事業單位檔案數字化建設的路徑選擇分析

摘 要：在國家的飛速發展下，對許多事業單位檔案管理要求更加嚴格，管理應該跟隨信息化時代的發展，做到合理創新，不斷進步，在優化各種檔案管理硬件設施的基礎上，還要進行軟件創新，及時更新信息設備，將繁雜的數據任務交給電子設備，事業單位檔案數字化建設已經成為新的潮流與趨勢，我們要順應時代的發展，積極完善事業單位檔案數字化管理系統，促進社會和諧發展，促進數字化建設與發展，促進社會發展與進步。

關鍵詞：事業單位；檔案；數字化；路徑選擇

事業單位檔案記錄了各種信息資源，是事業單位重要的資產，對檔案管理的優劣程度影響單位之后的發展，新技術的發明，新管理理念的誕生，新思維的發現都是檔案管理創新的源泉動力，也是檔案管理必須改革去適應的原因。為了充分發揮檔案管理的作用，可以讓事業單位高速發展，高效運作，我們必須順應時代潮流，引入數字化檔案管理，讓事業單位的管理更加規范。下面就主要從事業單位數字化建設的意義、事業單位數字化建設存在的問題以及事業單位檔案數字化建設路徑和分析等展開討論。

1 事業單位數字化建設的意義

對于數字化檔案來說，是順應時代潮流的檔案管理措施，隨著時代的不斷變化發展，事業單位大部分檔案管理趨于自動化，大大節省了辦事效率，減小了整理難度，為決策者提供了科學的管理與服務，數字化檔案也有利于資源的共享，方便師生快速查閱。總體來說數字化檔案是未來發展的主要趨勢。事業單位檔案數字化建設具有很多的好處，一方面能夠提高經濟效益，節省時間，只要一臺電腦就能夠查詢想要的檔案、建立新的檔案。另一方面能夠提高工作效率，數字化之后能夠打破時間和空間的限制，可以準確了解員工的情況，保障員工的工作有序進行。

2 事業單位數字化建設存在的問題

2.1 安全問題

數字化建設離不開網絡，事業單位檔案數字化之后對事業單位的安全性會產生影響，數字化建設本來的目的是方便查詢，提高工作效率，但因為網絡安全問題，事業單位檔案管理數字化建設任重而道遠，安全問題要得到高度重視。

2.2 建設資金不足

檔案數字化建設當然，數字化檔案也有很多不足之處，數字化檔案管理前期投入巨大，成本費用較高，錄入時間十分緩慢，許多高校離真正意義上的數字化檔案還有很遠的距離，再就是檔案管理人員操作技能不是很強，需要較專業的檔案管理知識，這也是阻礙數字化檔案管理的表現。紙質檔案的缺點隨著時代的變化發展逐漸顯現，比如，紙質檔案管理難度過大，紙質檔案一旦查找起來是很繁瑣的，查找效率低下，還容易受到環境的影響，紙質檔案還極容易丟失，一些記載會隨著時間的變化而消失不見，所以，數字化檔案替代紙質檔案是一種必然趨勢。

3 事業單位檔案數字化建設路徑分析

3.1 完善數字化檔案信息系統

在現代科學技術的飛速發展背景下，計算機技術得到了廣泛的應用，檔案管理工作實行信息化管理也是當代社會對檔案信息管理需求日益增強的客觀需求。各高校要求信息要準確快速的傳遞，可以及時抓住機遇，所以信息化電子化管理的改革刻不容緩。檔案資料的數據修改復制、圖文轉換等都可以應用信息化設備快速完成，通過打印技術也可以實現電子和紙質的同時留存，不同級別的管理人員之間可以通過信息設備快速地共享信息，改進決策。同時還要加強防火墻設置，防止網絡病毒對學校檔案管理的入侵，要及時進行加密，設置專業管理人員，完善數字化檔案管理所帶來的不足，提高信息查閱的效率，促進學校數字化檔案管理建設。

3.2 制定完善的檔案管理制度

制定的制度必須要具有良好的可操作性，方便實用、簡單易行才可以更好的發揮規章制度的指導和規范作用。再次是堅持制度約束的地位平等性。制定的規章制度要求既要約束職工也要約束領導，職工和領導為制度的主要執行者和主要制定者，堅持制度約東的地位平等性，是制度順利執行的重要保障。最后是獎懲分明。高校在規章制度中既是管理者又是執行者，所以在規章制度的執行過程中，要保證制度執行的嚴肅性和公平性，做到有功必獎，有過必懲，獎懲分明。要形成專門統一的管理制度，完善日常的信息數據維護，檔案工作人員管理要團結一致，避免消極怠工，這就需要學校選拔高素質人才，先要進行嚴格培訓之后才能上崗，保證新形勢下數字化檔案與紙質檔案管理的科學性與有效性。

3.3 實現檔案信息的共享

事業單位檔案數字化建設不是一蹴而就的，需要一步一個腳印，循序漸進，事業單位的日常工作需要各部門之間的團結協作，加強檔案信息共享是必須的，要求我們在系統建立之初，就要建立多個服務器，用電腦進行文檔的傳輸，要做好保密工作，加強權限的設置，檔案信息的共享也要根據相關的設置進行，在社會不斷變化發展過程中，事業單位的數字化建設也在不斷完善與發展。

3.4 提升檔案管理人員的綜合素養

事業單位辦公室檔案管理工作水平的優劣決定了事業單位的工作情況和未來發展趨勢，因此要想更好的管理辦公室檔案工作，提升相關工作人員的綜合素養是一個必要措施。檔案管理工作有一定的復雜性系統性，所以對于檔案管理人員的要求非常高，公司要注重培養員工的工作能力和經驗，多開展各項培訓學習活動，提升檔案管理隊伍的專業程度。可以通過以老人帶新人的方法，充分利用公司的人力資源，更好地應對這一系統性強，綜合性高的工作。在實際操作過程中，檔案人員要根據時代發展提高對自己的要求，加強技能管理，這樣才能適應社會發展變化的潮流。

4 總結

事業單位數字化建設順應時代要求，它能否有效開展關系到事業單位能否長久穩定的發展，所以對檔案管理工作有效的改革創新勢在必行，檔案管理的發展必須是順應新形勢下的社會發展需求的，要利用新技術，新思想，新理念，不斷加強辦公室檔案的合理創新，推動辦公室檔案管理工作的發展，從而保證事業單位的可持續發展，檔案管理只有順應時代變化與發展才能夠長久。

參考文獻

[1]周丹.數字化背景下高校聲像檔案管理存在的問題及對策[J].科學咨詢（科技·管理），2018（09）：35.

[2]姜春黎.高校數字化檔案與紙質檔案管理對策研究[J].菏澤學院學報，2018，40（04）：136-138.

[3]張海軒.高校數字化檔案與紙質檔案管理對策研究[J].智庫時代，2018（30）：109-110.

[4]邢萌.事業單位檔案數字化建設的路徑選擇分析[J].辦公室業務，2018（20）：179.

[5]楊亮.事業單位檔案數字化建設的路徑選擇[J].黑龍江檔案，2016（04）：104.

作者簡介

關媛瑞（1983-），女，山西省太原市，大學本科，中國輻射防護研究院，副研究館員，研究方向：檔案管理。