信息安全背景下人力資源檔案的數字化管理

李媛

摘 要：隨著現代信息技術的高速發展，計算機數字化管理早已進入了各行各業中，但隨著信息技術的不斷革新，在應該用新技術的同時，其安全性也越來越受到社會的重視。而人力資源檔案，蘊含了各企業、公司人才的詳細信息，是企業重要的資源，所以人力資源檔案在實現現代化數字管理的同時，還要保證其安全性，這方面則是HR的核心工作之一。

關鍵詞：信息安全；人力資源檔案；數字化管理

未來的社會發展將是信息技術的時代，其優勢是快捷、便利、資源含量大、安全，人資資源檔案的數字化管理自然大大提高了HR的工作效率，但也因為其技術更新速度快，而導致存在不少安全隱患。同時人力資源檔案的數字化管理也是企業信息化建設的關鍵一環，這樣更加凸顯了其信息安全的重要性。

一、人力資源檔案數字化管理的意義

首先，在人力資源檔案中涵蓋了企業內全體職員薪資、業績、行為規范等重要個人信息資源，而其數字化管理是推進企業科學經營和管理的第一步。其次，人力資源檔案數字化管理能相對過去以紙制品為檔案管理將更加安全有效的保。過去的紙質檔案，由于自身較脆弱，在長時間保存上存在很多問題，并且因為檔案過多容易造成難以整理，查找麻煩等現象。但利用數字化管理技術，人力資源檔案資料可以轉換為數字信息，保存將更加的安全，并且減少了存儲檔案所占用空間，便于整合以及查找，提高HR工作的效率。人力資源檔案資料數字化管理將令信息的存儲、查詢、整合建立在快速、高效、穩定的基礎上，使人力資源檔案管理更加的科學，也完全符合了社會發展的趨勢，擁有查閱權限的管理者，查閱起來更加便捷，減少了查閱時間，并且避免了過去查閱檔案時出現損壞或遺失信息的情況。

二、人力資源檔案數字化管理存在的問題分析

目前很多企業人力資源檔案管理數字化存在著不少問題：第一，以往的紙質檔案過多難以快速的數字化。在國內部分企事業雖然實現了務信息化和交流信息化，但以往的年代較久遠的資料積累過多，這些數量巨大、繁雜的人力資源檔案直接影響了數字化整合的速度。第二，人力資源檔案資料的安全性問題。由于所有人力資源檔案都可以通過網絡查詢，這樣就加大了被黑客或商業間諜攻擊、盜竊的幾率。很多企業在人力資源檔案實行數字化管理的同時，沒有意識到網絡信息安全的重要性，導致黑客和商業間諜可以較輕松的偷竊公司的人事檔案信息。并且很多企業的人力資源工作者的警惕性也較松懈，對于賬戶、密碼設置的較隨意，提高了賬戶、密碼被盜和破解的幾率。

三、信息安全背景下人力資源檔案數字化管理的有效方式

第一，信息安全是人事檔案數字化管理是否有效的重要因素，所以首先，在保證信息安全的基礎上開發人力資源的專屬管理系統。管理平臺的建設可通過Web、內部局域網，并且需要注意的是管理權限的設置，實現與企業財務信息管理系統類似的數字化管理方式，以保證人事信息的安全性。并且還要相應的建設人力資源數字化管理系統的防火墻，以抵御外部黑客的攻擊。在完善了人力資源管理系統后，更加可以利用其開發網絡招聘，這樣不但極大的提高了企業人才招聘的范圍，并且降低了人才招聘的成本，也提高了招聘時間的靈活性，為人才的儲備建立了良好的基礎。

第二，人才信息數據庫。現代企業的運營目標不再單一的是利益，更加是培養人才的基地，所以準確的對企業內部人才進行分析、培訓和分配能夠極大的提高企業自身人力資源的有效利用率，降低人才流失和浪費人力資源的現象。所以在人力資源檔案數字化管理中應設置符合企業發展需求的人力資源整合、分析數據庫，將企業所有人員的信息全部輸入數據庫中。通過人資數據庫，可以根據企業所有職位員工的個人基本信息、以往工作情況等進行分析，從而更加有效的分配企業職員，提高工作效率的同時，也為企業的職員規劃了更好的發展方向。

第三，建立考核信息管理模塊。職員的績效考核信息很大程度上直接說明了職員的工作態度和效果，是企業管理者了解職員工作情況和企業運營情況的重要依據，并且還反映出了企業運營的執行力和職員的合作能力。職員績效考核的數據信息也是企業采購預算的依據之一，比如：一線生產職員的壞件率等數據，在反映了一線職員的技術水平的同時，也可以作為檢測原材料質量的參考之一

第四，建立薪資管理模塊。很多企業的職員薪資待遇等情況是重要機密，因為較高的薪資待遇可以提高職員的工作效率和工作態度，增加職員的忠誠度，減少人才的流失，而薪資信息的整合、分析也可以成為企業人力資源管理以及企業未來發展策略的重要參考依據，數字化管理的薪資信息能夠更為全面和準確的分析這類龐大的信息資源。

四、人力資源檔案數字化管理需要注意的問題

人力資源檔案實現數字化管理固然有很多有利的地方，但也需要注意兩個方面。首先，人事職員要處理好檔案管理系統和檔案原件之間的聯系，即使人事信息全部轉為數字化，但人事檔案的原件仍然是企業的寶貴資源，實現了數字化管理并不表示可以輕視檔案原件，隨意處置或者丟棄檔案原件。企業還是需要妥善的保管和整理人力資源的原始檔案，并且在整理和保管的同時進行分門別類，如：企業職員的入黨申請書、證明信件等重要資料，而且部分重要的原始檔案應當呈送相關的檔案室儲藏。第二，人力資源檔案數字化管理工作應實現標準化。標準化管理工作是檔案信息長久有效的重要前提，數字化管理并不是從紙質到計算機的硬件變化，更是工作內容和方式的進步，不標準的管理工作，將直接降低人力資源檔案信息的有效價值，影響了企業信息化發展的腳步。因此，企業自身應當把研究國際人力資源檔案信息化管理的標準加入到未來發展的規劃中，令企業與國際接軌，可以及時的改進和彌補自身人資檔案數字化管理的不足之處，這也是未來全球信息一體化發展的趨勢。

五、結語

總之，信息化和數字化的管理，是企業未來發展的必然方向，而由于國內相關的技術起步較晚，在實現先進的管理技術時，特別是當出現新技術代替舊技術的情況時，自然會出現種種問題，這就需要管理層和人事職員的不斷學習和改進，以保證新技術的安全落實。

參考文獻：

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