現代企業檔案管理模式與創新思維探析

摘 要：處于信息化時代，各個行業都面臨著嚴峻的競爭，企業要想在這種環境中獲得生存和發展，就必須打破傳統思想的束縛，改變傳統的檔案管理模式，積極創新，開發檔案信息價值，提高檔案資料利用效率，為企業生存發展創造有利的條件，從而提高企業核心競爭力，推動企業快速發展。本文具體分析了現代企業當前檔案管理模式和現代企業檔案管理工作創新的重要性以及具體創新措施。

關鍵詞：現代企業；檔案管理模式；創新思維

1 現代企業當前檔案管理模式概述

現代企業檔案管理模式主要分為三種：分散管理模式、統一管理模式以及信息―體化管理模式。首先，企業檔案分散管理模式。企業內部各個部門各自管理自己形成的檔案，具有分工明確的優點，但是因為檔案管理分布在企業不同部門，致使對企業檔案管理缺少整體性規劃，使用檔案流程比較發雜，缺少統一標準，導致企業運行效率較低。比如企業財務檔案主要由會計部門管理，業務檔案主要由業務部門管理等。其次，企業檔案統一管理模式。檔案統一管理是企業內部檔案部門對企業全部檔案進行集中管理。統一管理能夠使企業檔案的安全性得到保證，有利益強化企業的基礎工作，維護企業權利，還能夠實現信息資源共享，提高檔案資料的使用效率，充分發揮檔案價值。最后，信息化管理模式。企業檔案信息化管理模式把傳統檔案管理方式和信息技術相互結合，形成了網絡一體化的管理模式，從而實現對企業內部各方面資源信息的綜合掌握，使得檔案資料的劃分能夠根據各個部門的特點進行，提高了企業內部各部門資料管理的科學性和合理性，同時也可以滿足企業內部信息資源的整體規劃需求，這種管理模式是企業檔案管理發展的主要方向

2 現代企業檔案管理工作創新的重要性

2.1 檔案信息資源是企業重要的無形資產

企業檔案主要記錄了企業在各項生產和經營活動中形成的對國家、社會、人類以及企業自身具有較高保存價值的各種文字、聲像以及圖表等。檔案信息記錄著企業發展的每一個腳步，它能夠為企業重大決策以及未來發展戰略提供重要的參考，它是企業整個成長和發展過程的真實反應，屬于企業重要的資產。企業處于不斷發展當中，管理者的相關決策和重要規劃都必須借助于檔案中的信息來分析，從而使企業的決策更加科學合理，因此，檔案管理工作必須創新才能把檔案的價值全面開發出來，從而促進企業快速發展。

2.2 創新檔案管理工作是企業創新發展的重要內容

檔案管理屬于企業管理的重要內容，必須適合現代企業以及新時期發展的需求，才能推動企業發展。隨著社會的快速發展，現代企業也正在進行著改革創新，這是企業生產和發展的必經之路，而檔案管理的目的是為了服務企業，不能再安于現狀，應該積極創新，改變傳統的思維模式和工作方法，構建一個能夠和企業的生存發展相符合的管理模式，才能使企業實現全新的發展。因此，企業需要對檔案管理工作進行深入研究，不斷創新，才能發揮檔案信息的價值，使其為企業發展提供更加優質的服務，從而增強企業核心競爭力，促使企業實現高效發展模式。

3 現代企業檔案管理創新具體措施

3.1 樹立檔案管理創新意識

創新是一個企業進步的巨大動力，創新意識則是決定一個企業創新能力最直接的精神力量。創新意識能夠促使企業檔案工作人員素質結構發生變化，提高他們的力量。企業檔案工作人員只有意識到檔案管理工作創新的重要性，才能積極規范和調整檔案管理工作方向，明確檔案管理目標，這是創新企業檔案管理工作的重要基礎。處于信息化時代，檔案工作要想適應時代特征就必須具備創新意識和思維，因此，必須企業檔案工作人員的創新意識，才能使其在工作當中積極向上，敢于創新，勇于實踐，力爭把檔案管理工作做到最好。

3.2 創新檔案管理體系

構建科學合理的檔案管理機制，完善企業檔案管理的各項規章制度，這是檔案管理創新的重點所在。首先，處于新時期，檔案管理模式的創新以及管理水平的提升，都需要建立和其相適應的檔案管理機制，明確崗位職責，把企業各個部門、不同類型載體的檔案集中管理，把檔案管理和企業工作結合起來進行考核，才能使檔案管理和企業一起發展。其次，建立和企業實際情況相適應的人才培養體系。信息技術給檔案管理工作提供了強有力的技術支撐，方便了檔案管理，但是企業現代化檔案管理當中，也不能忽視人才的培養。企業應該定期組合檔案管理工作人員進行培訓，才能使檔案管理工作人員的專業知識、技能以及業務能力得到提升。最后，企業還應該制定科學合理的獎懲制度，鼓勵檔案管理人員不斷學習，開闊眼界，豐富自己的知識體系，增強自己的綜合素養，激發他們的工作熱情和創新動機，才能使他們滿足新時期企業檔案管理的新需求，從而真正提高檔案管理工作效率。

3.3 創新檔案管理手段

處于網絡化時代，企業檔案管理技術也應該積極創新，才能滿足信息化時代的要求。其一，建立一個完整的檔案網站服務體系，才能使復雜的檔案管理工作更加簡便化。其二，建立一個檔案電子文檔中心。由于企業檔案資料數量大，種類多，內容豐富，只有建立一個電子文檔中心，才能快速儲存和加密檔案信息，降低成本，提高工作效率。其三，建立檔案信息資源共享平臺。企業檔案信息管理是一項龐大且復雜的工程，管理難度較大。例如企業員工檔案，不但是企業管理，還包括居住地、人才市場等，所以檔案必須共享才能精簡環節、精簡時間，企業需要積極創新，加快檔案信息資源共享平臺建設的步伐。其四，健全網絡服務功能。企業應該建立一個檔案數據網站，使檔案管理工作者可以快速、高效的進行檔案數據搜集。

綜上所述，檔案管理工作是企業各項工作開展的基礎保證，能夠有效的推動企業各項工作的順利進行，企業要想實現健康、快速的發展模式就必須意識到檔案管理創新的重要性，需要結合企業實際情況采取行之有效的措施建立新型企業檔案管理模式，使企業檔案管理更加科學化、規范化、現代化。只有這樣才能使檔案成為企業最有價值的資源，從而促進企業高效發展。

參考文獻

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作者簡介

孫田，本科，助理館員，檔案管理，研究方向：檔案信息化。