論新形勢下國有企業人事檔案管理的有效途徑

蘇琦

摘 要：在國有企業各項管理工作中，人事檔案管理占據著重要位置。在經濟、技術高速發展的新形勢下，傳統檔案管理模式已經無法滿足國有企業發展需求，要想提升人事檔案管理效率，完善檔案管理信息化建設，國有企業必須積極探索新的管理途徑。為此，本文主要就新形勢下國有企業人事檔案管理的有效途徑做一番分析。

關鍵詞：新形勢；國有企業；人事檔案管理

在新的一時代背景下，企業間的競爭主要源于人才的競爭，只有做好人才培養與管理工作，提升人力資源利用效率，企業的競爭優勢與發展優勢才能凸顯[1]。就國有企業而言，更要做好人才培養與管理工作，而企業人才資源的管理離不開人事檔案管理工作。為完善國有企業人事檔案管理，下文將國企人事檔案管理存在問題與創新途徑兩個方面談談新形勢下國有企業該如何做好人事檔案管理工作。

1 國企人事檔案管理問題分析

國有企業人事檔案管理工作的主要功能作用是：直接反映企業內員工多種信息，包括個人工作經歷、工作表現、德能勤績等重要內容，為企業應用人才、培養人才與發現、管理人才提供重要信息[2]。因此，人事檔案管理是國企發展建設中不可缺少的內容。近年來，國內在人事檔案管理方面進行了多次改革創新，雖取得了一定成果，但也存在不足之處，下面首先就國企人事檔案管理工作中存在的問題做簡要分析。

1.1 人事檔案管理理念相對落后

隨著社會經濟的發展，企業間競爭日趨激烈，國有企業要想在日趨激烈的市場環境中站穩腳跟，就需樹立新的人力資源管理意識，努力提升人事檔案管理水平。而全新管理意識的樹立，需要企業管理層與基層員工的共同努力。但實際上，多數國有企業并未樹立起全新的、先進的人事檔案管理理念，具體表現在以下方面：首先，就企業管理層而言，不重視人事檔案管理工作，而將發展管理的重心集中在生產經營環節，人事檔案管理意識非常淡薄，且尚不明確人事檔案管理權責[3]。其次，就企業員工而言，現階段，實用主義在企業員工間表現明顯，多數員工將自己工作的目的、發展的目標定位為升職加薪，因此在日常生活工作中不斷進修、參加各種專業性考試，但是未在自身人事檔案管理方面花費時間與精力。并且隨著社會變遷，80后、90后逐漸成為推動企業發展的主力軍，這些年輕員工尚未正確認識到人事檔案管理的重要性，不重視自身檔案的完善與管理。

1.2 人事檔案管理機制欠缺

員工的健康檔案、信用檔案是人事檔案中重要內容，這些重要信息來源于兩個方面，一是由體檢中心、銀行等國家公共機構提供，企業從這些機構中提取員工的個人健康信息、信用信息等；二是企業自己建立的員工檔案。但這些信息都較為零散，需要通過有效管理才能確保信息的全面性與準確性。然而現階段我國還未針對信息管理問題出臺較為科學的、合理的制度來對其進行規范管理[4]。在此情況下，人事檔案管理難度將增加。同時，企業內員工信息來源途徑較為豐富，既有企業內各部門所提供信息，又有銀行、醫院、教育機構等社會結構提供信息，因此，信息量大、形成途徑雜亂多樣，難以在短時間內將所有信息都收集起來，進而影響人事檔案信息管理的失效性。

1.3 人事檔案管理專業人才缺乏

企業人事檔案管理是一項內容繁多、工作量大且專業性強的工作，需要由專業人才來完成，并且，在數字信息技術迅猛發展的背景下，國有企業人事檔案管理也進入了信息技術時代，對工作人員的要求也更高，要求檔案管理人員不僅需掌握豐富的專業知識、具備豐富的管理經驗，更要會運用相關信息技術進行人事檔案管理工作。但實際上，人事檔案管理的專業化高級人才十分缺乏，現有工作人員工作理念較為落后，管理技能不足，同時也不能以先進的眼光看待人事檔案管理工作，這就從根本上拉低了國有企業人事檔案管理水平。

2 新形勢下國有企業人事檔案管理的有效途徑分析

現階段，國有企業人事檔案管理工作面臨的新形勢是：我國社會主義市場經濟不斷完善，新勞動合同法頒布實施，人事改革深入推進，對企業人事檔案管理工作提出了新要求[5]。在此新形勢下，傳統的人事檔案管理模式弊端顯露，國有企業人事檔案管理工作必須要探索新的工作途徑。

2.1 創新管理意識

人事檔案管理的功能作用是為公司用人、管理提供服務，幫助企業在激烈的競爭中拔得頭籌，取得發展。而國有企業做好人事檔案管理工作的關鍵性舉措，就是樹立全新的人事檔案管理意識。為此，國有企業需要通過適當的宣傳教育，讓企業內員工正確認識人事檔案管理的重要性，從而能積極配合人事檔案管理工作，并花費一定時間與精力完善自身檔案建設。此外，企業管理層人員應樹立起正確的人事檔案管理意識，正確認識人事檔案應用價值，通過自身的領導力增強企業內人事檔案工作的影響力，使企業內上下員工能積極參與到人事檔案管理工作中，同時結合目前企業內人事檔案管理現狀，積極探索、推廣實施與人事檔案管理相關的新政策，促進人事檔案管理水平的提升。

2.2 加強制度建設

目前，國有企業人事檔案管理工作中存在機制、制度不健全等問題，且管理模式也相對落后，在一定程度上限制了企業的發展。針對這一問題，國有企業應當根據企業實際情況，緊跟社會發展新形勢，建立完善企業人事檔案管理制度，從根本上提升人事檔案管理水平，促進國有企業健康穩定發展?，F階段，部分國有企業開始嘗試“三位一體”的人事檔案管理制度，這種人事檔案管理制度是指企業將人事檔案管理中的信息收集標準、收集渠道以及檔案管理方法、管理流程進行有機整合、協調，使其能統一配合，共同為人事檔案管理工作的開展提供服務。“三位一體”人事檔案管理制度是提升國有企業人事檔案管理工作規范性、合理性與高效性的重要保障，同時也能為企業優化人力資源配置創造條件。此外，目前國有企業人事檔案的管理與使用過于形式化，且限制條件較多，企業應當酌情為人事檔案的管理與使用創造一個相對寬松的環境，進而形成一個全新的管理機制。

2.3 構建人事檔案信息化管理平臺

在信息技術、互聯網技術飛速發展的背景下，企業檔案部門應改變管理觀念，充分利用互聯網優勢，實現企業人事檔案管理的網絡化建設，根據企業內部人事檔案管理的實際要求，建設起專用的檔案管理網絡系統，實現檔案資料的信息化收集與利用。并且，企業要將人事檔案的網絡化建設與企業院整體的信息化建設規劃聯系起來，實現企業整體辦公系統與人事檔案管理系統的網絡化集成，并建立起專門的檔案資料信息庫，企業高層管理人員或相關用人部門可以從該檔案信息庫中靈活調取員工信息，確保檔案資料應用的靈活性。

3 結語

總結全文可知，人事檔案管理是國有企業建設發展中必不可少的一項工作，在新勞動合同法頒布實施，人事改革深入推進的新形勢下，國有企業建立健全人事檔案管理制度，創新人事檔案管理理念，提升人事檔案管理質量。除此之外，企業還應落實專業人才培養教育工作，確保人事檔案管理效率。

參考文獻

[1]劉春鵝.淺析新形勢下國有企業人事檔案管理的有效途徑[J].科技經濟導刊，2017（24）：236.

[2]張雪梅，李育冬.基于HRM的國有企業人事檔案管理工作分析[J].蘭臺世界，2015（08）：64-65.

[3]邵娟.目前國有企業人事檔案管理面臨的問題及對策[A].中國航空學會管理科學專業委員會.中國航空學會管理科學專業委員會2014年學術會議論文集[C].中國航空學會管理科學專業委員會：中國航空學會，2014：4.

[4]劉靜.怎樣做好改制企業檔案管理工作[J].黑龍江史志，2013（11）：98.

[5]黃丹妮. 我國企業人事檔案管理研究[D].廣西民族大學，2007.