醫院檔案數字化管理及質量控制的思考

李艷輝

摘 要：醫院檔案包含著醫護人員和患者的檔案，也包含著醫院的重要研究成果，醫院檔案通過使用數字化管理的管理模式，促進了醫院檔案管理水平的提高。但是數字化檔案管理在應用時，還存在一些問題。本文對醫院檔案數字化管理及質量控制進行分析，以供參考。

關鍵詞：醫院檔案管理；數字化管理；質量控制

隨著社會科技的不斷進步，信息化、數字化時代的到來為人們的生活和工作帶來了很多方便，人們通過信息數字技術，簡化了工作中的一些操作，也提高而生活的質量，醫院利用數字化的技術管理檔案，很大程度上提高了醫院檔案的真實性和安全性。

1 數字化管理

1.1 數字化管理的含義

數字化管理是通過信息技術，將文字、圖片、語音等文件以數據的形式錄入，然后統一的管理。數字化管理包括對生產、銷售、服務等方面進行管理，企業應用數字化管理，能夠有效的提高工作效率、節約經營成本，提高效益。

1.2 數字化管理的優點

數字化管理是現代非常常用的一種信息管理方法。通過使用計算機和通訊網絡技術就能夠實現數字化管理，所以，數字化管理的第一個優點就是簡單，科技的不斷提升，計算機的普及，使人們對計算機的熟悉程度非常高，數字化就是將信息在計算機上進行錄入形成的數據，就是數字化結果，這種信息模式非常易于管理。第二個優點是速度快，數字化的信息不僅是錄入速度快，形成速度和傳遞速度也非常快，在實際工作中，能夠有效的提高工作效率。第三個優點是客觀，利用數字化管理，將信息進行管理，能夠更大程度的保證信息的客觀性和公正性，提高信息的質量。第四個優點是判斷，利用數字化管理將信息統計在一起，然后將信息的內容進行分析和研究，為決策提供有效的信息依據，提高決策的準確性。

2 數字化管理在醫院檔案管理時存在的問題

2.1 管理制度不完善

數字化管理的應用時間尚短，管理制度還不夠完善，檔案管理人員工作態度松散，導致數字化管理很難落實到實處，很多檔案信息沒有正確的整理和歸檔，導致檔案信息不夠準確，檔案信息不具備參考價值，沒有發揮出數字化檔案客觀性的優勢。

2.2 數字化技術不高

醫院檔案中存在很多重要和機密的文件，因此數字化檔案管理，需要對這些重要的文件進行保護和管理，但是醫院對數字化的檔案管理模式不夠了解，因此對檔案進行防護加密的意識淡薄，導致了數字化檔案只具備數字化和平臺自帶的簡單防護功能，對惡意的系統攻擊沒有高級別防護技術的支持，會給數字化檔案的安全帶來威脅，因此，數字化技術不高是數字化檔案管理中十分重要的問題。

3 控制醫院檔案管理質量的方法

3.1 完善制度化管理

醫院病案檔案管理部門為提高檔案管理質量，應完善各項管理制度、建立科學的工作流程，對檔案實行全面質量控制。并將病案檔案管理部門和管理人員的制度執行情況作為工作績效納入考核范圍，在管理體制上為病案檔案質量管理提供可靠保障，保證病案檔案具有完整性和查詢的準確。

注重電子檔案質量管理與歸檔“雙軌制”。所謂電子檔案，指得是在醫院社會活動當中形成的可通過電子信息系統進行傳輸與應用的文字、符號、圖表和影像等信息的總和。電子病檔案作為醫療信息管理的發展方向，以其獨特的管理方式和動作模式對傳統檔案管理模式提出了挑戰。進行電子檔案的錄入依據的原則是：客觀性、真實性、準確性、及時性、完整性；通過電子檔案系統，可實現檔案質量管理與監控、提供醫療服務所需的信息，進行相關數據統計和分析。

3.2 強化數字化管理意識

檔案的管理人員在從事電子檔案管理時應樹立起“前端控制”意識，在電子病案的形成、傳輸、歸檔、分類、統計和應用過程是提前介入，進行全程控制。管理人員要對醫院內部信息管理系統中的電子病案資料建立起科學的索引，便于快速準確檢索及進行統計分析。保證電子病案的質量可為醫院保存必要的法律憑證，提高歸檔管理水平可提升電子病案的利用效率，實現資源共享。

3.3 建立數字化管理系統

數字化管理系統是一個數字化管理平臺，將整個醫院的視為一個整體，建立一個適合醫院的系統平臺，是每一位醫院的工作人員都能使用的平臺，能夠保證檔案信息的真實性，提高檔案信息的時效性。例如，當患者來到醫院就診時，需要化驗來判斷患者生病的原因，當患者進行化驗或者其他檢查時，會得到一份化驗檢查報告，這份檢查報告病人拿在手里的是紙質的，但是利用數字化管理，患者的化驗結果已經上傳到了管理平臺上，為患者建立了一個電子醫療檔案，當患者需要進一步治療時，這份電子檔案就會傳送到住院處，方便住院部醫生的查看和研究，為患者提供更好的治療方案。

3.4 提高檔案管理人員專業水平和職業素養

提高檔案管理人員的專業水平是保證數字化檔案質量的關鍵，醫院的重要研究成果的錄入，需要檔案管理人員進行錄入，這是因為為了保護醫院檔案的安全性，在開放使用權限時，一些重要的文件只有檔案管理人員才擁有比較高的權限，因此，科研成果的錄入離不開檔案管理人員，專業的檔案管理水平會將信息整理的清晰明了，實物檔案的歸檔工作做的井井有條。同時，重要文件的錄入，還需要檔案管理人員高水準的職業素養，將檔案文件的內容要嚴格保密，這是對醫院非常重要的，保護著研究成果的同時，也保護了醫院的利益。

3.5 加強監督檢查工作

數字化的檔案管理，需要經常將檔案信息進行完善，檔案信息錄入或者傳送的不及時，影響非常大，因此，周期性的對數字化檔案管理工作進行監督檢查是十分必要的，將檢查結果與檔案管理人員的績效考核相關聯，不僅能夠促進檔案信息的錄入，還能提高檔案信息的質量。

3.6 提高防護加密技術

在數字化檔案管理中加入高級別的防護加密技術，能夠有效的提高數字化檔案的安全，加密技術的應用，在重要信息進行上傳時，可以對信息內容進行加密保護，防止重要內容的外泄，造成醫院的損失，保證了數字化檔案管理的高效性和安全性。

4 結語

醫院數字化檔案管理在應用中，不斷的完善數字化管理制度、加強檔案管理人員的意識、專業技能和職業素質的管理、加強監督管理工作的力度、提高數字化安全防護的技術，都能夠有效的控制醫院數字化檔案管理的質量。對醫院數字化檔案管理的可持續發展起到了促進的作用。

參考文獻

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