慧，促進檔案工作的開展。因其所涉及的層面較高，對參與者的受教育程度、專業知識掌握情況等有較高要求。具體來說，專家指導式分為兩種參與形式。一是參與檔案活動的早期規劃和標準制定，為相關政策的制定提供智力支持。英國國家檔案館建立的用戶咨詢小組（User Advisory Group，UAG），其成員很大部分來源于專業研究人員，參與早期階段和戰略層面的組織規劃和決策過程，反映用戶社區的利益關切，也會就具體的發展和決定向用戶尋求建議和反饋。[16]二是運用專業知識，為項目建設提供技術支持。以英國國家檔案館、英國帝國戰爭博物館和眾包平臺Zooniverse共同開展的“戰爭日記”項目（Operation War Diary）為例，為保證項目運行的質量，三方共同組建了“第一次世界大戰百年數字計劃學術咨詢小組”。[17]咨詢小組由來自軍事、檔案、歷史、系統開發、網站設計等各個領域的專家組成，他們運用豐富的專業知識和先進的技術，指導項目開展，解答志愿者在檔案數字化與標引過程中的問題。[18]在我國，檔案領域的專業人士參與檔案工作的方式主要包括對重要檔案進行鑒定、編研或對各類機構檔案制度體系的建設提供指導等。比如，蘇州市的中國絲綢檔案館組織成立了由有一定專長的社會公眾和檔案專家組成的征集檔案鑒定評估專家組，對絲綢檔案的年代、真偽、價值等進行鑒定，確保征集檔案的真實性和有效性[19]。

2.4 社群檔案式。社群檔案管理作為一種特殊參與檔案工作的模式，根據建設及運營方式大致可分為兩類，一類是由社群成員自建并自主管理的社群檔案，另一類是以政府或公共檔案館為主導力量建設的社群檔案。在這兩種情況下，社群主體參與檔案工作的方式都是參與檔案資源建設，但在現實中兩種情況又各有不同。

由成員自建的社群檔案，起初往往是為了講述經歷、構建記憶、喚起群體的情感共鳴以實現自我認知，在后續發展過程中該群體逐步被公眾認知，相關檔案被公共檔案館納入其公共檔案資源體系之中。該形式下，社群成員參與資源建設的方式是將其所形成的檔案資源直接交付檔案館。而政府或公共檔案館主導的社群檔案資源建設項目中，社群成員是作為檔案資源構建中最主要的主體參與其中，這兩種方式的明顯差別就在于社群成員在資源構建過程中參與的時間和扮演的角色不同。

澳大利亞國家檔案館“強制收養項目”（Forced Adoptions History Project）由政府主導，收集在“強制收養”政策下受到傷害的公眾的相關經歷和檔案，希望對該群體進行一定程度上的撫慰。在此項目下，社群成員可以登錄該項目網站，上傳自己的相關經歷或自己知曉的相關政策、與同樣經歷的人進行交流，幫助國家檔案館收集相關信息，直接參與到公共檔案資源構建的過程中來。[20]而我國的皮村打工文化藝術博物館則屬于社群成員自發建設。創建屬于打工者的檔案館最初想法是由幾位打工者自發組織，隨著該組織的發展和社會對于農民工群體認知的提升，將“農民工”這一社群主題的檔案納入公共檔案資源體系的呼聲也越來越高，在具體的構建過程中，皮村打工文化藝術博物館無疑將會提供最直接的檔案資源。

3 模式分析

意見反饋式、資源開發式、專家指導式和社群檔案式四種公眾參與檔案工作的模式具有各自的鮮明特征，本文從參與主體、參與對象、參與方式、參與保障四個維度構建對四種參與模式的分析矩陣（表1），對每一類實踐進行解析。

3.1 參與主體——有待多面拓展。四種模式中，意見反饋式和資源開發式面向的對象都是普通公眾，這主要是由這兩項工作的難易程度和自身需求決定的，這兩類模式中對主體的能力要求較普通，主要依靠用戶的需求、興趣和基本文化素質即可完成。專家指導式則根據其自身特點將參與的主體的門檻相應提高。由于其專家小組會議的專業性以及提出政策規劃及頂層建議的期望，該模式的參與主體主要為相關領域的專家。而由于社群檔案特殊的建設目的、運營及構建方式，雖然有一部分面向公眾廣泛開放的工作（如澳大利亞“強制收養項目”網站中公眾均可上傳相關政策和新聞報道），但具體的各類工作還是圍繞著某一社群展開，參與的主體也以該社群成員為主。

需要說明的是，參與主體的主體類型及其覆蓋面可持續擴展，目前主要是限于研究型用戶和其他對檔案有興趣的用戶，尚未把政治、文化、經濟、信息技術等其他方面的專長者充分吸納其中，且參與度有限。例如，美國公民檔案員項目中的History Hub作為專門為參與者開設的交流社區在談論主題、回應人數等方面效果平平。[21]同時，受限于參與主體在類型與人數上的不足，參與的質量亦受限，例如通過用戶做標簽或著錄來優化描述以及相應的檢索效率在多數場景下并未實現，諸多眾包任務參與人數過少且獲得的數據質量不佳。

3.2 參與對象——尚需系統設計。參與對象即四種模式中具體參與到的任務、接觸到的檔案類型等，可從參與過程中具體參與到的流程和其參與相關工作的深度予以分析。意見反饋模式下，社會只是通過檔案機構提供的渠道向其提供相關建議，參與深度僅屬于初級與間接層面。資源開發模式下，大量的檔案機構都是通過建設項目網站平臺，為社會提供參與征集、整理、鑒定、檢索等對檔案資源進行優化和補充的途徑，該模式下，參與深度的初級層面和中級層面均有涉及。專家指導式下，相關專家參與的是政策制定及相關的頂層設計，但相比于意見反饋式，此模式的要求較高、實際參與工作對于檔案機構的影響也較為深遠，所以該模式的參與深度屬于高級層面。社群檔案的實際情況較為復雜，根據其不同的建設和經營的方式，具體工作流程和深度也各不相同。普通公眾和社群成員可以參與初級層面的提供資源、整理鑒定工作，社群成員自己可以參與中高級層面的整理、利用工作等。

需指出的是，各社會主體參與檔案管理工作既有管理性的，又有業務性的，包括影響決策和信息資源建設與開發等。還需明確參與主體，以需求與能力為中心精細化設置參與內容，最大程度發揮多主體智慧與實踐投入。當前的任務在大眾需求的挖掘尚有不足，任務偏歷史研究的居多或是沒有充分的社會吸引力，亦影響了參與主體的擴充。

3.3 參與方式——要求精準協同。參與方式指的是如何具體實現對檔案工作的貢獻，包括參與過程中依托的平臺、組織與開展方法。意見反饋式下，因公眾參與的對象與檔案館提供的服務緊密關聯且內容較為簡單，所以其主要依托檔案部門網站即可;而開展方法雖然看似多樣地包括問卷、留言、郵件、熱線、投票等，但實則都可歸為接受檔案部門關于服務的意見征詢。資源開發式下，公眾開始在實質上與檔案產生關聯，線下型主要依托實體檔案館，以檔案館組織的志愿活動進行參與;眾包型則充分利用互聯網平臺完成檔案數字化的后續工作，主要依托項目專門網站和社交媒體平臺，依據檔案部門的指導，從檔案工作中分解出的眾包任務加以開展。專家指導式下，擁有高知識文化水平和專業技能的部分公眾，作為相關領域的專家需要貢獻出集體智慧，主要依托檔案部門和受引導或自發組成的相應社會組織，通過線下會議的討論交流實現參與。社群檔案式下，由社群成員自建并自主管理的類型中，社群成員主要依托社群項目網站或自愿提供幫助的社會群體;而另一種類型中，社群成員則主要依托政府或檔案部門，受其引導。因此種模式下公眾幾乎會參與到檔案工作的各個環節，其開展方法難以具體描述，總的來說在前期征集時以號召組織社群成員的積極參與為主，采訪或鼓勵分享個人記憶，后期則受公共力量引導或借助社會群體幫助以各種方法形成、整理、管理并優化具有其特色的檔案，匯總出相應實體或數字社群檔案館。

總體來說，不同方式顯示出了社會各類主體同檔案管理專業主體之間的協作，亦體現了檔案管理權力的分配，平衡檔案管理專業要求同多元主體的需求以及能力是要義。當前的實踐反映的困惑是如何依據不同的主體以設計合理的參與方式，檔案管理專業機構與人員要扮演何種角色，針對專家型的主體、技術類主體、大眾式主體，如何在保證參與的同時又能維護一定的檔案管理質量。例如，當前檔案館會對眾包中的公眾參與的內容進行審查，那么一旦基數擴大，這類審查能否適合。

3.4 參與保障——可待充實優化。參與保障指參與檔案工作過程中由政府、檔案館等主體為保障各方權益或工作質量提供的工具、制度等方面的保障。工具方面，意見反饋式參與相比其他模式比較簡單直接，專家指導式參與的開展方式以線下為主，故都不需專門研發工具。工具的使用主要集中于資源開發式和社群檔案參與模式。比如，為方便用戶參與檔案著錄、轉錄、翻譯等工作，美國“公民檔案工作者”項目（Citizen Archivist）依賴于專門平臺dashboard以及若干社交媒體平臺如Flicker，亦與Facebook合作，提供了一款交互式聊天程序Facebook Messenger Chatbot。[22]公眾可通過聊天軟件對文檔進行著錄和分類，了解檔案事件或從館藏目錄中查看照片，聊天程序內置的智能機器人可解答公眾在參與檔案工作過程中遇到的問題，幫助用戶開展研究。美國的Kids in Birmingham 1963項目也利用項目網站和Twitter、Facebook等社交媒體向大眾傳播和推廣其研究成果。新的口述歷史數據庫工具——Stories matters oftware的出現和發展極大地助力了Kids網站管理者對口述檔案的考證查實工作。

制度上，從國家層面來看，美國、澳大利亞、英國等國家都對公民的參與權作出了規定。例如，2009年美國政府頒布的《開放政府指令》（US Open Government Directive）明確規定公眾享有參與決策過程的權利，亦精細到隱私、平臺政策來說明用戶的權利和風險。具體到參與模式，意見反饋式主要涉及公民隱私權的保護，在檔案工作層面無具體制度說明，因此在這里認為此種方式無制度保障。而資源開發式、專家指導式和社群檔案式由于對公眾參與的廣泛性、專業性等方面都有一定要求，故需要制定較明確的參與制度，保證檔案工作的有序進行。比如，英國的用戶咨詢小組規定了小組的成員結構、職權范圍、任期時限等，更好地保障參與人權益。澳大利亞的“強制收養項目”制定了檔案資料捐贈準則，對使用條款、隱私政策、版權等作出具體規定，保證檔案的真實性、網站的安全性和對失去孩子人群的尊重。簡言之，參與式的檔案管理還需在現有基礎上從工具到制度多方面充實。工具層面，整體的參與平臺與輔助參與的精細化有針對性的輔助工具均是不可或缺的。制度層面，幫助用戶明確參與做些什么、為什么參與、如何參與的規范指導是必要的，這也能用于構建各主體的檔案管理能力并提升參與質量。同時，制度規范亦要更全面明確參與工作中各利益相關者的權利與義務，從中確立參與的激勵機制，知識產權、隱私等更要得到重點說明，由此保障各方權益。

4 策略：參與式檔案管理的深化

參與式檔案管理正以不同形態融合于檔案事務中，多元化進程顯示出檔案社會化的生命力，促進檔案更好參與社會建構。參與式檔案管理體現的是檔案工作的社會與數字轉型，各要素內涵、關聯及其實現均面臨各方挑戰，亦需在理論與實踐中不斷完善。現有實踐為參與式管理的全面實現提供了方向性策略。

4.1 提升主體參與度的文化建設。參與式檔案管理的文化建設本質上體現為意識與能力建設，即社會多元主體認為應該且能夠參與檔案事業。這需要的核心是制度的完備支持：一方面，以戰略和頂層規劃進一步將社會多元主體參與顯著體現其中，現有制度如開放政府計劃、國家戰略等中均提到社會參與，還可以基于此將其以專門模塊的方式在規劃與目標中顯現，從戰略高度建構參與意識;另一方面，以規范標準來幫助指導與支持社會不同主體能參與什么工作、如何參與、參與效果的評估和反饋等，由此從能力上提升參與力度。由此，各主體能從類型與技術上意識到參與檔案工作的必要性、重要性，且有著參與的主體性、自信力與能力。

4.2 推動參與內容優化的供需機制構建。參與內容的優化本質是供需的挖掘與匹配，即明確檔案機構有什么工作能夠開放參與，且能夠對照適合的主體設計匹配性的任務，這需要以開放與需求分析為前提的供需機制的系統構建。一方面，以開放思維解析檔案工作，從維度與流程展開檔案工作的立體化分析，以識別可對外開放的檔案工作模塊，在開放框架下明確檔案機構本身能做什么的同時，分析需要社會哪些領域具備什么專長的主體來提供貢獻;另一方面，社會各主體的參與并不是義務，它同各主體的興趣與能力密切關聯，明晰參與主體有哪些及其相應的需求點與能力點是必要的。例如，除了歷史學家外，信息技術人員的支持往往是多數項目所需，專門檔案所對應的領域專家亦不同，這要求在不同項目中設置不同的任務以及設計相應的宣傳方案。

4.3 推進參與方式完善的科學方法應用。參與式檔案管理涉及不同主體，且應用于不同方面和流程，因而需針對性形成參與方案，以適合的參與方式展開任務，這需要的是科學方法來進行規范設計：一方面，實現全流程的設計，每一種模式都要有相應的方式與方案，從思路的提出、具體化到應用要有規范流程，即這些方案應當進行必要的測試和維護，及時根據實踐情況調整優化。另一方面，參與方式不僅要有基本的原則和方法，更要有細化的方案支撐，即每一項參與方案如依托載體、方法、要求、具體環節等都應有框架指導且形成細致路徑，例如每一個節點由什么樣的主體在什么樣的條件執行什么樣的任務都需具體說明。

4.4 促進參與保障完備的環境搭建。參與保障旨在幫助各主體實現參與、確保合法權益以及合規性。這需要從目前工具或制度的單一支持轉型為立體的要素關聯的環境支持。一方面，完善制度的內容體系，除上述文化建設中提及的制度，關鍵是充實形成知識共享以提升參與意識與能力并全程保障參與的制度內容。百科的設計、論壇的配備、示范案例的展示、不當行為的指示等內容都極具價值。另一方面，加強形式支持，激發各主體的興趣與引導各主體的深入參與亦需要形式上的吸引力，這要求從環境上為參與者提供有美感、有趣味、有激勵的氛圍，主題選取、平臺布局、工具開發等均可以有形式層面的設計和優化。

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