財務機器人在財務共享中的應用探索

李飛

摘 要：隨著人工智能的快速發(fā)展，財務機器人在財務工作中得到了推廣應用，對優(yōu)化改進財務共享服務模式、提高財務管理的智能化水平起著至關(guān)重要的作用。本文分析了財務共享中存在的問題，提出了財務機器人在財務共享中的應用策略，期望對提升財務共享中心管理效率有所幫助。

關(guān)鍵詞：財務機器人;財務共享中心;固定資產(chǎn)管理;應收管理;稅務管理

一、引言

隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，大中型企業(yè)紛紛建立起財務共享服務模式，以提高對企業(yè)內(nèi)部各成員公司的財務集中管控能力。但是，傳統(tǒng)財務共享服務模式的業(yè)務流程繁瑣，需要投入大量的人力、物力資源，造成財務共享中心運行成本偏高。而財務機器人作為智能化技術(shù)在財務領(lǐng)域中的重要研發(fā)成果，將其應用到財務共享服務模式中，可彌補財務共享中心在固定資產(chǎn)管理、應收管理、費用報銷管理以及稅務管理中的不足，全面提升企業(yè)財務管理的智能化水平。

二、財務共享中存在的問題

（1）固定資產(chǎn)管理問題

企業(yè)財務共享中心的固定資產(chǎn)管理效率偏低，具體表現(xiàn)在以下方面：固定資產(chǎn)變動信息仍采用人工錄入的方式，無法利用系統(tǒng)自動生成資產(chǎn)信息。在人工錄入信息的過程中，需要進行大量文件信息處理、信息傳遞、信息提取等工作，易出現(xiàn)錄入信息數(shù)據(jù)錯誤;財務共享中心對企業(yè)各分子公司的固定資產(chǎn)損耗、折舊、減值、維修等信息掌握不及時、不完整，直接影響到企業(yè)對固定資產(chǎn)的采購、調(diào)撥和處置決策的正確性;財務共享中心資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的賬面信息與資產(chǎn)實物不符，加之企業(yè)擁有固定資產(chǎn)信息的各個系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)口徑，進而增加了固定資產(chǎn)核查難度，不利于資產(chǎn)流失風險控制。

（2）應收管理問題

企業(yè)財務共享中心對應收管理的重視程度不高，致使應收管理存在很多問題，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：仍然沿用著傳統(tǒng)的事后評價方法，并未建立完善的客戶事前信用評估機制。因事前審查環(huán)節(jié)的缺失，加之對應收賬款收回風險的控制管理不到位，致使呆賬和壞賬增多;無法跨系統(tǒng)對相關(guān)數(shù)據(jù)進行自動采集，從而使得數(shù)據(jù)的交接需要以人工操作的方式來完成，這樣不但效率不高，而且還容易出現(xiàn)錯誤和遺漏;未對影像管理技術(shù)進行應用，導致信息采集工作需要通過人為手動的方式輸入，影響了應收賬款的管理效率。

（3）費用報銷管理問題

在企業(yè)經(jīng)營業(yè)務日益復雜化的背景下，增加了財務共享中心對各分子公司費用管控的難度，易出現(xiàn)費用管控不到位的情況，具體表現(xiàn)為：在財務共享中心處理費用報銷業(yè)務時存在著大量的紙質(zhì)單據(jù)，這些單據(jù)需要人工審核、簽字，降低了報銷效率;在票據(jù)審批環(huán)節(jié)，財務共享中心現(xiàn)有設(shè)備系統(tǒng)不能對票據(jù)信息進行自動化掃描和提取，仍然需要人工審核發(fā)票的真實性和合法性;財務共享中心的報銷與審核崗位相分離，在審核完需要報銷的業(yè)務之后，報銷人員難以衡量資金支付的先后順序，造成重要的業(yè)務支出未能得到及時報銷。

（4）稅務管理問題

在“營改增”背景下，企業(yè)財務共享中心對各分子公司的稅務管理難度不斷增加，易增大涉稅風險，具體體現(xiàn)在以下方面：財務共享中心對企業(yè)分散于全國各地的分子公司難以實現(xiàn)統(tǒng)一的增值稅專業(yè)發(fā)票管理，只能采用人工認證方式，錄入發(fā)票信息，降低了發(fā)票管理效率;財務共享中心的稅款計提工作由各個分子公司的財務部門分別核算計提，在各稅核算時一般采用手工核算方式，存在著核算出錯風險;企業(yè)財務共享中心需要負責合并多個納稅主體的財務報表，收集不同來源的納稅申報數(shù)據(jù)，增加了共享中心的工作量，降低了納稅申報工作效率。

三、財務機器人在財務共享中的應用建議

（1）優(yōu)化改進固定資產(chǎn)管理

財務機器人融合了大數(shù)據(jù)技術(shù)、OCR識別技術(shù)等先進的科學技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對信息動態(tài)的審核、管控、預警和自動化錄入，解決財務共享中心固定資產(chǎn)管理效率偏低的問題。具體應用措施如下：其一，自動傳輸資產(chǎn)信息。財務共享中心配置財務機器人工具，在各個系統(tǒng)連接影像掃描端口，通過財務機器人可自動獲取資產(chǎn)實物照片、采購合同、付款單、驗收單等掃描文件，并利用OCR識別技術(shù)對文件中的信息進行自動化識別，提取需要記錄的信息，實現(xiàn)對固定資產(chǎn)信息的實時動態(tài)更新。其二，自動審核資產(chǎn)信息。財務機器人與企業(yè)各分子公司盤點所使用的外部移動設(shè)備對接，及時獲取資產(chǎn)實物信息，并將實物信息與盤點報告數(shù)據(jù)進行對比分析，以確保各分子公司上報固定資產(chǎn)報告信息的真實性。其三，提供資產(chǎn)決策依據(jù)。企業(yè)利用財務機器人獲取各個系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)信息，借助智能算法、大數(shù)據(jù)技術(shù)分析處理數(shù)據(jù)，自動生成固定資產(chǎn)減值、折舊等方面的信息，為企業(yè)固定資產(chǎn)采購、調(diào)撥、報廢提供決策依據(jù)。

（2）優(yōu)化改進應收管理

財務機器人是一種基于計算機編碼和關(guān)聯(lián)規(guī)則的應用軟件，其能夠?qū)θ蝿者M行重復執(zhí)行，由此可實現(xiàn)操作過程自動化。企業(yè)財務共享中心，可以利用財務機器人解決應收管理問題，具體的應用措施如下：一是財務共享中心應加快構(gòu)建客戶信用體系，并依托財務機器人對應收賬款風險進行實時監(jiān)管。財務機器人能夠?qū)蛻舻漠惓Ｐ畔⑦M行識別，如負債比率過高、虛假業(yè)績數(shù)據(jù)等等，并發(fā)出預警提示，自動篩選出不合格的客戶。同時財務機器人可自動對客戶的償債能力進行分析，合理設(shè)置客戶的付款期，自動進行催收，從而實現(xiàn)收款時效最優(yōu)化，企業(yè)的應收管理水平隨之提高，壞賬發(fā)生率顯著降低。二是財務機器人可跨系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行自動采集，由此可實現(xiàn)自動開票，最終形成發(fā)票憑證。三是引入影像管理技術(shù)，對原始憑證、發(fā)票等進行掃描及條碼識別，掃描通過后，財務機器人便可按照內(nèi)置的邏輯程序，對付款客戶的相關(guān)信息進行自動匹配，最后發(fā)送給復核崗位生成憑證，自動進行核銷。

（3）優(yōu)化改進費用報銷管理

財務機器人可利用電子發(fā)票報銷系統(tǒng)、OCR掃描識別技術(shù)和票據(jù)信用評級系統(tǒng)，對各類報銷票據(jù)進行智能化審核，減少人工工作量。為此，企業(yè)財務共享中心要應用財務機器人優(yōu)化費用報銷流程，具體實踐策略如下：其一，運用電子發(fā)票。財務共享中心可應用財務機器人對紙質(zhì)發(fā)票進行電子化處理，再通過機器人提取電子發(fā)票上的信息，自動生成記賬憑證。其二，自動化費用申報。在財務機器人工具的支持下，企業(yè)員工可登錄財務系統(tǒng)中的報銷模塊，申報相關(guān)費用數(shù)據(jù)，并錄入語音信息，由財務共享中心人員收到數(shù)據(jù)和信息后進行在線審核。在審核過程中，財務機器人可根據(jù)申報人員的信用評級進行自動排序，優(yōu)先處理等級高的用戶。如果在報銷審核中遇到信用等級差的用戶，系統(tǒng)會自動給予提示，并暫時停止辦理程序。三是自動化資金結(jié)算。財務共享中心利用財務機器人對提單人的信用等級進行審核，按照信用等級確定是否采用簡化報銷流程的措施。

（4）優(yōu)化改進稅務管理

財務機器人可與ERP系統(tǒng)及其任何IT系統(tǒng)進行對接，自動獲取有關(guān)稅務方面的數(shù)據(jù)信息，將其轉(zhuǎn)換成稅務基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，自動生成納稅申報表，進而高效率、高質(zhì)量地完成稅務管理工作。所以，企業(yè)可在財務共享中心要應用財務機器人，優(yōu)化改進稅務管理流程，具體應用措施如下：一是批量認證發(fā)票。將財務機器人與企業(yè)各分子公司的管理系統(tǒng)連接，多角度對比分析增值稅發(fā)票，批量查驗發(fā)票，提高發(fā)票認證效率。財務機器人根據(jù)發(fā)票信息自動記賬、編制分錄，保證報表數(shù)據(jù)的準確性。二是自動計提稅款。在財務共享中心的稅款計提環(huán)節(jié)嵌入財務機器人工具，自動收集稅務數(shù)據(jù)信息，完成對企業(yè)增值稅、附加稅、土地稅、企業(yè)所得稅以及個人所得稅等各個稅種稅款的計提。三是自動申報納稅。財務共享中心利用財務機器人工具登錄財務系統(tǒng)、國稅系統(tǒng)批量導出財務數(shù)據(jù)，結(jié)合企業(yè)各分子公司生成的納稅申報底稿，自動處理會計與稅務之間的差異，調(diào)整納稅事項，自動進行納稅申報。

四、結(jié)論

總而言之，在財務機器人智能化功能不斷強大的發(fā)展趨勢下，企業(yè)財務共享中心的財務管理水平也會隨之不斷提升。財務共享中心要充分利用財務機器人工具優(yōu)化固定資產(chǎn)、費用報銷、應收管理以及稅務管理的流程，實現(xiàn)對財務管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的智能化運作，減少人工處理差錯，進而實現(xiàn)財務機器人與財務共享服務模式相融合，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

參考文獻

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