數字化檔案管理工作的實踐與探討

陳莉

摘 要：信息網絡技術和計算機技術的迅速發展將人類推入了數字化時代。在當今這個競爭激烈的市場經濟時代，檔案管理的各項工作必須與時俱進，跟上時代發展的步伐，才能夠確保在激烈的競爭中穩步發展。檔案管理工作在全局工作中發揮著重要的作用，檔案資料不僅是原始憑證和原始記錄，而且可以為今后工作的發展提供可靠的數字依據。因此，分析數字化檔案管理中存在的實際問題，并研究加強數字化檔案管理的有效策略，對于的穩定、健康、持續發展具有非常重要的意義。

關鍵詞：數字化檔案；安全管理；應用措施

隨著信息化時代的快速發展，各種計算機技術以及電子信息技術的應用使得很多工作的信息化程度都逐漸提高。在檔案管理中，數字化檔案成為檔案管理的一種新模式。檔案管理模式也由傳統的管理方式向現代化進行轉變。但是數字化檔案的應用的過程中還是存在一些安全問題。本文淺述的數字化檔案在應用過程中的安全問題以及相應的應對措施。

1 電子信息檔案管理系統構建的原則

1.1 自動化原則

其主要涉及的是自動生成類的文件，例如，涉及檔案局自動生成類型的文件，其涉及了檔案采集過程、檔案整理過程、檔案存檔及利用方面，檔案局對這些數據進行充分挖掘后就能夠實現檔案的自動化利用和管理。

1.2 規范化的原則

對于檔案局來說電子信息檔案是存在安全隱患問題的，非常容易出現串改的顯現，所以為了保證電子信息檔案的完整性、真實性、可靠性才能夠有效的解決安全隱患的問題，所以在構建管理系統的時候就需要將檔案的功能需求、檔案的管理結合起來進行電子信息檔案的規范化管理，進而去提高電子檔案的使用價值。

1.3 一體化的原則

為了提高檔案局檔案管理的一體化管理，從而保證檔案的真實、完整及可靠，使得整個電子滇西檔案形成完整的生命周期，有效的避免電子信息檔案管理當中可能出現的一些意外性的因素。

2 人事檔案數字化管理的現狀

2.1 技術更新換代較快

人事檔案的數字化管理對計算機系統、技術以及軟件的依賴性是較大的。在實際情況中，計算機系統升級速度非常快、計算機技術的更新換代也較快，使得計算機軟件、硬件系統之間很可能會出現不匹配的情況，使得部分文件無法有效讀取，當人們需要調取相關資料的時候，則會導致資料不全，無法獲得精準數據，影響了人事檔案管理的效率。

2.2 檔案信息管理安全問題

在信息化時代，數字化管理方式為管理工作帶來很大方便，但是其中也存在著一定的檔案信息管理安全問題。在網絡背景下，大量的電腦病毒已經對數據安全造成威脅。雖然電腦中都會安裝殺毒軟件， 但是并不能夠完全阻止計算機病毒的入侵和傳播。此外，電腦黑客惡意攻擊也會導致信息數據的缺失和丟失，導致人事檔案數字化管理數據的安全性受到了非常大的考驗。

2.3 信息數據的維護

人事檔案管理所涉及的信息數據較多，通常都會有紙質+電子版共同管理。兩種方式共同管理所產生的效果較好，但是其中也存在著一定的問題。比如：傳統紙質的人事檔案信息中，若是有改動，則改動的痕跡會很明顯，很容易查找到修改的地方。但電子版管理中的數據若是進行修改，則不會留下改動痕跡，很難保證數據的可靠性，若是有心故意改動，則很難查看出來，這對數據的精準度來說是一個非常大的威脅。

3 事業單位數字化檔案管理的對策

3.1 事業單位的檔案整理

事業單位的檔案整理工作環節涉及的工作內容比較多樣，在這一環節需要做好一些基礎性的工作，不僅僅包括對原始檔案信息的拆除，而且要對一些存在破損現象不能夠實行掃描的檔案信息實行專業化的修復，隨后需要進行交接登記單的填寫，要對檔案資料文件的開始頁碼以及結束頁碼進行細致的記錄，準確地記錄檔案資料信息的總頁數，完成檔案原始資料的掃描之后需要進行重新裝訂，保證檔案信息的完整性以及真實性。

3.2 檔案掃描與圖像處理

檔案掃描工作是單位數字化檔案管理工作的重點，首先需要選擇合適的掃描方式以保證工作效率，隨后要合理化地選擇色彩模式，針對不同的檔案原始資料的情況進行不同方式的選擇，對于掃描的分辨率要進行明確，這是保障圖像的清晰以及完全，提升圖像應用的效果水平，要在保障圖像清晰度的前提下可以依照不同的情況實行圖像的壓縮，能夠最大限度地降低存儲的容量，隨即進行掃描工作的細致登記，以方便進行查閱。與此同時，針對圖像的處理環境，更是要引起高度的重視，對于圖像進行糾正偏差、去除污漬以及裁剪拼接等處理。

3.3 數字化成果管理

事業單位的數字化檔案管理工作的一個重要工作內容就是數字化成果管理，這也是為了保障檔案信息的安全以及完整，能夠方便以后進行檔案信息的查閱以及檢索，需要進行網上檢索的工作環節，進行制作單位的電子標識處理，依照不同的情況進行能夠下載以及無法下載的數據格式運用，全面提升事業單位對于數字化檔案信息的管理水平。

3.4 對數字檔案的應用系統結構進行管理

數字檔案的管理中，一般是采用三層Bs/的系統結構進行管理的，即在管理中有三層防護，首先是防火墻設置，其次是應用系統的身份認證，最后是數據庫的安全管理。對應用系統進行安全管理時，要加強應用過程中的權限管理。系統中的用戶的權限以及角色往往是根據其工作、操作流程等進行區分的。一般有管理用戶、業務用戶以及一般的瀏覽用戶。對于不同的用戶類型要進行不同的權限設置管理。比如管理用戶是負責整個系統的整體運營的，可以設置一些日常維護、用戶自定義等相關的權限，對于業務用戶一般可以設置錄人、修改、統計等相關的業務權限，而對于瀏覽用戶，一般是設置相關的瀏覽權限，不能進行信息修改刪除。通過在應用過程中對不同的用戶進行權限管理，可以極大地提高其安全性。

4 結語

隨著科學技術的進步，檔案管理的數字化是發展的必然趨勢。每一位檔案工作者要有緊迫感，樹立創新意識，努力學習和掌握現代科技知識，提高自身能力，全面提高的數字化檔案管理水平。

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