“互聯網＋檔案”新業態的服務方式創新

韓曼

【摘 要】博物館作為人類文化文明的收藏和傳播部門，對于人文各學科的研究具有重要作用。文章討論博物館在“互聯網+”時代的數字資產管理，從博物館業務需求和環境脈絡的角度出發，對博物館檔案的資訊流動及數字資產的多樣性等進行詳細論述。

【關鍵詞】“互聯網+”;檔案;博物館;管理

【中圖分類號】G273.5 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2019）12-0216-02

博物館的數字化進程已經在“互聯網+”時代有了快速進展，尤其是隨著影像科技的進步、網絡傳輸效能的提高、大數據技術的快速應用，博物館得以為文物建立數字影像，通過網站、微信公眾號、微博等多種方式，為民眾提供立體化的線上體驗，并擬建虛擬博物館。在此趨勢下，對“互聯網+檔案”新業態服務進行研究，已經成為檔案人一項重要的職責目標。

在傳統意義上，博物館對于實體文物的維護非常重視，目前已經以各種制度和高新科技手段來確保珍貴且唯一的文物免于毀壞，最大限度地積存并使之傳于后世。但是根據調研可知，當前一般博物館工作人員較少意識到各種數字化資料的建設和儲存工作尚存在較多不足，各種數字資料也相當脆弱，它們和實體文物一樣，不僅可以應用在博物館的研究、管理、展覽及教育等活動，更可以授權增加博物館的創收以更好地豐富藏品及做好維護工作。長期以來，我國的博物館界對于數字資產的管理缺乏足夠討論，尚未意識到數字資產的管理已然是博物館管理的重要工作模塊，并非只是單純的IT業務，其中更涉及使用與政策問題。當前“互聯網+”及大數據在各個行業應用，本文以博物館的業務特性和環境脈絡為研究主軸，結合目前國內博物館數字資產管理考察的結果與經驗，梳理重要文獻并針對博物館業務特性和需求進行研討。

1 博物館檔案的資訊環境和資訊流動

博物館的資訊環境有異于一般商業公司和政府部門，影響博物館館藏品檔案資訊傳播環境的原因很多，除了科技和所擁有的資源等外在因素，博物館的功能性和分工方式、人員工作崗位安排、觀眾需求及商業運作模式等，都共同形成了博物館資訊環境和資訊流動狀態。考察得知，當前在博物館檔案資訊應用中，藏品仍然是博物館最重要的資訊，但是當前觀眾需求多元化，尤其已經適應了智能手機出行完成吃喝玩樂的年輕觀眾，他們更需要博物館其他類型的資訊，并能以數字化、網絡化提供服務，從而維持一個現代化博物館的運作。例如，紐約現代藝術博物館已經向公眾開放了一個數字檔案庫，公眾可以登錄數字檔案網站，免費瀏覽Mo-MA1929年開館至今3 500多個展覽的目錄、超過33 000張展覽現場照片、藝術家名單及其相關介紹等資料，這一創舉不但加深了公眾對現當代藝術的深入了解，同時也讓相關領域的研究者獲得珍貴的數字檔案資料，促進藝術文化的交流與發展。

2 “互聯網+檔案”環境下的博物館功能與數字資產類型

博物館的藏品檔案資訊可被視為核心資訊，但隨著共享經濟的到來，為了讓藏品能夠最大限度地發揮其價值和功用，隨著藏品檔案資訊被研究、再制和編輯，也會生產出各種不同的附加資訊，在博物館檔案資訊生產和使用的各個階段，使用者的角色也在不同階段有了不同的資訊需求。因此，博物館各部門各階段的檔案管理內容也因分工和活動的不同而產生不同的數字形態，要制定完整詳細的數字檔案保存和維護方案，以確保這些資產可以被有效保存和再利用。博物館數字檔案的需求依部門分工不同，需制作及存儲的數字影像格式也不同。檔案素材離不開原始藏品，很多藏品具有珍貴的文物收藏價值，因此在制作數字檔案時需要盡量減少對文物的盤點和影像素材的收集。

3 “互聯網+檔案”環境下的博物館數字檔案資產管理系統

3.1 博物館數字檔案資產管理系統的應用

近年來，國內外博物館均不遺余力地推動數字化工程，加上資訊科技應用在博物館業務中彈性較大，使得博物館累積的數字資產不僅數量龐大，而且格式眾用，用途更復雜。如果博物館仍以傳統個人檔案管理方式進行數字檔案管理，不能以系統化方式管理，勢必會造成未來工作的麻煩。由于數字檔案資產無法與博物館工作流程和價值鏈相結合，導致影像資產負擔大，甚至會需要不斷重拍和格式轉換，造成資源浪費并占用大量儲存空間。隨著數字檔案數據倍增，博物館員也要花費更多時間和精力尋找數字檔案，甚至出現簡單的文檔搜索已經無法找到所需材料的情況。最重要的一點是會增加數字檔案遺失的風險及傳遞電子檔案所耗的人力成本。

根據對美國、日本和中國臺灣的博物館數字資產管理發展的研究，目前這些國家和地區均以系統化方式引入檔案資產管理系統（DAMS），這是在面對數字檔案資產管理工作日益龐雜的壓力之下，開始仿效企業推動創建屬于博物館的數字檔案管理系統。目前，大都會美術館、舊金山現代美術館、紐約現代美術館等都已經使用這些系統。在具體的工作中可以節省14%的查詢檔案時間、36%的檔案格式轉換時間、13%的確認不同版本格式的時間、28%的挑選和組織檔案時間，此外尚可擁有和博物館藏品管理系統互連，有效整理管理儲存的目錄及相關維護、挪移藏品等相關背景文件，擴大數字檔案資產的用途、增加數字檔案被再利用的機會、使員工和研究人員取用資料更為方便、節省時間和降低管理成本等優點。在研究過程可知，如果沒有數字管理系統，在展覽工作過程中，策劃展覽的藏品部門研究人員會先挑出一批文物影像檔案，要求相關部門提供所有影像檔案供研究所用，但此時設計和公眾號經營等工作人員并不能及時得知信息，需要等通知才能開展相應工作，而展場設計、網頁設計、公眾號發布等工作則更為滯后。在DAMS協作平臺工作中，所有工作人員可以實現信息同步，快速高效地完成工作。

3.2 博物館數字檔案資產管理系統應用的要求

博物館數字檔案資產系統中，藏品的影像資料、文物背景資料、研究資料、詮釋資料等大多儲存于管理系統，在使用管理中要注意以下3個方面。首先，數字檔案的資產管理系統如果要保障文物背景資料能與數字檔案本身有效連接，就需要使用后臺資料庫，將藏品的影像及信息進行篩選，把一些涉及保密并不適合公開的部分進行特別標注，以免在系統文物語義資料的傳遞中泄密。其次，系統創建時要考慮各部門的使用需求，在處理素材時跨部門協同作業、專案管理、流程管理的需求要有即時性和穩定性。例如，大都會美術館的數字檔案資產管理系統的組織建構，就整合了攝影室、影像管理和授權部門、典藏部門、IT部門4個部門的需求，工程浩大，耗時較久，并進行分階段推動。再次，因為管理系統的目的是為了解決博物館數字檔案在管理、儲存、查詢和使用上的種種不便，所以在創建時要解決不同部門需求和團隊合作的工作負擔，此項檔案管理工作不是技術性而是策略性，要有完整的政策和管理機制配合，并不僅是科技改革。

3.3 博物館數字檔案資產管理系統的安全管理

在博物館數字檔案資產管理系統中，最關鍵的因素是系統的權利和安全。在具體的工作中，數字檔案資產的各種安全措施和權利狀態與相關法律息息相關，當使用者使用數字檔案的不同權限設置時，需要對文物和數字檔案資產的法律問題進行深入了解。藏品毫無保留的資訊公開，會為不法分子的仿制等行徑提供便利。同時，還需要注意藏品原創者是否已身故50年或者仍受到著作權保護、是否授權博物館允許進行數字復制、是否有權利將數字檔案用于文創商品的創意元素，在規劃存取安全和實物安全的政策時，也要將惡意破壞或不當使用數字檔案等行為納入法律監管體系，這樣方能保障工作人員自身工作權限的使用福利，處理好科技與福利之間的關系。

4 數字化檔案管理服務方式的創新

博物館藏品數字檔案系統的應用，借助了先進的設備和儀器創建數據系統，在收集、保管、研究等方面都具有巨大優勢，有別于以人工調閱、入庫、整理等傳統方式，可以更便捷地查閱藏品文物的照片、尺寸、質地、歷史、來源等信息。

合理利用資源，提高博物館經濟效益。硬盤和云數據等媒介不僅儲存空間小，而且查閱調取資料迅速，避免因為重復復印而造成浪費。此外，對于環境的要求改變，由原來實物檔案的保存有光照、溫度、濕度的要求，而轉為云端等對信息安全技術的需求，達到無損安全的效果。在創新服務方面，做好藏品文物檔案的保密資料歸屬，對資料的借閱者進行個人信息甄別，根據個人誠信及工作范圍設置不同權限，既保證科研人員使用便捷，又做好檔案資料的保密性。同時，積極研發掌上博物館App的功能，通過簽到、競猜等內容提高用戶的參與度，更好地宣傳傳統文化，提高民眾的藝術欣賞和鑒別素質。

規范化的博物館數字檔案系統的創建與使用，是適應“互聯網+”和大數據時代需求的轉變，服務的創新和改變也將推動數字檔案發揮更大的經濟效益和社會價值。

參 考 文 獻

[1]趙彥昌.大數據時代檔案工作實踐與創新研究[M].沈陽：遼寧大學出版社，2016.

[2]劉芳.大數據時代高校圖書館信息服務創新研究[M].北京：光明日報出版社，2016.

[3]佚名.紐約現代藝術博物館開放數字檔案庫[J].陜西檔案，2017（1）：9.