簡述環保檔案現代化建設的問題及數字化管理

摘 要：隨著我國環保事業的發展和壯大，環保檔案的信息量也與日俱增。環保檔案的承載載體隨著時間的發展，其形式十分豐富多樣。目前來看，電子檔案已經成為環保檔案的普遍存載方式，對其進行現代化建設以及數字化管理變得十分必要。然而在傳統環保檔案的發展中存在信息量大而混亂等不少問題，本文以此為切入點，分析環保檔案現代化建設中的問題，以及對其進行數字化管理的應對策略，以供有關部門和人員進行后續參考。

關鍵詞：環保檔案；現代化建設；數字化管理

隨著我國現代化建設的不斷發展，對環保檔案的管理也有了高標準、嚴要求。龐大的信息，海量的數據注定了傳統環保檔案管理方法的失效。順應時代發展，環保檔案的數字化管理是“以數據庫、數據壓縮及數字掃描等技術，把紙質、聲像等文件組織成信息資源庫”[1]。同時，做到環保檔案的管理服務、智能等方面的數字化，進而使環保檔案發揮其應有的作用。

1 環保檔案現代化建設中存在的問題分析

1.1 環保檔案收集整理缺乏統一管理

由于我國環保工作起步較晚，對于環保檔案的收集與整理還處在起步階段。隨著對環保事業研究的不斷深入，相關環境問題的資料數量也在不斷增多。這些文獻的內容、類型、載體都呈現出豐富化的特點，對這些資料的歸檔整理成為建立環保檔案的重要難點。環保檔案的資料增長率已經超過了管理人員現有的處理能力，很多有價值的環保資料沒有及時建立檔案，存在文獻資料流失的現象。

1.2 環保檔案查閱平臺缺乏完善的使用

隨著環保檔案文獻資料的增加，其復雜性和多樣性既是我國環保檔案的寶貴資料庫，同時也給科研人員的查閱和使用帶來很大困難。在環保檔案查閱平臺中，各環保檔案管理系統分散，未能實現真正意義的流通、共享，從而降低了環保檔案的效益發揮，不利于環保檔案現代化建設的發展道路。

1.3 環保檔案管理統籌規劃有待提高

受場地、資金、人員等因素的限制，環保檔案管理統籌制度缺乏統一規劃。環保檔案數據沒有及時收集與整理，沒有統一的平臺以供科研人員二次參考和使用，這些歸根到底都是由于環保檔案缺乏統一管理統籌規劃導致的，如何提高環保檔案管理統籌規劃，仍是亟待解決的熱點問題。

2 當代環保檔案的數字化管理策略分析

2.1 完善環保檔案歸檔的數字化

環保檔案以數字化為載體進行收集與整理，以責任制、會簽制、移交制為準則，確保檔案收集工作有效進行。對于環保重要文件進行特殊標記、保存和識讀工作，把不合格的電子信息進行及時刪除，保證檔案歸檔的統一性和完整性。做好環保檔案的數據保密工作，根據我國《電子簽名法》的相關規定，“電子檔案可以作為原始憑證”[2]我們也做了一系列的保密措施。因此加強重要環保檔案文件的保密工作十分重要。避免檔案數據丟失，防止檔案信息在傳輸中被破壞，做好“簽署技術與隱形條形碼的輸入，以此和偽造、復制區別開來，實現原始電子檔案的安全”。

2.2 建立健全環保檔案的數據庫

對環保檔案目錄、全文、媒體資料等內容建立統一的數據存儲庫。全文數據庫的重點不單是對檔案全文的錄入和掃描，更要注重對環保工作的認識和實際調研數據的歸檔。隨著我國對環保工作的逐漸重視，實際工作開展中產生了大量的環保數據，在符合我國國家與行業數據化建設標準的基礎下，做好數據的采集、整理，建立數據化管理庫，以統一的數據模板對環保檔案進行集中化管理，通過標準化建設，保持數據格式的兼容性，使其發揮出應有的參考價值和利用價值。此外，由于數據庫存儲的自身問題，一定要對環保檔案做好安全備份工作。通過對備份過程、備份數據的嚴格記錄與監管，防止出現由于系統癱瘓或硬件設備損壞而造成的數據庫被損毀的問題。

2.3 搭建統一的數字化管理平臺

環保檔案是對環境問題進行長期性、廣泛性收集和整理，因此搭建統一的數字化管理平臺對環境監測、調查，以及后期信息資源的共享有著重要的意義。在選擇環保軟件平臺時，也應該注重軟件的代表性、標準性和兼容性，我局已開發出《海口市污染源動態管理系統》和《?？谑协h保督察案件管理系統》等軟件。這樣既避免了軟件平臺的重復性開發工作，又能夠很好的與國家資源實現連接和共享。環保檔案數字化管理平臺的搭建在保證信息標準化和安全化的基礎上，一定要注重對信息內容兼容性的考慮。這樣才能優化平臺建設成本，實現綠色健康的數字化平臺運營。

2.4 加強管理人員的數字化培訓

環保檔案的管理人員應該加強對檔案管理的數字化服務意識。無論是領導還是員工都應該通過相關數字化檔案理論知識培訓，學習先進的數字化管理操作技能，努力成為精通計算機技術和檔案管理的綜合性人才。同時，高度的責任感，強烈的保密意識等職業操守都是環保檔案數字化管理人員應該具備的優良品質。此外，還應該加大對微機等設備的投入使用，讓環保檔案的數字化管理順利落實。作為環保檔案數字化管理的分析者和傳播者，管理人員的數字化服務意識和管理方法是其具體落實的重要人為因素。提高管理人員業務水平，完善相關考核制度，最終實現環保檔案的數字化管理。

2.5 制定檔案數字化管理的標準

環保檔案的數字化意味著對檔案管理走向標準化和計算機化，通過計算機技術，實現環保檔案內容、范圍、類型等的合理分類，這種管理離不開具體的標準約束。有關部門和人員通過分析環保檔案實際管理中問題，依此有針對性的提出管理標準，有助于提高環保檔案的查閱率，以及對環保數據的分析總結，進而實現環保檔案的充分利用。

3 結語

綜上所述，隨著我國環保事業的不斷發展，環保檔案在具體實踐中出現收集整理缺乏統一管理，查閱使用平臺缺乏進一步完善，管理統籌規劃有待提高的現實問題。伴隨著計算機技術的日臻成熟，環保檔案的數字化管理成為檔案行業發展的潮流趨勢。從環保檔案歸檔的數字化，到建立健全相關數據庫，這是環保檔案數字化的基礎。從平臺建設來看，統一的數字化管理平臺，能有效確保數據的兼容性和標準性。從數字化管理，環保檔案相關從業人員綜合素質的提升，以及相關管理標準的建立完善，是實現環保檔案充分發揮作用的重要因素。

參考文獻

[1]陳靜.環保檔案現代化建設存在的問題與數字化管理的探討[J].城建檔案.2015（05）：55-56.

[2]宋依麗.環保檔案現代化的問題與數字化管理[J].科技資訊.2016（07）：248-250.

作者簡介

唐牧（1973-），女，漢，海南省?？谑校髮W?？疲眇^員，檔案管理，研究方向：檔案管理及檔案信息數字化。