企業(yè)審計信息化項目建設中溝通機制管理研究

余衛(wèi)紅 鄭元穎

摘要：企業(yè)審計信息化建設是將審計的制度、操作流程及日常管控與企業(yè)信息系統(tǒng)的融合，通過信息系統(tǒng)能夠充分及時獲取到企業(yè)經營管理相關的信息和數據并利用自動智能化的審計工具落實審計管控措施。其中信息、數據的產生、傳遞和記錄取決去溝通機制是否完善合理。需要兼顧效率、安全和完整性。本文分析了企業(yè)審計信息化項目建設的難點，并從溝通機制管理角度探討破解難點的方法措施。

關鍵詞：審計信息化 項目建設 溝通機制

企業(yè)內部控制審計包含五大要素，即內部控制環(huán)境、風險評估、控制活動、內部控制信息和溝通、內部監(jiān)督制度。企業(yè)內部審計是對內部控制的再控制，是對內控工作的科學性、合理性、合規(guī)性及有效性的評價和監(jiān)督。其中內部控制信息及溝通，是評價內控在收集、處理、傳遞相關信息的科學性有效性，分析信息技術在內控中應用的情況，從而判斷內控工作是否得到有效落地執(zhí)行。企業(yè)審計信息化項目建設目標是充分發(fā)揮辦公自動化、經營管理系統(tǒng)化、信息網絡化等技術和工具的能力，將內控及內部審計與企業(yè)經營管理活動進行全面深入的融合，其中核心就在于信息及其溝通機制的建設和管理。

一、企業(yè)審計信息化項目建設的重要意義

企業(yè)經營日趨精細化和規(guī)范化，企業(yè)對內部審計的需求也逐漸增加。同時信息網絡技術在經濟活動和組織管理領域的廣泛應用，也為內部審計的精細化、動態(tài)化和全面化提供了現(xiàn)實基礎。因此，越來越多的企業(yè)在業(yè)務信息化后開始加大對內部控制和審計的信息化，力求借助信息化的內控審計方法和工具來提升經營管理的效率，同時大大解放人力。企業(yè)審計信息化項目建設有著重要的意義，概括而言有以下幾個方面：

一是有助于企業(yè)內部控制審計的效率提升。通過將審計工作方法和關鍵控制點，與辦公自動化系統(tǒng)、企業(yè)信息化系統(tǒng)結合，能夠實現(xiàn)內控管理在關鍵卡點的把控，及時獲取業(yè)務活動的信息和流通路徑。一方面實現(xiàn)了審計對象的信息化處理，從而降低人力的投入：另一方面提高了審計問題追蹤和解決的能力：二是有助于提升企業(yè)實現(xiàn)信息化管理。內部控制和審計本質上是企業(yè)經營管理的手段，是對業(yè)務活動、組織管理的自我審視和改進。企業(yè)審計信息化建設就是要將審計的目標、制度方法以具體操作，與業(yè)務、組織運作的具體活動緊密結合。化相對獨立有型的審計活動于無形，實現(xiàn)全面實時的信息化內控審計監(jiān)管，為企業(yè)發(fā)展的每一刻保駕護航：三是有助于企業(yè)適應瞬息萬變的經營環(huán)境。內控審計與具體業(yè)務活動緊密結合后，不再是單純的監(jiān)督和控制，而是通過信息化審計不斷發(fā)現(xiàn)企業(yè)經營管理活動中存在的問題及隱患，并提出相應的應對和改進措施。

二、企業(yè)內部審計存在的溝通障礙

盡管我國企業(yè)在業(yè)務拓展和技術應用方面快速追趕，甚至趕超西方國家，但是與西方幾百年的工業(yè)化發(fā)展歷程相比，我國企業(yè)經營的沉淀還不足，例如內部審計的溝通障礙是大多數企業(yè)面臨的難題。

第一，審計人員的溝通能力不足。大量的實際案例表明，在內部審計實施過程中，良好的溝通能力是審計工作高效推進的動力之一。企業(yè)內部審計工作的具體實施主要是由財務部門為主導，聯(lián)合各業(yè)務模塊中設置的內控管理責任人共同落實，因此要求審計人員具備與個業(yè)務團隊、各層級人員有效溝通的能力。首先需要將審計工作的目標、操作方法和步驟等有效地宣貫至被審計人員，并獲得充分的理解和支持，只有這樣才能有效獲取到相關的信息和材料：其次審計人員還需要主動了解各業(yè)務模塊的業(yè)務知識，理解業(yè)務活動的主要環(huán)節(jié)以及涉及的人員和信息等，這樣才能推動審計措施與業(yè)務特點的匹配。然而現(xiàn)實中審計人員的溝通能力不足以及業(yè)務知識不足在大多數企業(yè)中普遍存在。

第二，內部審計部門與企業(yè)管理團隊溝通不暢。影響審計部門和企業(yè)管理團隊溝通的原因是多方面的：現(xiàn)代企業(yè)競爭壓力巨大，審計團隊與企業(yè)管理團隊從各自角度出發(fā)，對內控、審計管理存在沖突和矛盾，從而影響企業(yè)審計的時效性和可持續(xù)性：部門管理人員對企業(yè)審計存有嚴重抵觸情緒，認為審計工作對業(yè)務活動存在阻礙，不積極配合審計工作的落實：審計部門缺乏主觀能動性，機械性地執(zhí)行管理團隊或者外部監(jiān)管部門的要求，未能將企業(yè)審計工作與支撐業(yè)務和組織發(fā)展結合起來等等。

第三，內部審計部門與業(yè)務部門的溝通不到位。內部審計部門對業(yè)務部門，特別是基層業(yè)務部門的態(tài)度強硬，以指令來強推審計工作，卻不對業(yè)務部門的具體運作特點，需求痛點等進行深入了解和溝通;而業(yè)務部門的“本位主義”導致審計部門無法有效地將審計工作與業(yè)務流程、組織管理全面地融合。特別是組織機構龐大、業(yè)務單元眾多的企業(yè)，信息溝通流程長，涉及部門人員眾多，如果缺乏有效的溝通機制或工具，則極易失真。

三、企業(yè)審計信息化項目建設的重要意義

企業(yè)審計信息化是信息網絡技術在企業(yè)經營中全面應用的必然，企業(yè)在應用企業(yè)信息化系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)后，業(yè)務各個環(huán)節(jié)的活動逐漸實現(xiàn)電子化，在信息系統(tǒng)中能夠實現(xiàn)端到端的業(yè)務信息生產、傳遞、審批監(jiān)控、統(tǒng)計分析、記錄歸檔。因此企業(yè)審計工作本身具備了電子信息化和自動智能化的能力，并且具備了與業(yè)務深度融合的現(xiàn)實條件。

企業(yè)審計信息化將極大提升溝通效率。審計信息化是將審計制度、控制點與企業(yè)業(yè)務線上流程結合，在關鍵的信息端口實時獲取到需要的信息，從而減少線下審計人員與被審計對象的面對面溝通：審計信息化工具的自動化處理能力，將審計人員從繁雜的基礎審計工作中解放出來，而將精力轉向對業(yè)務的學習，以及對審計工作與業(yè)務結合的優(yōu)化研究等：審計信息化與業(yè)務信息系統(tǒng)的融合，將審計控制目標與經營目標、業(yè)務具體活動全面實時融合，能夠及時地探查到風險，并及時地提出解決措施，從而提高了審計工作對企業(yè)經營的主動推動力。

然而企業(yè)審計信息化建設中還是需要建立基于信息系統(tǒng)的有效溝通機制，因為信息生產和傳遞仍收到人為控制。如果缺乏有效溝通機制，就會出現(xiàn)包括信息系統(tǒng)中的信息與線下脫節(jié)、失真已經信息孤島等在內的種種問題。審計工作在這種信息化環(huán)境下若過分依賴或信任系統(tǒng)數據，則可能產生重大的偏離甚至影響企業(yè)存亡的重大失誤。

四、企業(yè)審計信息化建設項目中的溝通機制建立與管理

企業(yè)審計信息化后的明顯特征是審計隱性化，原本大量的線下溝通大大減少，無論是審計對象的選取，樣本的抽取，基礎信息的獲取，相關人員的查找，審計操作的執(zhí)行等都可以通過企業(yè)信息系統(tǒng)獲取和審計信息化工具來程序化開展。因此基于審計信息化的溝通機制建設要點，從提升人與人，團隊之間的溝通效率，轉變?yōu)閷徲嬎栊畔⒃谛畔⑾到y(tǒng)中的有效獲取，傳遞及分析處理。而其核心在于如何設計符合管理團隊和業(yè)務部門需求的審計信息化系統(tǒng)架構、流程和具體控制點。

首先，在企業(yè)信息系統(tǒng)應用前期，審計部門就應當及時提出審計信息化的訴求。通過梳理企業(yè)審計的操作步驟和控制要點，與支撐業(yè)務運作、組織管理的信息系統(tǒng)匹配，設計一套附著于業(yè)務信息系統(tǒng)的信息化審計架構。而此時應做好與管理層做好溝通，充分研究審計信息化對企業(yè)管理活動的促進作用，獲得管理層對審計信息化應用的支持，在企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)應用之處就埋下功能點。

其次，獲得充分的信息獲取授權。為了盡量減少與線下人員和部門的溝通矛盾，審計部門應爭取到盡可能大的信息系統(tǒng)權限，能夠自主查詢和業(yè)務部門，具體業(yè)務或個人在信息系統(tǒng)中留下的信息，材料及行為記錄。審計部門借助信息系統(tǒng)中獲取到的樣本信息能夠進行初步檢查，然后通過審計信息化工具下發(fā)至對應被審計對象進行自檢，最后根據被審計對象反饋的自檢結果和證明進行復核。進而將審計工作的溝通中心放在與管理層研究規(guī)劃審計目標，范圍和改進策略上。

此外，為了減少信息系統(tǒng)上的信息缺失，審計部門應主動推進更加全面的企業(yè)信息化應用，盡可能將更多的線下活動實現(xiàn)電子化和網絡化，并且打通各部門，和業(yè)務單元的信息共享渠道。同時審計部門的工作理念應從監(jiān)管控制，轉變?yōu)閰f(xié)調管理和風險排除，從效率和損失角度向各部門及個人宣傳。