淺談新形勢下如何做好企業檔案管理工作

摘 要：隨著國家市場經濟的不斷發展，企業的地位也在發展中不斷地變化，變得越來越重要，而對于企業本身來講，檔案是整個企業當中非常重要的一個環節，不僅清晰的記錄了整個企業發生過的事件，而且還包括了企業內部人員的信息。對于企業來說，檔案管理工作是一項非常艱巨的任務，那么想要將這個艱巨的任務完成好，就要建立一個強大的檔案管理部門，讓企業的信息管理工作不再出現任何紕漏，本文主要就企業自身的發展及需求，針對企業的具體情況，對如何做好企業檔案管理工作提出了相關管理策略。

關鍵詞：新形勢；做好；企業檔案管理；思考

隨著我們國家不斷發展，在企業的檔案管理方面也加強了重視，對于一個企業來講，檔案管理工作是對于企業內部所有活動的一種記錄方式，是一個企業在生產經營的過程中要進行重大決策和相關建設活動的參照依據。而對于企業本身來講，能否做好企業檔案管理工作直接決定了整個企業未來的發展狀況。所以現代社會這個信息化的大時代當中，做好企業的檔案管理工作就成為了每一個企業工作的重中之重。

1 檔案管理工作在一個企業當中的重要性

就企業來講，檔案是企業發展中的一個不可或缺的部分，因為檔案對于整個企業在各個階段的發展都進行了記錄和整理，在進行妥善保管的基礎上，使工作人員在進行信息查閱的時候不再浪費時間。不僅能夠對企業的相關決策進行參考，而且在企業當中遇到一些難以解決的問題時，也可以通過對資料的查閱來尋求問題的解決方式。所以說，檔案對于一個企業的發展是至關重要的。現階段我國進入了新時期，檔案管理工作也就進入了新形勢的發展過程中，所以檔案管理工作也隨之進入了信息化，不僅可以借助互聯網這個平臺來對檔案進行整理和保存，而且還確保了檔案的安全性，降低了檔案的遺失的可能性。我們舉個例子說，如果企業將檔案整理保存到了云端，那么就等于對信息的完整性進行了有效的保障。但就目前發展的情況來看，相關工作人員并不具備這種規范化的管理意識，所以當前的信息化管理現狀是不利于加強檔案管理的水平的。而且經過調查我們發現，還有部分企業仍舊采用傳統的手工方式來對檔案進行整理，也就是說，想要查閱一份資料需要浪費很久的時間，而且還不能有效的保證資料的完整程度。現階段傳統的檔案管理模式已經不符合時代發展的需求了，要轉變觀念改為新的管理模式，不僅可以有效的避免工作中出現的誤差，而且還能方便人們對于相關信息的查閱。

2 在新形勢下對企業檔案管理工作進行創新的具體策略

2.1 對企業檔案管理的觀念進行更新

在當今社會當中，不論是企業還是事業單位，都會有檔案的存在，那么對于他們本身來講，檔案是非常重要的內容，甚至可以稱之為一筆寶貴的財富，在新的發展趨勢中，檔案管理工作也隨著社會的發展做出了一些改變。但是，這種改變并不徹底，這當中還是存在許多的問題。根據檔案管理工作中存在的相關問題。我們首先要對管理的概念進行更新，因為在很大一部分的企業當中都存在領導對檔案管理的錯誤認識，也就是說在企業發展中只重視企業經營中的利潤和所取得的成績。由于檔案管理工作本身就會對企業產生一定的消耗，所以在企業發展中經常處于被忽視的狀態。那么想要在這種新形勢下做好企業的檔案管理工作，就要摒棄這種不正確的觀念。一個企業的領導也要在檔案管理方面加強自身的認識。而檔且案管理工作人員本身也要樹立正確的管理理念。要認識到檔案管理工作并不是單純的對檔案進行整理和分類，而是要對檔案管理具備先進的管理意識。現階段信息技術在我們的生活中得到有效的普及，而檔案管理工作本身就是一項非常繁瑣的工作項目，所以相對于其他工種而言，這項工作非常的枯燥單一，而且工作量又非常的重，所以為了從根本上改變這種工作方式，就要在檔案管理上運用信息技術，并且對于檔案管理技術進行有效的學習。

2.2 對檔案管理工作人員的綜合素質進行提升

在檔案管理這項工作中，其工作人員的綜合素質也是極為重要的，第一，隨著科技的不斷發展，在新形勢下的檔案管理工作完全的進入了現代化的發展趨勢中。對于相關工作人員的要求也會隨之提高，要求其必須能夠熟練的掌握計算機技術，而且對于檔案管理工作的相關技能也要熟練的掌握。檔案管理工作并不像我們想象的那么容易，在進行人才選拔的過程中，要盡量選擇一些高校畢業的且是本專業的大學。而且在正式工作之前，還要對其進行專業技能培訓，增強對檔案管理工作的了解程度，保障他們在步入工作崗位后能夠很好的完成工作任務。第二，在招聘相關工作人員的過程中，要求其具備良好的職業素質，不論是企業還是事業單位的檔案都是具備一定的保密性，如果工作人員在這一點上不重視，那么就會出現資料外泄的情況，這對檔案管理會產生非常不利的影響。那么也就是說，要在企業檔案管理工作人員的選拔上將工作人員的綜合素養列為重點內容，從根本上提高檔案管理工作的質量。

2.3 改變原有的檔案管理思路

在新的發展形勢中，檔案管理工作同樣需要新的管理思路，因此在進行企業檔案管理的過程中，要對檔案管理的思路進行不斷的創新。就這項工作本身的性質來講，其實是非常枯燥乏味的，因為檔案整理工作通常都是一成不變的，久而久之相關人員也會對這項工作缺少工作的熱情，那么就要針對這種情況來對檔案管理工作進行創新，受到傳統的檔案管理方式的影響，相關工作人員仍舊采用動手摘錄的方式來對檔案進行整理，而且完全按照相關要求一絲不茍的完成任務，這種方式完全的忽視了現階段對于檔案管理工作的具體需求，而且還有一種情況就是，工作人員只是簡單的將檔案進行整理和分類，就認為自己已經完成了工作的內容。而這種傳統的工作方式已經完全不能符合我們國家現階段的發展需求了，不論是企業當中的領導還是相關工作人員，都要意識到檔案管理工作是為企業與社會進行服務的，也就是說要對管理思路進行創新，給檔案管理工作進行重新定位，這樣才能真正意義上的體現檔案管理工作的價值。

2.4 對檔案的硬件設施加強建設

前面我們說到，檔案管理工作非常的繁重，所以這項工作并不是靠人工勞動就可以完成的。尤其是現階段新形勢下的檔案管理工作，是需要先進的設備來配合的，所以我們說要對于企業當中檔案管理工作的硬件設備進行加強，那么硬件設備指的就是，我們常用的辦公設備，在進行檔案管理工作的過程中，計算機網絡是必不可少的，因為在現階段我們已經完全的淘汰了傳統的紙質檔案，那么電子檔案就成為了檔案的主要存在形式，這種電子檔案不僅方便而且很容易保存。所以目前我們采用的都是電子檔案的形式，但是在這個過程中仍然存在一定的問題，也就是電子檔案現在還無法保證檔案的安全性，所以企業要在該方面加強建設，在保證系統穩定運行的前提下，還要對整個系統進行安全性設置，確保檔案的安全性。

3 結束語

結合以上我們對企業檔案管理工作的分析，我們發現，檔案管理工作無論是在事業單位當中還是在企業當中，都是不可或缺的一個重要組成部分。所以在現階段發展的新形勢下，要將檔管理工作做好是十分必要的。對于企業來講，要充分的認識到檔案管理在整個企業當中的重要性。而對于相關管理人員來講，要對自己的工作有一個正確的認識同時還要明確自身的責任，在觀念上進行改變。在整體上促進檔案管理工作的質量，使檔案管理水平穩步提升。

參考文獻

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作者簡介

郝慧赟（1984-），漢，女，本科，研究方向：企業檔案管理。