信息化建設(shè)在人力資源檔案管理中的必要性及保障條件研究

劉麗華

摘 要：當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)處于高速發(fā)展階段，以信息技術(shù)為核心的互聯(lián)網(wǎng)滲透到了人們的日常生活和工作當(dāng)中，人們對其逐漸產(chǎn)生依賴。人力資源管理也隨著信息技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出了新的特點(diǎn)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景之下，人力資源檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享，全面提高了人力資源的檔案管理工作效率。本文從人力資源檔案管理部門進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性出發(fā)，重點(diǎn)論述了如何為信息化建設(shè)提供保障，促進(jìn)人力資源檔案管理水平提高。希望通過本文能夠?qū)θ肆Y源檔案管理工作起到一定的推進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：人力資源檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

1 引言

以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為代表的各種軟硬件已經(jīng)全面滲透進(jìn)我們的日常生活工作當(dāng)中，對各行各業(yè)的工作方式都產(chǎn)生了深刻變革，極大的提高了工作效率，且逐漸讓一些落后的工作手段變?yōu)闅v史。對人力資源檔案管理部門來說，積極推行信息化建設(shè)能夠擺脫對紙質(zhì)檔案的依賴，節(jié)約物理空間，提高檔案數(shù)字化建設(shè)水平，提高檔案的使用效率，有效實(shí)現(xiàn)人力資源共享的目的。

2 人力資源檔案管理信息化建設(shè)的必要性

2.1 信息化建設(shè)是人力資源檔案管理的必然要求

信息技術(shù)的普及提高了各行各業(yè)的工作效率，同時(shí)也加劇了各行業(yè)之間的競爭，各領(lǐng)域所面臨的挑戰(zhàn)也進(jìn)一步被放大，人才作為各個(gè)單位應(yīng)對挑戰(zhàn)的重要力量，必須要建立先進(jìn)的人力資源檔案管理體系，完善對應(yīng)的管理制度，提高對檔案管理工作的重視。制度的健全性對于檔案工作的未來發(fā)展水平影響甚大。目前人力資源檔案管理的信息化可保證高效的檔案管理工作，能夠極大的提升工作質(zhì)量，因此這也是推動(dòng)檔案管理的有效手段。過去我們習(xí)慣于使用手工記錄的方式進(jìn)行人力資源檔案管理，但是容易出錯(cuò)，效率也不高。而信息化建設(shè)則能夠克服傳統(tǒng)模式的缺陷，充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的有效輸入與輸出，進(jìn)而提升人力資源檔案管理應(yīng)用水平。

2.2 信息化建設(shè)是人力資源檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的必經(jīng)之路

人力資源檔案管理工作過去長時(shí)間都處于半封閉甚至全封閉的狀態(tài)之下，以至于人們無法全面了解人力資源檔案管理的意義，相關(guān)信息資源的管理開發(fā)也僅能夠停留于想法層面，實(shí)踐困難。另外傳統(tǒng)檔案管理模式也影響先進(jìn)檔案信息共享發(fā)展，在這個(gè)資源共享的新時(shí)代中顯得格格不入。對此需要快速解決人力資源檔案管理信息化發(fā)展存在的一些問題，也由此看出實(shí)行信息化建設(shè)的必要性，信息化建設(shè)不僅能夠提升管理效率與質(zhì)量，還能夠最大限度的實(shí)現(xiàn)人力資源檔案信息開發(fā)，最終實(shí)現(xiàn)信息共享。

2.3 信息化建設(shè)是人力資源檔案管理服務(wù)水平提高的重要途徑

人力資源檔案管理工作的最終目的是要提供良好的檔案管理服務(wù)，手工輸入人力資源有關(guān)信息是傳統(tǒng)工作方式，隨著在檔案管理工作中逐漸普及信息化技術(shù)，極大的提升了人力資源檔案信息使用效率和質(zhì)量，減少了檔案查閱的時(shí)間和查閱成本，提高了查閱效率和準(zhǔn)確性，進(jìn)而也提高了檔案的使用頻率，進(jìn)一步凸顯了檔案的使用價(jià)值。

3 人力資源檔案管理信息化建設(shè)的保障條件

3.1 進(jìn)一步健全人力資源檔案信息化建設(shè)的有關(guān)法律規(guī)定

要從檔案管理單位當(dāng)前的管理現(xiàn)狀出發(fā)，從檔案的管理、技術(shù)和業(yè)務(wù)角度構(gòu)建完善的人力資源檔案信息化過程制度體系，按照規(guī)范合理的操作程序積極開展各類檔案管理業(yè)務(wù)，有效的維護(hù)人力資源檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)與檔案所有人的隱私權(quán)，明確檔案管理部門的職責(zé)所在，保證對人力資源檔案信息規(guī)范化管理。另外，要對單位內(nèi)部的檔案管理人員通過紀(jì)律條例嚴(yán)加約束，建立基于信息化技術(shù)的檔案安全保密制度，通過權(quán)限分級確定瀏覽者的瀏覽范圍，進(jìn)一步保證檔案管理的安全性。

3.2 進(jìn)一步強(qiáng)化人力資源檔案管理人員的信息化意識(shí)

要以檔案管理法律條例為準(zhǔn)則進(jìn)行檔案管理意識(shí)構(gòu)建，要在法律范圍內(nèi)樹立人力資源檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)管理目標(biāo)，不斷地提高人力資源檔案管理者和單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度，深入開展檔案信息化建設(shè)研究工作，制定目標(biāo)并積極執(zhí)行；第二，單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要高度重視檔案管理意識(shí)的形成，認(rèn)識(shí)到對人力資源檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)的重要性，以身作則，主動(dòng)探究信息時(shí)代前沿知識(shí)，通過會(huì)議講話、人員約談和現(xiàn)場指導(dǎo)等方式指導(dǎo)人力資源檔案管理者逐漸形成較強(qiáng)的信息管理意識(shí)，掌握檔案管理領(lǐng)域的科技發(fā)展趨勢和實(shí)時(shí)發(fā)展動(dòng)態(tài)，為全面進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)提供保障。

3.3 建立基于信息技術(shù)的現(xiàn)代化人力資源檔案管理平臺(tái)

檔案存在的意義就是要在使用的時(shí)候提供重要真實(shí)歷史記錄，人力資源檔案是伴隨檔案所有人一生的重要記錄，且隨著人事的變動(dòng)，不同部門對其都需要進(jìn)行檔案審查工作，這也就涉及到了檔案互調(diào)。過去依賴于紙質(zhì)檔案管理形式想要實(shí)現(xiàn)檔案互調(diào)很麻煩，而信息化建設(shè)背景下的電子檔案則可以輕松實(shí)現(xiàn)。對此要增加對檔案管理軟件的投入，建立人力資源信息管理數(shù)據(jù)庫，形成人力資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無紙化檔案管理。要將重要信息導(dǎo)入進(jìn)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中并設(shè)置密碼和訪問權(quán)限，構(gòu)建電子檔案并有效歸檔各類信息，為了查閱以及共享人力資源信息提供方便，為人才流動(dòng)更好提供即時(shí)服務(wù)，同時(shí)還能夠降低紙質(zhì)案卷損耗，長久的保存有價(jià)值的人力資源檔案。

3.4 全面提升本單位的人力資源管理中的業(yè)務(wù)素質(zhì)

當(dāng)前人力資源檔案管理部門的檔案管理人員呈現(xiàn)出老齡化的特點(diǎn)，人才銜接方面顯得青黃不接，現(xiàn)有人員對計(jì)算機(jī)的使用僅限于簡單的文字編輯和表格管理，對一些專業(yè)的檔案管理軟件操作不熟練，導(dǎo)致購入的一些軟件一直沒有得到實(shí)際使用。對此，首先要提升人力資源檔案管理部門人員的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平和電子文件的管理水平，通過繼續(xù)教育和網(wǎng)絡(luò)課堂等方式提高人力資源檔案管理能力；其次，要提升每一位檔案管理工作者的責(zé)任心和工作使命感，進(jìn)一步提高人員思想政治工作水平，提倡尊重他人隱私權(quán)，增強(qiáng)其安全保密意識(shí)，做好人力資源檔案信息的保密工作防止信息外泄；最后，還要結(jié)合每個(gè)人的具體工作建立健全人員績效考評體系，通過人事晉升和職稱評定以及評獎(jiǎng)評優(yōu)等方式來提高有關(guān)工作者的工作熱情，保證人力資源檔案信息化持續(xù)進(jìn)步。

4 結(jié)語

目前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)仍在發(fā)展，并出現(xiàn)了諸如云計(jì)算、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)為代表的數(shù)據(jù)分析功能，如果未來能夠?qū)⒃擃惣寄軕?yīng)用到人力資源檔案管理部門的信息化建設(shè)當(dāng)中，將能夠更好的進(jìn)行人員檔案管理，更好的選拔優(yōu)秀的人才到對應(yīng)的崗位上，實(shí)現(xiàn)人崗相宜，促進(jìn)檔案管理水平進(jìn)一步提升。

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