檔案管理工作現狀及相關問題解決建議

摘 要：作為社會主義文化強國建設的重要組成部分，檔案管理工作的發展既是精神文明的重要部分，也是文化強國的戰略的時代要求，提高檔案管理的科學化水平，其主要的內涵在于以科學化的理論指導、不斷加強檔案工作時代化的建設，建立健全檔案管理的相關規章制度，利用現代科技不斷促進檔案管路的效益和質量。乘著新時期社會主義文化大發展的春風，將檔案管理工作不斷推進，檔案工作的發展水平不但影響決策的制定，也切實關系到人民群眾的切身利益。面對高速發展的社會經濟及各國不斷高科技化的檔案管理現狀，迫切需要提高我國檔案管理的科學化水平。

關鍵詞：檔案；管理工作；企事業單位；重視；發展；數字化

1 檔案管理現狀

從宏觀角度講，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。而對于企事業單位來說，檔案是指企事業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企事業有保存和利用價值的各種形式（載體）的文件材料；是單位的重要資產和信息資源。單位的生產、經營和管理，都需要檔案工作的支撐和保障。維護單位的合法權益，提升單位自身素質，必須有完整、準確、系統的檔案為依據。檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有企事業單位的檔案，單位的基礎就不牢靠，單位的經營、管理和持續發展就會收到影響。建立健全單位檔案工作，對單位整體管理水平、維護自身利益、規避市場風險、保持健康發展具有重要意義。

我國社會經濟不斷快速發展，已經逐漸朝著現代化、信息化趨勢發展，在這種形勢下，企事業單位越來越意識到檔案管理存在的重要性。但是當前很多企事業單位在檔案管理工作方面，仍然存在很多弊端或者是問題，導致檔案資源在開發以及實際利用過程中，很容易出現一些局限性，對于一些外來人員在查閱檔案信息時造成了很大的限制，導致資源不能夠實現共享。另外，由于企事業檔案管理工作并沒有將相關制度落到實處，沒有起到其自身應當起的作用，導致很多檔案管理在實際保存過程中，很容易出現一些殘缺或者是破損的現象。這不僅對檔案保存工作的開展造成了嚴重的影響，而且對檔案的整體利用率也造成了不可避免的影響。另外，在企事業單位檔案管理過程中，由于受到一些傳統管理理念或者是方式方法的影響，導致大部分的檔案信息都不能夠得到永久性的保存，基本上到了一定時期之后，就會被剔除。如果一直沿用傳統檔案管理的模式和方法來進行管理的話，不僅會從根本上降低檔案的整體保存和利用效率，而且能夠使得檔案自身的壽命周期縮短。隨著使用需求的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使得人工檔案管理的費工耗時、易損易錯、效率低下等問題浮出水面，檔案的生成方式已然數字化，那么檔案管理的數字化是檔案工作發展的必然趨勢。

2 檔案管理工作的問題

2.1 對檔案管理工作的重視不足

檔案管理工作就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作本身不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，這兩大特性導致了單位領導層對于檔案方面工作的不重視，甚至是忽視，疏于管理，沒有將檔案管理工作的作用完全發揮出來，也就無法起到促進單位發展進步的作用。最后，當下我國企事業單位檔案管理工作基本推行數字化管理，但是數字化建設步伐緩慢。

2.2 檔案管理制度不完善

雖然目前不少企事業單位有檔案管理制度，但仍存在檔案管理不規范，管理制度也不能嚴格落實等現象，例如：在對檔案進行分類、管理的時候沒有嚴格遵守管理制度，檔案分類不明確，沒有將不同時間和不同工作性質的檔案分開保存、歸檔，而是將其放在一起統一管理，這樣后來者在查找檔案時就不能快速準確地找到所需要的檔案。此外，還有的檔案管理者在存放檔案時，圖一時省事而沒有為其生成相應的目錄，這就會給后期查閱檔案帶來更大的困難。

2.3 相關檔案管理人員業務素質不高

實現檔案信息數字化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息數字化了。

2.4 檔案管理環境較為陳舊落后

雖然現在科學技術得到迅猛發展，計算機普及程度也較高，但是企事業單位檔案管理并沒有實現完全的科學化和自動化，有的單位仍然還在使用已經淘汰的檔案管理軟件。部分單位依然使用人工管理的檔案管理模式，不能實現檔案的同步，也不能保證信息保存的持久性及準確性，影響單位檔案管理工作的發展，此外，由于上級領導對檔案管理工作不重視，也會導致管理模式落后，也就不能提供更加科學、合理的方式。

2.5 檔案管理軟件缺乏統一性

檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息數字化的進程。

3 檔案管理建議

3.1 轉變傳統工作觀念，重視檔案管理工作

做好檔案管理工作，首先需要加強對管理工作的重視，轉變傳統的工作觀念。

1）提高單位領導對檔案管理工作的重視。只有領導真正重視起來，才能切實落實檔案管理工作，才能進一步加強對檔案管理工作的人力、財力的扶持力度，才能為檔案管理管理提供有力的保障，才能完善檔案管理設施。

2）做好檔案的宣傳工作，加大宣傳力度，通過各種途徑使單位全體人員認識到檔案規范化管理的重要性，使得單位全體人員都有一個端正的態度進行工作，進而促進工作效率的提高，使檔案管理取得較大的進步。

3.2 健全檔案管理制度，規范化管理檔案

1）建立并完善單位檔案管理工作制度，使檔案工作的每個環節都有據可依，有章可循，做到檔案資料的規范化、標準化。各單位根據自身具體情況完善當前檔案管理制度，并在實際工作中嚴格落實，體現分類存放人性化，調取查閱便捷化，滿足人們的使用需求。

2）完善檔案管理監督機制。在日常生活中要對檔案管理者有一定的監督，對存放檔案定期進行數據整理調查，及時發現檔案管理中的問題，出現記錄出錯或檔案損壞、缺失等情況，要對其進行一定的批評教育，使其工作謹慎、管理規范，加強其保密意識。

3.3 提高相關人員綜合素質，促進單位穩步發展

提高檔案工作人員的綜合素質是做好檔案管理工作最重要的一個前提。

1）要加強檔案管理者專業知識、技能培訓，通過學習新型管理理念，新知識，新方法，新手段，并將其應用到實際工作中去，不斷創新，以適應新形勢下發展需要。

2）注重培養檔案管理者的職業道德素養、責任意識和奉獻精神，因為檔案管理工作一般較為復雜煩瑣而且龐大，所以檔案管理工作者一定要具備不怕苦、不怕累的精神，有著對工作執著的熱情、認真負責的態度以及一定奉獻精神。

3.4 創新檔案管理方式，提高管理工作效率

為了適應新形勢的發展需要，需要我們對檔案管理方式進行創新，提高管理工作效率。

創新檔案管理模式，充分利用現代新興科技，將網絡和計算機引入檔案管理，通過學習，使用管理軟件對檔案進行存儲、管理、查詢等工作，提高檔案管理水平和工作效率，推進檔案管理自動化、數字化、一體化的實現。

參考文獻

[1]馬麗.淺析檔案管理的科學化發展[J].科技創新與應用，2016.

[2]魏勇.淺議檔案管理與檔案信息化建設[J].中國化工貿易，2012.

作者簡介

盧文超（1992-），女，天津市濱海新區人，本科，畢業于長沙理工大學，助理級，研究方向：檔案管理。