高校會計檔案信息化管理新探

張晶

（齊魯師范學院后勤管理處，山東濟南 250013）

1 高校會計檔案信息化管理的必要性

1.1 有利于促進高校內部管理改革

傳統的會計信息的處理方式是相對比較落后的，由于科學技術不發達，在進行信息的傳播和發展的過程之中信息的流動速度較慢。而進行會計檔案信息化管理則可以使得整個的會計信息流程更加順暢，使工作效率得到較大的提高，同時也可以完善機構的內部結構，建立起完整的制度，從一定程度上保證高校內會計檔案信息化的發展和進步，同時也為高校今后的內部管理改革改革打下了基礎做好了準備。

1.2 有利于提高高校內部管理水平

一是會計檔案信息化使得整個學校內部的信息網絡成為一體，各個部門之間實現了資源共享，信息傳遞的速度也在不斷提升； 二是高速傳遞的信息平臺也為校內信息的流轉提供了強有力的技術保障； 三是檔案信息化的建立也為高校的發展提供了更加準確的數據，學校決策部門可以根據全面具體的數據來進行分析和研究，從而得出適合與本校發展的路徑，對今后高校的管理具有重要的促進作用； 四是也增強了學校檔案管理的水平，通過信息化檔案進行提取和審核，可以從學校的實際出發，制定出更加適合于學校發展的決策和制度，從而保證學校的長遠發展和不斷進步。

1.3 有利于提升校內財務的準確性

檔案的信息化在使用的過程中依靠電子技術來進行信息的傳播，而科技具有強大的精確性和準確性，相比較以往的會計人工檔案管理，科技的使用提升了工作效率，同時也更加保證了工作的高效率。而對于相關的工作人員來講，利用信息技術來完成工作也在一定程度上減輕了工作的負擔，確保數據的準確可靠性，且可以用時較短時間促進檔案管理的實效性，提升檔案管理的質量。

1.4 有利于提升員工的素質

會計檔案管理需要極強的專業知識，需要具有會計的基本技能，而在信息化管理的過程之中會計檔案工作者就需要根據自身的工作來進行技能的學習和掌握。由于信息化管理不同于傳統理念上的會計工作，需要技術方面的支撐，掌握計算機和相關設備軟件的使用，所以對于會計檔案工作者來講是一項新的挑戰，需要不斷根據工作的需求來完善自身的知識和技術能力，需要不斷學習和進步。這樣既提升了員工的整體素質，同時也增強了員工的辦事效率。

2 高校會計檔案管理存在的問題

2.1 缺乏相對應的制度保障

維系高校的日常運轉，制度是基本的保障。對于會計檔案管理來講，則需要更加全面和明確的制度來掌制。由于會計信息化速度加快，產生的文件、數據具有極強的不穩定性，這就需要更加全面的管理來保障資料的保存，而電子數據容易丟失和損壞，所以在工作的過程之中需要處處按照規定和制度來進行。但是在部分高校內由于會計檔案信息化管理開展得還不是很全面，所以沒有及時出臺相關的制度來對工作方式和行為進行約束和管制，在工作中也僅僅是出于自身的認識和原有的專業技能，這樣一來，就無法保證信息化會計檔案的準確性，甚至還會造成檔案的混亂乃至丟失，以至影響高校今后的檔案完整。這是由于沒有制度來規范相關人員的工作所帶來的不良影響，同時也給不良現象的發生提供了空間和載體，對于檔案信息化管理具有消極作用。

2.2 技術設備還不夠完善健全

在信息化管理模式下，需要更加先進的設備來保障管理的運行，而在這個過程之中，需要不斷突破自身的局限性，提高技術水平，實現更高效的辦公和管理。目前，有些高校內部尚未建立起網絡安全保障防護平臺，在日常的辦公中很容易遭到數據的外泄，網絡環境的不安全，同時也造成檔案信息化不健全，這會在進行后期的管理中出現問題，影響信息化管理的進程。在一些高校內部的信息化管理過程之中由于技術不完善，管理的水平還停留在最初的階段，就會造成信息傳遞過程緩慢，同時也增加了工作的難度，在更新技術設備的同時，還需要更加全面的技術來指導檔案的信息化管理。

2.3 管理人員信息技術水平較低

對于信息化管理者來講，需要不斷進行技術方面的學習，專業知識+信息技術是決定管理人員工作效率和質量的重要條件，只有掌握信息技術才可以在信息化管理的過程中各司其職。部分高校會計人員沒有充分認識到會計檔案信息化管理的重要性，對于日常工作抱有懈怠的心態，在工作中沒有充分發揮自身的能動性，導致工作效率降低，同時也影響了管理的進程。而部分管理人員由于自身的技術能力有限，在工作中無法調配相關的信息化輔助工具，導致相關數據的丟失和遺漏，會造成檔案信息化的數據不精準，無法提供更加準確的信息，造成信息失真或者檔案的外泄，這些都會給高校內部管理帶來消極的影響。在某高校的會計信息化管理過程中，對于學生信息的管理需要通過數據和報表的形式來進行統計和匯總，由于相關人員的專業技術素養較低，在數據輸入的過程之中造成了數據的紊亂，不僅影響了學生今后在校內的學習，同時在后期的修改和排查中也增加了難度，導致學生資料的不符，給學生的學習生活以及學校的正常管理帶來困難。

2.4 基礎管理工作力度不夠

高校的檔案管理，需要相對比較安全而優良的環境，這不僅可以保證檔案信息的安全，同時也為檔案的留存提供了良好的空間。但是，部分高校會計檔案管理部門，檔案的放置沒有專門、固定的場所，而只是簡單存放在書柜中，這會導致檔案出現潮濕、損壞、遺失的可能，也增加了檔案的不穩定性，對于今后檔案的留存具有消極影響。有的高校由于沒有相關的規定和要求，對于檔案的裝訂和保存也沒有固定的模式，處于隨意的狀態，在后期的查詢和尋找中增加了工作的難度，再加上沒有對會計檔案經過編碼和標記，造成檔案秩序的混亂，影響了檔案的查詢使用。而相關的工作人員由于沒有受到過統一的專業培訓，所以在進行整理的過程之中個人之間裝訂方式不夠統一，這就造成了檔案管理方式的混亂，影響檔案的統一性，對后期的管理造成不良影響。

2.5 缺乏應有的監督機制

會計檔案信息化，需要進行統一的管理，需要根據制度來嚴格要求和規定檔案管理者的行為，并且需要有效的監督。而有的高校內部對于檔案管理缺乏相對應的監督機制，就導致在日常的工作中出現檔案的保存、查閱、尋找沒有固定的流程和順序，檔案管理處于混亂的狀態；還有的高校由于缺乏檔案監督機制，所以在后期的管理過程之中只是單單依靠檔案管理者自身的能動性，沒有明確的規定和固定的模板來規范管理工作，很容易出現檔案內數據和信息的失誤以及遺漏；甚至在部分學校的檔案管理中需要按照國家規定來銷毀，但是由于沒有監管機制的安排無法實現定期銷毀，這就占據了其他檔案的保管空間，給檔案管理帶來了多重的困擾，同時也影響了檔案的查閱和保存，不利于高校檔案管理工作的順利開展和實施。

3 加強高校會計檔案信息化管理的方法創新

3.1 建立健全財會檔案信息化管理制度創新

制度是保證一切工作順利實施的前提，也正是由于制度的確立才可以更加健全管理人員對于工作的認知，提升管理工作水平，指導會計工作人員進步和完善自身的行為。這就要求高校內部要建立起會計人員信息化工作守則，以明確的制度條例來約束工作者的行為，將其在工作中遇到的問題以及相對應的解決措施進行匯總和分析，以明確的規定來正確地指導會計人員工作。另外，還要對檔案的信息化管理方式提出更加全面和具體的要求，對信息化會計檔案前期的收集準備、 財會工作中的如實準確記載以及定期立卷歸檔等都要作出具體的規定； 會計人員在進行檔案的整理過程中也要按照制度要求不斷地進行完善。這是為了更好地將檔案管理工作持續高效地進行下去所采取的必要措施，而制度的出臺也在一定程度上促進了信息化管理工作的有效執行，這也是從根本上對會計檔案信息化管理工作進行規范的舉措，制度的建立和實施對于整個會計檔案信息化管理工作具有強大的促進作用。

3.2 完善會計工作信息化技術設備的更新升級

會計檔案信息化管理，需要依靠更加先進的技術和更加完善的信息化流程，技術的提升和進步是推動管理朝著更好方向發展的動力。隨著時代的不斷進步，科學技術水平不斷上升，技術的使用可以幫助各個領域內工作效率的提升，對于會計檔案信息化管理來講，由于在工作中需要依靠信息的傳播和流轉來開展日常的工作，所以在進行檔案信息化管理的過程中需要不斷提升技術設備的科技水平。通過引進更加專業的設備來實現信息化管理，會計專業技術人員在檔案的管理過程中建立數據庫，完善網絡信息化平臺，在今后數據的統計過程之中形成一套完善的體系，這樣就可以在一定程度上完善網絡信息化傳播的方式，形成更加適合于高校本身的會計檔案信息化管理方式。高校通過建立校內信息資源網絡平臺，將校內的數據資料進行充分的統計和融合，形成完整的數據庫，在數據庫中將會計信息完整記錄和保存下來，這樣就自然提高了會計檔案信息化管理的效率，對于數據的使用也就更加輕松和便捷了。

3.3 提升會計檔案人員的信息化素養

會計和檔案人員的技術水平與專業技能也是影響管理水平的主要因素，在新的時代環境下，人才的質量也從一定程度上標志著相關行業的水平和發展情況。對于檔案信息化管理來講，從業人員需要具備著較高的專業素質，由于工作性質的要求，對信息技術的掌握需要極強的專業水準來輔助工作的進展。不少高校在檔案信息化管理過程中組織專業人員定期培訓，組織相關人員到專業培訓機構進行學習，使專業人員在學習中更新專業知識，增長自身的技能，工作中將培訓學習到的知識和技能進行交流，并針對自身的工作崗位進行反思，尋找出適合于自身進步和發展的技術，專業素養不斷進步。

3.4 加強基礎管理工作的投入

對于會計檔案信息化管理來講，需要更加強化管理模式和管理環境，通過管理環境的不斷提升和改善，從而保證檔案處于安全穩定的環境之中。也正是由于信息化檔案的保存得到了優化和改善，使得在今后的管理過程之中可以保證了檔案的完整性，也在一定程度上促進了管理工作的后期開展，這對于加強檔案的管理是具有重要作用的。當前，部分高校對于檔案的保存引進了更高的配置，如在傳統的檔案柜保存下，檔案很容易受到外部條件的影響，會出現返潮、丟失、破壞等問題，而針對這一問題學校內部檔案保存柜進行了改造，購買了新型的設備，保證了檔案保存的內部環境，同時對于相關檔案的整理和裝訂的過程之中也以更加明確的方式來進行規定，員工需要對檔案管理方式進行學習，并在今后的工作中以更加明確和統一的形式來進行檔案的裝訂和管理，這也是為了提升會計檔案管理的工作效率，提升管理水平的一項基礎性措施。

3.5 建立健全相關的監督機制創新

對于檔案的信息化管理來講，需要利用網絡平臺和科技手段來實現和數據的記錄信息的傳遞，在進行管理的過程之中需要建立起相關的監督機制，強化網絡安全建設。由于網絡具有虛擬性和不可控性，再加上檔案信息屬于學校內部的資料信息，需要建立起安全保障監督體系，通過對于不良病毒、木馬的及時檢查和整治提供出更加安全的管理環境。部分學校的檔案管理平臺上設置了訪客記錄，對于進入到平臺上進行查看檔案的人員進行足跡的記錄，以免在不法人員進入網站進行非法操作。同時部分學校內部還設置了數據備份管理，針對學校采集的數據，在進行匯總的過程之中需要根據數據的情況進行備份，這樣一來保證了檔案信息的安全性，在檔案一旦受到破壞之后依舊可以對數據進行使用，同時這樣也增加了檔案的流通性。

4 結語

會計檔案管理信息化是高校在進行會計核算過程中的一種工作方式，通過記錄和展現學校內部經濟業務事項，將具有保存價值的文字、數據、圖表等各種形式的會計資料保存下來，它們是學校內部重要的史料和證據，是對學校業務進行分析、計劃、決策、監督的重要依據和基本信息特征。隨著各個高校內部會計檔案信息化的發展及會計信息化的逐步推進，高校通過運用現代信息技術手段對會計檔案信息資源進行科學收集、整理、保管和利用，使會計檔案信息化更加方便后期的查閱和使用，同時也加快了推進高校教育現代化的發展，會計檔案信息化管理也將成為高校今后發展和進步的必然要求。