檔案管理信息化視角下的檔案管理變革

李永紅

摘 要：數字化技術、互聯網技術以及大數據技術催生了新型的檔案管理方式，檔案管理的內涵以及性質都發生了一定程度上的改變。在這種背景下，許多單位確立了檔案信息化建設的發展目標、保障措施、指導思想和主要任務，推動了檔案事業的前進。本文立足于時代背景，以構建“充足化保障、電子化利用、高效化服務以及規范化管理”的信息化建設新局面為基點，重點闡述檔案管理信息化視角下的檔案管理變革，剖析檔案管理變革的路徑，希望能夠切實促進檔案信息資源的電子化進程，豐富該領域的研究。

關鍵詞：檔案管理；數字；視角；信息化

1 信息化視角下的檔案管理概述

21世紀是一個信息現代化、智能化和共享化的紀元，各行各業受到信息技術的影響程度加深[1]。信息化視角下，檔案外在表現形式是一種數字形式，其本質上是一種數據資源管理。為了適應信息技術時代對檔案管理的要求，各個單位開始利用數字化技術對檔案信息進行加工、采集和利用，開始建設檔案管理集成系統。

相較于傳統檔案管理機制，信息化視角下的檔案管理具有以下特點：第一，科技化。將信息技術融入檔案管理的各個環節后，部分手工管理環節被檔案管理系統所替代，工作人員的負擔得以降低。第二，檔案傳輸的網絡化。傳統檔案管理傳輸以手工傳輸為主要模式。信息化視角下，檔案傳輸模式發生了改變。單位不僅可以通過互聯網進行檔案傳輸，也可以通過物聯網、點對點技術以內部網絡來傳輸檔案資源，檔案傳輸效率得以提升。第三，檔案利用共享化。信息化視角下，檔案資源被轉化為相應的數字格式后，其能夠自由的網絡環境中進行傳輸，這就給檔案利用共享化提供了新契機。各個單位通過搭建相關的共享平臺后，可以自由的在平臺上下載檔案資源，滿足自身的多元化需求。第四，高效化。信息技術對檔案管理生產力的提升作用明顯，能夠增強檔案采集、整合和檢索的效率。

2 信息化視角下的檔案管理的原則

2.1 需求引導原則

各個單位檔案性質的不同，使得各個單位檔案需求主體和需求內容也會有所不同。為了避免信息化建設的盲目性，契合單位檔案管理實際，單位應當堅持需求引導原則。首先，工作人員應當充分考量檔案需求主體的需求，從橫向和縱向兩個角度來開發檔案資源，實現資源利用最優化。其次，工作人員應當根據時代發展和檔案需求變化來適時調整檔案信息化建設的方向，保證信息化建設工作在正常的軌道上運行。最后，工作人員應當樹立長遠意識，立足于檔案管理需求來謀篇布局，防止資金的浪費和人力的浪費。

2.2 穩步實施原則

不同時期，單位開展檔案信息化建設工作的目標具有差異性。因此，單位應當從單位實際出發，擬定不同的檔案管理項目，做到一步一個腳印，穩步實施檔信息化建設工作。首先，單位擬定檔案管理項目，將信息化建設分成若干階段，能夠控制好檔案信息化建設的過程。其次，單位通過分析某一項目，可以找出項目實施過程中存在的短板，在今后的項目進行優化，提高檔案信息化建設工作的科學性和針對性。最后，檔案信息化建設是一項宏觀工程，需要配套以相應的新型管理體系。因此，單位必要圍繞檔案信息化這一新型工作，制定相應的管理規范和管理標準，推動工作流程再造，為工作人員提供操作指引、

3 信息化視角下的檔案管理變革的路徑

3.1 搭建數字檔案館

計算機技術、人工會智能技術以及辦公自動化技術的深入發展，意味著單位將會產生愈來愈多的電子文件，數字檔案館建設是未來檔案管理工作的發展趨勢。首先，從統一管理、統一規劃和統一平臺的角度出發，單位可以利用掃描儀來處理紙質檔案，利用格式轉化軟件來處理電子檔案，將紙質檔案與電子檔案轉化為統一格式的數字檔案，搭建數字檔案庫。其次，單位應當根據本單位檔案管理實情，結合未來檔案管理目標和規劃，選擇適合單位的檔案管理軟件，為數字檔案庫的建設奠定技術基礎。最后，檔案管理部門應當充分發揮自身優勢，建立一套新的檔案管理體系和系統，指引檔案管理人員的工作，推動檔案管理工作的標準化、智能化和規范化。

3.2 構建掌上檔案服務平臺

智能型移動終端具有簡便靈活的特點，其使得人們接收信息資源的維度拓寬、難度變小。從檔案管理可持續化的視角來看，單位可以探索構建掌上檔案服務平臺，開發檔案服務APP平臺，簡化檔案服務流程，提升檔案管理效能。單位在構建掌上檔案館的過程中，尤其要注意以下幾點：第一，單位應當根據本單位的檔案管理性質來開發APP平臺上的功能，搭建契合本單位檔案管理實踐且具有特色化的檔案管理平臺。第二，注重技術研發。為了提升掌上檔案服務平臺的穩定性，滿足檔案需求主體的需求。單位可以組織相關人員進行技術研發，確保APP平臺與數字檔案館之間渠道的暢通，防止APP平臺因網絡不穩定而掉線。

3.3 強化共享觀念，造就檔案共享庫

現實生活中，各個職能交叉單位、上下級單位的信息交流頻率高、程度深。從提升檔案利用率的視角以及檔案可持續利用視角來看，檔案管理人員應當強化共享觀念，造就檔案共享庫。首先，單位以大數據技術、云儲存技術和互聯網技術為基點，搭建檔案資源共享網絡。其次，檔案管理人員可以對數字檔案進行分類，建立數字化檔案目錄，縮短檔案檢索時間。檔案管理人員在進行分類時，可以按照數字檔案內容、形成時間和性質進行分類，也可以根據數字檔案的種類進行分類。最后，各個共享單位應當制定一套切實可行的數字檔案共享標準，規定檔案共享庫中檔案的鑒定流程、組織結構、存儲格式以及單位職責，進一步規范檔案資源共享工作，確保檔案共享工作的有序性和科學性。

3.4 重視人才隊伍變革

人才隊伍變革是信息化視角下檔案管理變革工作的題中應有之義。單位建設一支高水平、高素質的人才隊伍，是檔案信息化工作中最為急迫的任務[2]。首先，單位可以探索崗位流動機制，增強檔案部門與其他部門的聯系。所謂崗位流動，就是派遣檔案管理人員到其他業務相關部門熟悉工作。通過崗位流動，檔案管理人員搜集檔案資源的主觀能動性和能力會有所增強，也能夠搭建一種良性的部門溝通機制，從而實現人才的合理科學配置。其次，為了防止工作人員視野變得狹窄，防止工作人員產生思維定勢。單位應當設置一套契合工作實際的培訓機制，通過培訓工作來拓寬檔案管理思路，增強檔案管理人員的創造意識和創新意識，促進檔案管理機制的創新。最后，單位可以與相關單位開展多形式、多樣化、深層次的合作，為工作人員提供廣闊的交流平臺，汲取相關單位的經驗。

4 結束語

單位在開展檔案信息化建設過程中必須堅持“安全第一、以人為本、服務先行”的理念，做到以優質檔案服務帶動各項業務建設，以優質檔案服務謀求單位檔案管理工作的發展。檔案管理人員在立足于本單位檔案管理信息化建設實踐的基礎上，應當堅持用矛盾分析法來開展檔案管理工作。檔案管理人員既要從宏觀上把握檔案信息化建設的主要矛盾，也需要從微觀上處理好各項次要矛盾。由于檔案信息化建設涉及檔案管理創新、檔案處理技術以及數據管理技術等多個層面，本文部分研究內容還有待深化，筆者將在未來的工作實踐中加以完善。

參考文獻

[1]胡信鴿，郝敏，陳曉，張良，胡方江.檔案信息化建設的幾點思考[J].科技風，2018（36）：110.

[2]許揚.以信息技術為基石的檔案管理研究[J].信息記錄材料，2018，19（12）：183-184.