事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革

黎麗華

摘 要：檔案管理是我國事業(yè)單位的重要工作之一，而近些年來，隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足事業(yè)單位實(shí)際工作的需要。積極推動事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革，目前已經(jīng)成為我國眾多事業(yè)單位亟待完成的任務(wù)之一。為此，本文概述了做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義，全面分析了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的有效策略，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理；重要意義；創(chuàng)新與改革；現(xiàn)狀；有效策略

在社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，檔案管理對于事業(yè)單位的存在與發(fā)展越來越重要。科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，真正提升事業(yè)單位檔案的有效利用率，既有利于確保事業(yè)單位日常工作的順利開展，也是事業(yè)單位能夠主動與時俱進(jìn)，提高自身服務(wù)品質(zhì)的重要表現(xiàn)之一。

1 做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

第一，有助于事業(yè)單位工作效率的提升。科學(xué)管理好事業(yè)單位的檔案資料，就可以精準(zhǔn)快捷為事業(yè)單位相關(guān)工作的開展提供相應(yīng)的資料參考依據(jù)，相關(guān)工作人員可以依據(jù)這些檔案資料，快捷高效地為人民開展各項(xiàng)相關(guān)服務(wù)。第二，有助于事業(yè)單位決策的完善。在科學(xué)完善的檔案資料管理狀態(tài)下，事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在做出一些重大決策時，可以事先依據(jù)工作人員記錄的檔案資料，全面深入地了解相關(guān)信息。這樣其做出的決策往往更加的科學(xué)合理，更符合事業(yè)單位自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r。第三，有助于促進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。一直以來社會各界是通過事業(yè)單位記錄、保存與公開的相關(guān)檔案資料來認(rèn)識與了解事業(yè)單位的相關(guān)信息的。而科學(xué)完善的檔案管理，則可以加深社會各界對事業(yè)單位的歷史發(fā)展?fàn)顩r與日常運(yùn)營狀態(tài)的認(rèn)識。并在此基礎(chǔ)上，與事業(yè)單位展開相關(guān)合作，這樣就非常有利于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展與整個社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展[1]。

2 現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 事業(yè)單位對檔案管理工作普遍的重視不足

現(xiàn)階段，在我國的事業(yè)單位中，很多員工尤其是一些部門領(lǐng)導(dǎo)還沒有全面深刻認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，他們片面認(rèn)為檔案管理工作僅僅是一項(xiàng)輔助性的幕后工作，可有可無。做好事業(yè)單位檔案管理工作，不會給事業(yè)單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益；而一些原始檔案資料的缺失，也不會直接影響到事業(yè)單位正常工作的開展。所以很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作并不是十分的重視。

2.2 檔案管理方式較為落后

在當(dāng)今科技發(fā)達(dá)、互聯(lián)網(wǎng)普及的現(xiàn)代化社會中，許多行業(yè)都在積極的利用現(xiàn)代科技術(shù)手段、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和互聯(lián)技術(shù)，來提高自身的工作效率，優(yōu)化自身的工作質(zhì)量。但是就事業(yè)單位檔案管理工作而言，許多事業(yè)單位卻并未將計(jì)算機(jī)技術(shù)與其它科學(xué)技術(shù)真正應(yīng)用到實(shí)際工作中。很多單位依然采用著傳統(tǒng)落后的人工管理方式，將檔案進(jìn)行簡單的存儲。這樣不但檔案管理效率不高，而且由存儲人員引發(fā)的檔案管理失誤也較多。還有些事業(yè)單位在檔案管理工作中雖然也成立了專門的檔案管理部門，應(yīng)用了相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是由于在檔案管理方面的資金投入不高，所以其相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件與軟件配置都已老化、落后，這樣勢必降低其檔案管理效率與質(zhì)量[2]。

2.3 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升

目前在我國事業(yè)單位中，許多負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員都不是科班出身的高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人員。許多工作人員只會簡單的歸類與保存檔案資料，但是對于檔案資料的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化管理了解得卻十分有限。這樣就導(dǎo)致了以以下兩方面的問題。一是由于對計(jì)算機(jī)技術(shù)操作不熟練，他們在日常工作中常會出現(xiàn)一些工作失誤，從而引起原始檔案資料遺漏與缺失。二是因?yàn)闆]有受過專業(yè)系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)，他們根本不懂檔案管理資料的有效開發(fā)利用，自然難以充分發(fā)揮出檔案資料的實(shí)際應(yīng)用價值。

3 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的有效策略

檔案管理工作一直是我國眾多事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作之一，它不但能夠?yàn)槭聵I(yè)單位其它工作的開展提供相應(yīng)的參考依據(jù)，也是在必要時維護(hù)職工與事業(yè)單位相關(guān)合法權(quán)益的重要憑證之一，事業(yè)單位必須高度重視本單位的檔案管理工作，并積極采取有效策略，與時俱進(jìn)的創(chuàng)新與改革本單位的檔案管理工作。

3.1 加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，制定健全完善的檔案管理工作制度

眾所周知，在事業(yè)單位中，檔案管理工作對其的存在與發(fā)展具有重要的支持與促進(jìn)作用，為此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)必須進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，并指定相關(guān)人員深入探索與充分借鑒國內(nèi)外優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，盡快制定出一套與本單位實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相符的檔案管理工作制度，并將本單位檔案管理的人員數(shù)量、管理工作要求、管理程序操作等都明確到此工作制度中，形成一套具有強(qiáng)制力與約束力的工作條例，來強(qiáng)制性的支撐與引導(dǎo)本單位檔案管理工作的開展。同時在該檔案管理制度，也應(yīng)該涉及到相關(guān)管理人員的職責(zé)與權(quán)益問題，并將不同工作人員的具體職責(zé)一一明確，通過對工作內(nèi)容的具體化、精細(xì)化劃分，來優(yōu)化與確保最終的檔案管理質(zhì)量。

3.2 組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理人員是事業(yè)單位檔案管理工作的直接實(shí)施者，其自身的專業(yè)素養(yǎng)與綜合素質(zhì)，直接影響著檔案管理的質(zhì)量。而檔案管理工作本身又屬于一種專業(yè)性較高的技術(shù)性工作，所以檔案管理工作更適宜由高素質(zhì)的專業(yè)性人才來開展。基于目前我國許多事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)技能不強(qiáng)，綜合素養(yǎng)不高的事實(shí)，事業(yè)單位要創(chuàng)新與改革本單位的檔案管理工作，就必須盡快組建一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍，以為檔案管理工作的高效順利開展，提供強(qiáng)大的人才支持。一方面，事業(yè)單位要定期加強(qiáng)對在崗檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，其目的是進(jìn)一步豐富這些工作人員檔案管理知識，強(qiáng)化他們的計(jì)算機(jī)操作技能。另一方面，事業(yè)單位要不斷提高本單位檔案管理人員的薪資待遇，以吸引那些剛畢業(yè)的檔案管理專業(yè)的大學(xué)生來就業(yè)。這些專業(yè)的大學(xué)生受到系統(tǒng)的檔案管理知識教育，且普遍對計(jì)算機(jī)的掌握也較為熟練，在實(shí)際工作中的檔案管理念與管理方式也較為新穎，可以為事業(yè)單位的檔案管理工作注入更多新鮮血液[3]。

3.3 加大對檔案管理工作的資金投入，積極開展檔案管理信息化建設(shè)

所謂檔案管理信息化建設(shè)將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)充分應(yīng)用檔案管理工作中，以通過現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)，方便、快捷的實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案住息的調(diào)閱、查詢與共享等。這樣既可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)保存管理檔案的不便與失誤，還提高了檔案信息的有效利用率，進(jìn)一步促進(jìn)了事業(yè)單位其它工作的開展。然而目前我國許多事業(yè)單位由于對檔案管理工作的重視程度不夠，資金投入有限，所以其檔案管理的硬件設(shè)備與軟件設(shè)施都已十分落后，這樣就無形中阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐，降低了事業(yè)單位的檔案利用率。事業(yè)單位要進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新與改革，必須加大對檔案管理工作的資金投入，使檔案管理部門有財(cái)力配置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，購買正規(guī)的檔案管理軟件，以為整個單位的檔案管理工作的高效順利展開提供物質(zhì)支撐。

4 結(jié)語

綜上所述，做好檔案管理工人和，不但有利于事業(yè)單位工作效率的提升與工作質(zhì)量的優(yōu)化，也有助于事業(yè)單位的長久發(fā)展。當(dāng)前我國事業(yè)單位普遍的對檔案管理工作的重視程度不夠，有些地方的檔案管理方式也相對比較落后，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升。這就要求我國相關(guān)事業(yè)單位積極采取有效策略，加快檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，如此才能有效確保事業(yè)單位檔案管理工作能夠與時俱進(jìn)，充分滿足事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需要。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014，（5）：127-128.

[2]高永欣.事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理探討[J].卷宗，2017，（20）：103.

[3]曾煌寧.論事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用[J].區(qū)域治理，2018，（17）：74.