基層單位檔案管理信息化建設的方法策略

劉振生

摘 要：隨著信息化時代的到來，傳統檔案管理理念與模式已經無法滿足新時期基層單位工作需求，變革檔案管理方法，加快推進信息化建設進程刻不容緩。本文立足于基層單位檔案管理現狀，提出了一些信息化建設方法與策略，希望可以不斷提升基層檔案管理有效性。

關鍵詞：基層單位；檔案管理；信息化建設；方法

在社會經濟快速發展的背景下，檔案管理重要性日益突出，其直接關乎基層單位人員調動、決策制定以及職工績效考核等相關工作能否有序開展，但是隨著基層單位事業的迅猛發展，相應檔案管理信息量與日俱增，傳統單純依靠人工的管理模式已經無法滿足實際的事業單位發展需求，積極引入與應用先進的信息技術，推動管理工作信息化建設刻不容緩。

1 樹立信息化檔案管理新觀念

基層單位檔案管理工作是現代主義精神文明建設過程中的一個重要工作方向，是決定基層單位工作質量與績效的一個重要指標。在檔案管理信息化建設的宏觀背景下，基層單位的全體檔案管理人員必須要保持與時俱進的工作精神，緊跟時代發展潮流，從更新自身的檔案管理觀念入手，積極學習和掌握信息化方面的一些先進的管理理念，本著以人為本的原則，圍繞著我黨的各項工作方案，基于百姓的需求，主動改進與完善自己的工作理念、模式與方法，力求可以為基層群眾提供更加高效、優質的檔案管理服務。特別是在實際的工作中，要始終將信息化建設放在各項工作的首要位置，并立足于社會信息化整體布局視角，有效發揮信息化檔案管理工作的優勢，不斷提升其工作的質量與效率。比如，在設置檔案管理辦公室的時候，需要將其單獨設置在隱蔽且安全的位置，房門以及門窗等進出房間的空間必須要做好加固以及防偷竊工作，確保檔案信息的安全性；要選擇那些有豐富工作經驗或專業工作知識的檔案信息管理人員，平時要著重培養他們的專業檔案管理技能以及工作責任心；要定期做好檔案管理信息系統等軟硬件的維護、更新、升級以及檢修維護工作，確保他們始終保持在良好運行狀態，避免因為系統中病毒或其他問題而致使基層單位檔案管理信息丟失等問題發生，否則就會嚴重影響基層單位檔案管理工作的質量與效率，也不利于檔案管理信息化建設。

2 強化基礎設施建設投入力度

在基層單位檔案管理信息化建設的過程中，離不開基礎設施建設，這是確保檔案管理信息化建設質量的重要保障，所以相關部門必須要高度重視在基礎設施建設方面提供充足的建設資金，購置打印機、計算機以及其他信息化檔案管理工作所需的基礎設備。比如，檔案管理工作人員可以借助先進的信息化硬件設備，對相關的檔案管理信息進行便捷掃描、補充以及歸納和整理，或者可以靈活運用各類文檔處理軟件或工具，不斷補充與完善所構建的數據庫，并要對相應的檢索服務進行優化處理。此外，在平時基層單位工作中，要著重側重內部財務預算方面的管理投入力度，從整體性評估與分析相關基層單位的實際情況，力求可以滿足實際基層單位檔案管理工作實現信息化管理目標的所需，必要的時候可以協同相關企業或政府部門，借助多方合作來增加基層單位檔案管理信息化建設資金，確保更好地購置先進、完善的檔案管理信息化所需的各類硬件設備或軟件系統，這樣可以為提升基層檔案管理信息化建設水平奠定堅實基礎。

3 積極培育專業檔案管理隊伍

專業檔案管理隊伍是基層單位檔案管理工作的主體，他們自身工作的水平以及管理技能高低直接關乎檔案管理工作的質量、效率以及信息化建設水平。如果缺乏專業的檔案管理人員，那么在檔案管理信息化建設期間可能會因為缺乏專業管理人員而影響檔案管理信息化建設成敗，所以必須要結合基層單位的檔案管理實際情況，加快構建與培育專業的信息化檔案管理隊伍。首先，基層單位檔案管理機構或組織要定期組織全體檔案管理人員，開展有關檔案管理信息化建設技術和管理技術等方面專業技術、方法以及經驗等的管理知識講授工作，確保他們盡可能多地掌握專業的信息化管理知識與技能，這是提升他們檔案管理工作質量與能力的重要手段。其次，如果基層單位的檔案管理人員存在不足問題，那么可以采取政府的考錄機制，積極地從社會人才市場上面引進一些專業素養比較高的檔案信息化管理專業人才，不斷豐富基層單位檔案管理的專業人才資源，提升基層單位檔案管理人員的整體工作素養。最后，要注意結合基層單位檔案管理信息化建設的實際情況，針對檔案管理人員的實際工作情況，構建科學、完善的人員激勵機制，通過構建健全的檔案管理人員績效考核機制，約束全體檔案管理人員工作的行為，確保他們可以嚴格依照規定的管理工作要求與需求，制定科學、合理的績效考核機制與人員激勵機制，比如將檔案管理工作人員的工作績效同他的薪酬相掛鉤，借此來調動全體檔案管理人員工作的積極性與熱情，不斷提升他們的檔案管理工作水平。

4 加快構建檔案信息局域網絡

為了順利地開展基層單位檔案管理信息化建設工作，需要從構建完善、健全的檔案信息局域網絡入手，確保有效推動檔案管理信息化。一方面，需要盡可能快地實現數字化檔案管理工作。在基層單位檔案文件的保存工作中，數字化的檔案信息資源非常重要，這是事業單位實現現代化管理的一個重要條件，具體就是要構建完善的基層單位人員檔案數據庫等，或者借助網頁管理等檔案管理方式來增加檔案管理信息使用的效率，但是期間必須要高度重視對信息化技術以及相關硬件設備的更新、維護與管理，這樣可以更好地利用這些資源來提升基層檔案管理的有效性。另一方面，基層事業單位可以結合自身的實際部門構成情況，構建封閉、獨立的局域網，同時要注意成立專門的電子檔案閱檔室，確保查閱檔案的人員可以在授權范圍內，便捷地查詢自身所需的資料信息，這樣可以顯著地提升基層單位人員的檔案查閱效率，同時也有助于提升檔案管理工作的保密性。此外，基層單位還要結合自身檔案管理工作需求，條件允許的時候可以構建專門的檔案信息專網系統，借此來進一步增強檔案管理工作的安全性，如授權人員可以結合基層單位檔案工作人員自身的工作需求以及管理工作要求，通過登錄到所構建的檔案信息專網后，自行地查閱相關的檔案管理信息，從而可以更好地提升基層單位檔案管理水晶。

5 健全信息化管理的監督機制

為了進一步推進基層單位檔案管理信息化建設，除了上述步驟外，還要注意加快建設與應用健全的信息化管理監督與管理機制。一方面，要對現有的基層單位檔案管理制度進行改進與健全。科學、合理的檔案管理制度是有效開展檔案管理工作的重要保障，是指導全體檔案管理工作人員的工作指南，但是實際的管理制度建設中必須要立足于基層單位建設的實際情況，確保可以有效指導檔案管理工作有序開展，如要借助檔案管理工作監督機制來對相關檔案管理人員的績效考核、責任追究、職稱評定以及獎金發放等提供可靠的依據，當然離不開健全的人員獎懲機制來提升檔案信息化建設工作質量。另一方面，要做好基層單位檔案信息化建設過程中的涉密管理工作。比如，要定期開展檔案信息化設備或者相關網站的安全性檢查工作，定期檢查檔案管理所連接網絡的安全性，看是否存在病毒侵入等威脅隱患，確保檔案信息的安全性，有效推動檔案信息網絡化，力求做到“不涉密、不公開”，避免丟失重要的基層單位檔案管理信息，確保基層單位檔案管理信息化建設的整體質量。

總之，為了滿足新時期基層單位檔案管理工作，推動其信息化建設刻不容緩。通過有效結合傳統檔案管理與信息化建設，可以顯著提升基層單位檔案管理工作質量與效率。但是需要注意的是，必須要從樹立信息化檔案管理新觀念入手，強化基礎設施建設投入力度，積極培育專業檔案管理隊伍，加快構建檔案信息局域網絡的同時，健全信息化管理的監督機制，確保有效推動基層單位檔案管理信息化建設步伐。

參考文獻

[1]孫要男.事業單位檔案管理信息化建設問題與解決措施[J].辦公室業務，2018，（4）：75.

[2]張曉蓉.對事業單位檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業務，2018，（4）：74.