醫(yī)院干部人事檔案管理中信息技術(shù)的實(shí)踐

朱坤

摘 要：醫(yī)院的人事檔案管理工作是醫(yī)院各項(xiàng)管理事務(wù)的重點(diǎn)內(nèi)容，能夠保障醫(yī)院的安全、穩(wěn)定運(yùn)行，并且強(qiáng)化醫(yī)院對(duì)各項(xiàng)資源的優(yōu)化配置。在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，醫(yī)院面臨著較嚴(yán)峻的競(jìng)爭(zhēng)，為此，需特別加強(qiáng)完善醫(yī)院干部人事檔案管理工作，并且充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的信息化建設(shè)，從而指導(dǎo)醫(yī)院完成對(duì)人才的選拔和調(diào)動(dòng)。本文就信息技術(shù)在醫(yī)院干部人事檔案管理中的具體實(shí)踐作一探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；干部人事檔案；信息技術(shù)；信息化建設(shè)

加強(qiáng)人事檔案管理工作的目的，主要是為了更好的落實(shí)對(duì)信息資源的管理，伴隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)形態(tài)發(fā)生了很大轉(zhuǎn)變，從而賦予了人事管理工作以新的內(nèi)涵。在此發(fā)展形勢(shì)下，需強(qiáng)化改革和優(yōu)化人事檔案管理工作，不斷提高人事檔案管理工作的信息化水平，從而在保障工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，促使其工作效率得到極大提升。本文主要以醫(yī)院干部的人事檔案管理工作為例，探討了信息技術(shù)在其中的具體應(yīng)用。

1 醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 管理方式過(guò)于落后

醫(yī)院作為一種的特殊性質(zhì)的行業(yè)，采用的管理方式也非常嚴(yán)謹(jǐn)。當(dāng)前，受傳統(tǒng)觀念的影響，醫(yī)院仍然在采用以往的人事檔案管理方式，這種工作方式具有一定的封閉性和保守性。醫(yī)院具有的檔案管理房間有限，因此，大多數(shù)情況下，會(huì)與其他科室共同使用一個(gè)房間，造成檔案資料比較混亂，極易發(fā)生混淆，而且醫(yī)院缺少專門的檔案管理人員，也不具備一些專業(yè)化的工作軟件，即使有，管理者也沒(méi)有充分掌握相關(guān)的技術(shù)操作，從而導(dǎo)致工作軟件的功能無(wú)法充分發(fā)揮出來(lái)。而且醫(yī)院干部人事檔案管理者缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，導(dǎo)致工作無(wú)法有效開展。

1.2 管理紀(jì)律過(guò)于松散

醫(yī)院的干部人事檔案中包含與干部個(gè)人相關(guān)的各項(xiàng)信息，有些醫(yī)院在管理干部人事檔案時(shí)，存在著信息不完善，或者干部私自涂改個(gè)人檔案信息的情況。導(dǎo)致檔案信息不具備真實(shí)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，并且會(huì)在很大程度上影響醫(yī)院在人事調(diào)動(dòng)和職位任免方面的工作。為此，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員需加大對(duì)干部人事檔案管理的重視程度。

1.3 重視程度不足

當(dāng)前，大多數(shù)醫(yī)院都將關(guān)注點(diǎn)放在了醫(yī)療工作上，而忽略了醫(yī)院干部人事檔案管理工作的重要性。而且國(guó)內(nèi)較多醫(yī)院并沒(méi)有充分利用人事檔案。管理醫(yī)院干部人事檔案的工作者，也僅僅是將檔案在整理之后進(jìn)行歸檔放置，并沒(méi)有及時(shí)在信息系統(tǒng)中錄入醫(yī)院干部的相關(guān)信息。以上這些，都充分表明了當(dāng)前醫(yī)院對(duì)于干部人事檔案的利用率較低。

1.4 檔案管理的自動(dòng)化程度不高

人事檔案管理中主要包含生成人事檔案、保存人事檔案及利用人事檔案等工作。當(dāng)前，醫(yī)院在管理內(nèi)部的人力資源時(shí)，紙質(zhì)檔案在生成、檢索和保存等方面，都具有相對(duì)落后的技術(shù)，從而促使人事管理檔案的水平較低。現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院依然在沿襲以往的手工填寫功能、計(jì)算機(jī)制表功能、復(fù)印機(jī)復(fù)印等方式，來(lái)管理醫(yī)院的干部人事檔案，并且?guī)缀跞坎捎檬止げ僮鞯姆绞剑瑏?lái)生成干部人事檔案，促使相關(guān)工作人員具有較大的工作強(qiáng)度，以及較低的工作效率。一旦手工填寫中出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致返工現(xiàn)象，從而浪費(fèi)大量的人力、物力及財(cái)力資源。

2 信息技術(shù)在醫(yī)院干部人事檔案管理中有效實(shí)踐的策略

2.1 加大對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)力度

在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)下，當(dāng)前的檔案管理工作也具有了較新的發(fā)展機(jī)遇，管理模式及管理手段都發(fā)生了很大改變。大多數(shù)高校都設(shè)置了與檔案管理相關(guān)的專業(yè)，并且為社會(huì)培養(yǎng)了一大批專業(yè)化的人才。因此，醫(yī)院在大力使用信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，加大對(duì)專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)力度。并且確保他們具有大量的專業(yè)知識(shí)，此外，他們還需掌握對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，從而極大的改善醫(yī)院干部人事檔案管理工作的信息化水平，加強(qiáng)信息化建設(shè)。

2.2 加強(qiáng)對(duì)信息化管理的安全建設(shè)工作

在借助計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成對(duì)人事檔案信息的錄入和保存工作，以及運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳遞相關(guān)信息時(shí)，需保障信息的安全。在管理人事檔案信息化工作時(shí)，管理人員需保護(hù)信息完整，避免他人竊聽，并且嚴(yán)格杜絕出現(xiàn)人事檔案信息外流的現(xiàn)象，針對(duì)那些運(yùn)用人事檔案管理系統(tǒng)的工作者，也需對(duì)其加強(qiáng)管理。例如，可以設(shè)置密碼、防火墻、認(rèn)證信息等，從而確保人事檔案信息的安全。此外，為了增加人事檔案信息的安全指數(shù)，還需對(duì)信息進(jìn)行備份和秘密處理。如果出現(xiàn)非法操作計(jì)算機(jī)的行為，需立即予以制止。

2.3 提高信息化意識(shí)，加大投入力度

為了切實(shí)完善醫(yī)院的干部人事檔案管理工作，醫(yī)院需加大對(duì)這項(xiàng)工作的重視程度，切實(shí)推行對(duì)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，從而充分發(fā)揮干部人事檔案的作用。此外，為了完善各項(xiàng)信息化建設(shè)，需投入大量的人力、物力及財(cái)力等，不斷完善企業(yè)的各項(xiàng)軟硬件設(shè)施，提高設(shè)備的性能指數(shù)。對(duì)干部的人事檔案信息需采取數(shù)字化的形式進(jìn)行保存處理，并且保障數(shù)字信息的科學(xué)性，根據(jù)部門及職位不同，分類處理人事檔案信息，并且建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，購(gòu)置與人事檔案管理工作相關(guān)的平臺(tái)或軟件。

2.4 積極轉(zhuǎn)變管理理念

醫(yī)院想要實(shí)現(xiàn)自身的持續(xù)發(fā)展，并且提升其業(yè)務(wù)水平，就需具備現(xiàn)代化的管理意識(shí)，積極轉(zhuǎn)變管理理念，從而促使醫(yī)院干部人事檔案管理工作更加現(xiàn)代化，并且滿足醫(yī)院在新形勢(shì)下的發(fā)展需求。積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人工管理檔案的方式，利用信息技術(shù)，來(lái)提升醫(yī)院當(dāng)前的醫(yī)人事檔案管理效率，并且促使管理人員發(fā)揮自身作用。信息技術(shù)的合理運(yùn)用，有助于改善以往的手動(dòng)搜集和整理檔案資料的效率，以及對(duì)人事檔案信息的查詢和調(diào)取效率。總之，將信息技術(shù)科學(xué)的運(yùn)用到醫(yī)院管理人事檔案信息的過(guò)程中，促進(jìn)在開展辦公室工作的同時(shí)，來(lái)進(jìn)行對(duì)檔案的信息化管理工作，從而促使醫(yī)院在管理人事檔案方面具有較大的時(shí)效性。

2.5 創(chuàng)建專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)及完善的基礎(chǔ)設(shè)施

在整個(gè)人事管理中，醫(yī)院干部人事檔案管理是尤為重要的組成部分，干部檔案資料的內(nèi)容是否全面、真實(shí)，將對(duì)醫(yī)院方針政策的切實(shí)實(shí)施具有較大影響。檔案管理人員承擔(dān)著直接記錄和管理醫(yī)院干部人事檔案信息的任務(wù)，因此，為了確保醫(yī)院干部人事檔案的真實(shí)和完整，需加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理作用，促使其專業(yè)素質(zhì)逐漸增強(qiáng)，職業(yè)道德更加高深。同時(shí)，需配備專門的檔案管理辦公場(chǎng)所，以及數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼錄像機(jī)、配備掃描機(jī)等，從而促使其基礎(chǔ)設(shè)施更加完善；此外，還需加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院各類大事件和重要事件的記載，并將其借助于文字、圖片和視頻等方式進(jìn)行詳細(xì)記錄。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上，由以上內(nèi)容可知，信息技術(shù)在醫(yī)院干部人事檔案管理工作中的運(yùn)用，還仍然處于前期的發(fā)展階段，針對(duì)其中存在的問(wèn)題，醫(yī)院管理人員需對(duì)此進(jìn)行深入探討和改善，從而切實(shí)落實(shí)對(duì)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，并且在此基礎(chǔ)上，來(lái)提升醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作的效率，促使醫(yī)院順利開展干部人事檔案管理工作。

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