淺談檢察機(jī)關(guān)的檔案文書管理與使用分析

林玉娟

摘 要：檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案文書管理的主要目的是服務(wù)于檢察事業(yè)，通過加強(qiáng)檔案文件有效管理來提高其利用率。本文先對(duì)檢察機(jī)關(guān)檔案文書管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上就檔案文書管理措施及其有效利用思路，談一下個(gè)人的觀點(diǎn)與認(rèn)識(shí)，以供參考。

關(guān)鍵詞：檔案文書；檢察機(jī)關(guān)；管理措施；使用思路；研究

近年來，隨著中國司法體制以及檢察制度改革的不斷深化，雖然檢察機(jī)關(guān)整體管理水平有所提升，但是檔案文書管理工作中依然存在著一些問題與弊端。在當(dāng)前的形勢下，檢察機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)來自實(shí)際，加強(qiáng)檔案文書管理工作以及利用途徑創(chuàng)新，通過加強(qiáng)檢察檔案文書管理來促進(jìn)檢察機(jī)關(guān)的發(fā)展。

1 現(xiàn)階段檢察機(jī)關(guān)檔案文書管理工作中的主要問題分析

1.1 檔案文書管理協(xié)作意識(shí)差

近年來國內(nèi)檢察機(jī)關(guān)在司法改革過程中的任務(wù)不斷加重，而且辦案量也逐年增加，在這樣的大時(shí)代背景下，司法改革以及案件辦理無疑成為工作的重中之重，對(duì)于檔案文書的管理工作缺乏重視。檢察機(jī)關(guān)的檔案文書管理工作是辦公室工作的重要內(nèi)容，因沒有將其與辦案工作一起納入到績效考核體系之中而影響了檔案文書管理工作改進(jìn)。比如，雖然檢察機(jī)關(guān)檔案文書逐漸向電子化方向發(fā)展，但是該項(xiàng)工作并非一蹴而就的，部分檢察機(jī)關(guān)并未將其作為一項(xiàng)長期而又重要的項(xiàng)目來改革推進(jìn)。實(shí)踐中可以看到，檢察機(jī)關(guān)檔案文書管理員與辦案檢察官、書記員之間缺乏必要的溝通交流，加之辦案檢察官和書記員缺乏檔案文書管理意識(shí)和技巧，因分工不同而導(dǎo)致對(duì)檔案文書重視性存在較大差距；由于辦案過程中對(duì)案卷規(guī)范以及歸檔缺乏重視，因此后續(xù)歸檔效率受到影響。比如，書記員因工作太忙而忘記將一些案卷材料在檔案文書管理人員未掃描的情況下就直接裝訂成冊，檔案文書管理員后續(xù)歸檔工作因此而受到影響，被迫用照相機(jī)補(bǔ)拍上述為掃描的案卷材料，費(fèi)工費(fèi)時(shí)。

1.2 檢察機(jī)關(guān)檔案文書管理工作粗放，有待進(jìn)一步細(xì)化

檢察機(jī)關(guān)尤其是基層檢察機(jī)關(guān)檔案文書管理制度需進(jìn)一步健全完善，管理工作規(guī)則需要細(xì)化。雖然最高檢察院和省級(jí)檢察機(jī)關(guān)對(duì)檔案文書管理工作，尤其是訴訟案件的檔案文書歸檔非常重視，但是實(shí)際操作過程中的流程細(xì)節(jié)仍需檢察機(jī)關(guān)立足實(shí)際進(jìn)行細(xì)化。比如，歸檔卷宗不規(guī)范、材料不齊全，甚至存在著遺漏移交檔案現(xiàn)象，加之檔案文書移交時(shí)經(jīng)手人員混亂、責(zé)任劃分不清等，需制定針對(duì)性制度對(duì)檔案文書管理工作予以規(guī)范，以免影響檔案文書管理工作的改革推進(jìn)。

2 檢察機(jī)關(guān)加強(qiáng)檔案文書管理的有效措施

2.1 優(yōu)化檔案文書管理架構(gòu)，提高服務(wù)效率

檢察機(jī)關(guān)的檔案文書管理工作的終極目標(biāo)在于提高服務(wù)水平，實(shí)踐中需基于管理系統(tǒng)、機(jī)關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一利用系統(tǒng)來有效優(yōu)化檔案文書管理架構(gòu)。檔案文書的有效利用是檢察機(jī)關(guān)檔案管理的核心，同時(shí)也是提高檔案文書利用實(shí)效性的有效途徑和手段。為此，應(yīng)當(dāng)做好三個(gè)方面的工作：第一，利用現(xiàn)有系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)一步拓展案件文書資料的查詢手段、強(qiáng)化檔案文書的檢索功能，提高在線查閱以及借閱模式的有效利用轉(zhuǎn)變效率。第二，各部門間應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)協(xié)作，緊密聯(lián)系在一起，檔案文書需要者應(yīng)當(dāng)熟練掌握平臺(tái)系統(tǒng)的使用規(guī)范，檔案文書以及訴訟案卷資料等進(jìn)行在線歸檔，提高檔案文書的歸檔效率。第三，實(shí)踐中對(duì)于非核心業(yè)務(wù)，可適當(dāng)采用服務(wù)外包的模式進(jìn)行檔案文書管理，使得檔案文書管理人員有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行深度編研，提高辦案服務(wù)效率。

2.2 加強(qiáng)思想重視，提高檔案文書管理員的素養(yǎng)

在當(dāng)前形勢下，檢察機(jī)關(guān)的辦案數(shù)量不斷增加，而且復(fù)雜度也在不斷的提高，這對(duì)檔案文書管理人員提出了更高的要求。檢察機(jī)關(guān)檔案文書管理過程中，管理員應(yīng)當(dāng)具備扎實(shí)的檔案文書管理知識(shí)，具備相應(yīng)的法律業(yè)務(wù)素養(yǎng)和技能。實(shí)踐中應(yīng)當(dāng)參加一些含金量較高的檔案文書管理技能培訓(xùn)活動(dòng)以及專題講座等，工作中的問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)向上級(jí)請(qǐng)示、與同級(jí)多溝通，以確保問題能夠及時(shí)得以解決。同時(shí)，還要定期與檔案文書管理工作先進(jìn)檢察院、單位等進(jìn)行溝通交流，組織觀摩和技能比武，以此來增強(qiáng)檔案文書管理人員的素養(yǎng)和技能，提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量。

2.3 健全和完善檔案文書工作網(wǎng)上管理機(jī)制，加強(qiáng)數(shù)字化信息化建設(shè)

檢察機(jī)關(guān)在更新檔案文書管理系統(tǒng)以及訴訟案卷掃描圖像過程中，應(yīng)當(dāng)確保圖像與案卷對(duì)應(yīng)起來，采用多種檢索手段和規(guī)范對(duì)檔案文書實(shí)施數(shù)字化檢索與查詢。同時(shí)，還要構(gòu)建現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化檔案文書管理體系，積極開發(fā)在線借閱以及歸檔功能；健全檢察機(jī)關(guān)檔案文書和卷宗資料的安防體系，對(duì)檔案文書進(jìn)行數(shù)字化管理，提高檔案文書資料的有效利用率及其安全可靠性。基于檢察機(jī)關(guān)的大數(shù)據(jù)利用開發(fā)契機(jī)，全面提高檢察機(jī)關(guān)檔案電子化建設(shè)與利用率。根據(jù)本院情況，細(xì)化網(wǎng)上檔案文書管理措施，明確劃分責(zé)任，對(duì)各環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，并且針對(duì)檔案文書的借閱以及復(fù)印環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上審批、登記，然后系統(tǒng)自動(dòng)生成借閱與歸還記錄信息，這有利于提高監(jiān)督管理效率和確保檔案文書的安全性。

3 檢察機(jī)關(guān)檔案文書有效利用策略

3.1 利用檔案文書的證明力服務(wù)辦案

檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案文書在追訴累犯以及遺漏罪行方面可以提供證據(jù)效力，在審查批捕以及起訴階段通常會(huì)發(fā)現(xiàn)犯罪嫌疑人漏罪以及構(gòu)成累犯的情況，如果公安機(jī)關(guān)提供的案卷缺乏證明材料，則無法對(duì)此犯罪嫌疑人的其他罪刑進(jìn)行審查。此時(shí)，檢察機(jī)關(guān)的檔案文書就起到了重要的作用，通過調(diào)取證據(jù)材料，可確認(rèn)嫌疑人是否存在著漏罪問題或者構(gòu)成累犯，為打擊犯罪以及維護(hù)法律權(quán)威性提供了重要的依據(jù)。同時(shí)，檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案文書，可為案件復(fù)查提供服務(wù)。實(shí)踐中，控申部門可以針對(duì)舉報(bào)、申訴反映以及控告等問題，對(duì)訴訟案件的事實(shí)以及證據(jù)予以復(fù)查，然后答復(fù)信訪群眾。在此過程中，需查閱訴訟檔案，并且核實(shí)案件事實(shí)以及訴訟證據(jù)，這體現(xiàn)了檔案文書的控申服務(wù)功能。此外，檔案文書還可以為疑難案件的辦理提供參考，因?yàn)闄n案文書全面記錄了長期以來的辦案具體情況，案件處理后的歸檔文書凝聚了辦案人員的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也經(jīng)受了檢驗(yàn)，所以在辦理類似疑難案件時(shí)可提供參考依據(jù)。在此過程中，辦案人員可根據(jù)“先例”以及案件的情況觸類旁通，從而使辦案效果與社會(huì)效果之間有機(jī)統(tǒng)一起來。

3.2 利用檔案文書的真實(shí)案例來預(yù)防職務(wù)犯罪

職務(wù)犯罪依然屢見不鮮，檢察機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要工作就是預(yù)防和打擊職務(wù)犯罪，而職務(wù)犯罪的預(yù)防不能只是法律條文層面的說教，應(yīng)當(dāng)結(jié)合具體案例進(jìn)行剖析，這樣才能有效提高宣傳預(yù)防的作用。檢察機(jī)關(guān)檔案文書中的相關(guān)案例，通過編整可以形成生動(dòng)形象的教育材料，寓法于事，預(yù)防職務(wù)犯罪。同時(shí)，還可以利用本院檔案文書開展院史教育活動(dòng)，自新中國成立至今將近70年，中國的檢察制度先后經(jīng)歷了創(chuàng)建、撤銷以及恢復(fù)和快發(fā)展等多個(gè)階段，各級(jí)檢察院的發(fā)展歷程也是曲折的；檢察機(jī)關(guān)新進(jìn)工作人員對(duì)本單位的了解可謂一知半解，多從老同志那里得知一些信息，或者通過少數(shù)資料記錄獲得信息。這種途徑往往是片段性的，不能對(duì)本院發(fā)展歷程形成完整的印象與認(rèn)知。為此，我們可以利用檢察機(jī)關(guān)的檔案文書開展形式多樣的院史教育，使檢察人員能夠更好、更清楚地了解本院發(fā)展歷程。通過這種方式，不僅可以有效增強(qiáng)檢察機(jī)關(guān)檔案文書的有效利用率，而且也有益于工作人員對(duì)本院的歸屬感增強(qiáng)，對(duì)于職務(wù)犯罪的預(yù)防也具有顯著的作用。值得一提的是，檢察調(diào)研既是本單位工作方式方法，也是檢察工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。調(diào)研過程中應(yīng)當(dāng)本著實(shí)事求是的原則，立足于本院實(shí)際情況，即客觀記錄在檔案文書中的實(shí)情。同時(shí)，根據(jù)檔案文書提供的法律信息以及證據(jù)資料，服務(wù)研究人員對(duì)本院案件升降以及發(fā)展規(guī)律的分析研究，從而為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、高效地指導(dǎo)檢察工作提供高效的服務(wù)。

4 結(jié)束語

綜上所述，檢察機(jī)關(guān)的檔案文書是記錄本單位法律監(jiān)督職能履行以及監(jiān)察工作完成情況的記錄留存，其中涵蓋了基建檔案、訴訟文書、設(shè)備檔案以及聲像檔案和電子檔案等，對(duì)檢察工作各方面都進(jìn)行了記錄。檢察檔案文書管理工作系統(tǒng)性很強(qiáng)，既要管理者辛勤工作，又要各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)協(xié)作。雖然現(xiàn)階段檢察機(jī)關(guān)檔案文書管理工作取得些許的成效，但是依然有很多的問題需要解決和改革推進(jìn)。為此，我們應(yīng)當(dāng)不忘初心，牢記我們的責(zé)任和使命，加強(qiáng)檔案文書管理，凝聚力量，將檔案文書資料管理好，利用好。

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