事業單位檔案管理創新與改革

黎麗華

摘 要：檔案管理是我國事業單位的重要工作之一，而近些年來，隨著時代的發展，傳統的檔案管理模式已經難以滿足事業單位實際工作的需要。積極推動事業單位檔案管理的創新與改革，目前已經成為我國眾多事業單位亟待完成的任務之一。為此，本文概述了做好事業單位檔案管理工作的重要意義，全面分析了事業單位檔案管理的現狀，并提出了事業單位檔案管理創新與改革的有效策略，以供相關人員參考。

關鍵詞：事業單位檔案管理；重要意義；創新與改革；現狀；有效策略

在社會經濟高速發展的今天，檔案管理對于事業單位的存在與發展越來越重要。科學的進行檔案管理，真正提升事業單位檔案的有效利用率，既有利于確保事業單位日常工作的順利開展，也是事業單位能夠主動與時俱進，提高自身服務品質的重要表現之一。

1 做好事業單位檔案管理工作的重要意義

第一，有助于事業單位工作效率的提升。科學管理好事業單位的檔案資料，就可以精準快捷為事業單位相關工作的開展提供相應的資料參考依據，相關工作人員可以依據這些檔案資料，快捷高效地為人民開展各項相關服務。第二，有助于事業單位決策的完善。在科學完善的檔案資料管理狀態下，事業單位的相關領導在做出一些重大決策時，可以事先依據工作人員記錄的檔案資料，全面深入地了解相關信息。這樣其做出的決策往往更加的科學合理，更符合事業單位自身的實際發展狀況。第三，有助于促進事業單位的長遠發展。一直以來社會各界是通過事業單位記錄、保存與公開的相關檔案資料來認識與了解事業單位的相關信息的。而科學完善的檔案管理，則可以加深社會各界對事業單位的歷史發展狀況與日常運營狀態的認識。并在此基礎上，與事業單位展開相關合作，這樣就非常有利于事業單位的長遠發展與整個社會經濟的發展[1]。

2 現階段我國事業單位檔案管理的現狀

2.1 事業單位對檔案管理工作普遍的重視不足

現階段，在我國的事業單位中，很多員工尤其是一些部門領導還沒有全面深刻認識到檔案管理工作的重要性，他們片面認為檔案管理工作僅僅是一項輔助性的幕后工作，可有可無。做好事業單位檔案管理工作，不會給事業單位帶來直接的經濟利益；而一些原始檔案資料的缺失，也不會直接影響到事業單位正常工作的開展。所以很多事業單位的領導對于檔案管理工作并不是十分的重視。

2.2 檔案管理方式較為落后

在當今科技發達、互聯網普及的現代化社會中，許多行業都在積極的利用現代科技術手段、計算機信息技術和互聯技術，來提高自身的工作效率，優化自身的工作質量。但是就事業單位檔案管理工作而言，許多事業單位卻并未將計算機技術與其它科學技術真正應用到實際工作中。很多單位依然采用著傳統落后的人工管理方式，將檔案進行簡單的存儲。這樣不但檔案管理效率不高，而且由存儲人員引發的檔案管理失誤也較多。還有些事業單位在檔案管理工作中雖然也成立了專門的檔案管理部門，應用了相關的計算機技術，但是由于在檔案管理方面的資金投入不高，所以其相應的計算機硬件與軟件配置都已老化、落后，這樣勢必降低其檔案管理效率與質量[2]。

2.3 檔案管理人員的專業素質有待提升

目前在我國事業單位中，許多負責檔案管理工作的人員都不是科班出身的高素質檔案管理專業人員。許多工作人員只會簡單的歸類與保存檔案資料，但是對于檔案資料的科學化、現代化、信息化管理了解得卻十分有限。這樣就導致了以以下兩方面的問題。一是由于對計算機技術操作不熟練，他們在日常工作中常會出現一些工作失誤，從而引起原始檔案資料遺漏與缺失。二是因為沒有受過專業系統的檔案管理知識培訓，他們根本不懂檔案管理資料的有效開發利用，自然難以充分發揮出檔案資料的實際應用價值。

3 事業單位檔案管理創新與改革的有效策略

檔案管理工作一直是我國眾多事業單位的基礎性工作之一，它不但能夠為事業單位其它工作的開展提供相應的參考依據，也是在必要時維護職工與事業單位相關合法權益的重要憑證之一，事業單位必須高度重視本單位的檔案管理工作，并積極采取有效策略，與時俱進的創新與改革本單位的檔案管理工作。

3.1 加強對檔案管理工作的重視，制定健全完善的檔案管理工作制度

眾所周知，在事業單位中，檔案管理工作對其的存在與發展具有重要的支持與促進作用，為此事業單位領導必須進一步加強對檔案管理工作的重視，并指定相關人員深入探索與充分借鑒國內外優秀的檔案管理經驗，盡快制定出一套與本單位實際發展狀況相符的檔案管理工作制度，并將本單位檔案管理的人員數量、管理工作要求、管理程序操作等都明確到此工作制度中，形成一套具有強制力與約束力的工作條例，來強制性的支撐與引導本單位檔案管理工作的開展。同時在該檔案管理制度，也應該涉及到相關管理人員的職責與權益問題，并將不同工作人員的具體職責一一明確，通過對工作內容的具體化、精細化劃分，來優化與確保最終的檔案管理質量。

3.2 組建一支高素質的檔案管理隊伍

檔案管理人員是事業單位檔案管理工作的直接實施者，其自身的專業素養與綜合素質，直接影響著檔案管理的質量。而檔案管理工作本身又屬于一種專業性較高的技術性工作，所以檔案管理工作更適宜由高素質的專業性人才來開展。基于目前我國許多事業單位的檔案管理人員專業技能不強，綜合素養不高的事實，事業單位要創新與改革本單位的檔案管理工作，就必須盡快組建一支優秀的檔案管理隊伍，以為檔案管理工作的高效順利開展，提供強大的人才支持。一方面，事業單位要定期加強對在崗檔案管理人員的專業培訓，其目的是進一步豐富這些工作人員檔案管理知識，強化他們的計算機操作技能。另一方面，事業單位要不斷提高本單位檔案管理人員的薪資待遇，以吸引那些剛畢業的檔案管理專業的大學生來就業。這些專業的大學生受到系統的檔案管理知識教育，且普遍對計算機的掌握也較為熟練，在實際工作中的檔案管理念與管理方式也較為新穎，可以為事業單位的檔案管理工作注入更多新鮮血液[3]。

3.3 加大對檔案管理工作的資金投入，積極開展檔案管理信息化建設

所謂檔案管理信息化建設將現代計算機信息技術充分應用檔案管理工作中，以通過現代互聯網，方便、快捷的實現相關檔案住息的調閱、查詢與共享等。這樣既可以彌補傳統的人工紙質保存管理檔案的不便與失誤，還提高了檔案信息的有效利用率，進一步促進了事業單位其它工作的開展。然而目前我國許多事業單位由于對檔案管理工作的重視程度不夠，資金投入有限，所以其檔案管理的硬件設備與軟件設施都已十分落后，這樣就無形中阻礙了事業單位檔案管理信息化建設的步伐，降低了事業單位的檔案利用率。事業單位要進行檔案管理創新與改革，必須加大對檔案管理工作的資金投入，使檔案管理部門有財力配置先進的計算機硬件設備，購買正規的檔案管理軟件，以為整個單位的檔案管理工作的高效順利展開提供物質支撐。

4 結語

綜上所述，做好檔案管理工人和，不但有利于事業單位工作效率的提升與工作質量的優化，也有助于事業單位的長久發展。當前我國事業單位普遍的對檔案管理工作的重視程度不夠，有些地方的檔案管理方式也相對比較落后，檔案管理人員的專業素質有待提升。這就要求我國相關事業單位積極采取有效策略，加快檔案管理工作的創新與改革，如此才能有效確保事業單位檔案管理工作能夠與時俱進，充分滿足事業單位的實際發展需要。

參考文獻

[1]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014，（5）：127-128.

[2]高永欣.事業單位檔案管理中電子檔案管理探討[J].卷宗，2017，（20）：103.

[3]曾煌寧.論事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].區域治理，2018，（17）：74.