辦公室文秘角色定位及素質(zhì)提升研究

張麗萍

摘 要：辦公室是行政管理工作的主要陣地，工作量很大，需要文秘及時(shí)向上級匯報(bào)實(shí)際工作情況，而文秘工作水平和企業(yè)內(nèi)部管理有著十分重要的關(guān)系，低效的辦公室文秘工作，會直接降低單位內(nèi)部管理水平。為此，必須加大對辦公室文秘工作的重視力度，根據(jù)當(dāng)前辦公室文秘的專業(yè)能力水平，制定合理有效的培養(yǎng)機(jī)制，明確辦公室文秘角色定位，全面提高辦公室文秘的綜合能力。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;角色定位;能力培養(yǎng)

文秘必須具備極強(qiáng)的整體觀念才能勝任此工作，全面掌握單位的各方面情況，明確主次關(guān)系，通過利弊分析快速做出決斷，重視單位的整體工作，懂得維護(hù)整體利益。除了這些工作之外，辦公室文秘還要有較強(qiáng)的理解能力和縝密的思維，能夠及時(shí)領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的工作理念，謹(jǐn)慎行事，遇到問題時(shí)能夠獨(dú)立解決，處事靈活，明確事物的發(fā)展規(guī)律，保證較高的工作質(zhì)量和效率。

1 辦公室文秘的角色定位

1）管理行政事務(wù)。辦公室文秘負(fù)責(zé)行政事務(wù)工作，能夠?qū)Ω骷夘I(lǐng)導(dǎo)起到輔助作用。其中包括公文處理、機(jī)要工作、負(fù)責(zé)接聽電話和處理、會務(wù)籌備和活動安排等。公文處理要求將這些文件進(jìn)行整理歸檔、催辦、傳閱、清退等。機(jī)要工作主要是管理和監(jiān)管辦公室印章，辦理各種行政公函、證明信、介紹信等。電話接聽和處理工作主要包括接聽單位外來電話、及時(shí)處理接收傳真文件。會務(wù)籌備和活動安排主要是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示安排單位活動，安排會議議程，通知和準(zhǔn)備會議、做會議記錄等工作。

2）負(fù)責(zé)文字起草。負(fù)責(zé)起草領(lǐng)導(dǎo)講話材料、計(jì)劃總結(jié)、綜合性行政工作報(bào)告等;按照文書處理程序起草單位文件、辦公室名義印發(fā)的各種文件等。起草各種材料和文件的過程中，必須明確領(lǐng)導(dǎo)的意圖，對起草內(nèi)容進(jìn)行精心構(gòu)思，事先將相關(guān)資料進(jìn)行收集和整理，保證起草的內(nèi)容能夠令領(lǐng)導(dǎo)滿意。

3）協(xié)調(diào)部門事宜。辦公室文秘需要負(fù)責(zé)單位各部門的協(xié)調(diào)工作、接待外來賓客等。文秘服務(wù)于單位中的領(lǐng)導(dǎo)及外來訪客，是單位的形象代言人。接待訪客時(shí)要使用應(yīng)有的禮儀，及時(shí)解答訪客的問題，如果單位領(lǐng)導(dǎo)不方便接待，文秘要委婉拒絕。辦公室文秘負(fù)責(zé)傳達(dá)工作，將單位各項(xiàng)事宜準(zhǔn)確傳達(dá)給教師。辦公室文秘需要有較強(qiáng)的領(lǐng)悟能力，能夠正確理解上級領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件，幫助各部門做出正確決策。

2 辦公室文秘工作現(xiàn)狀

辦公室是單位綜合辦事機(jī)構(gòu)，具體負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)、督察督辦、公文處理、組織會議、信息處理、組織重要活動等工作。工作內(nèi)容繁多，且復(fù)雜，因此，在具體工作中，往往會出現(xiàn)很多問題，其工作現(xiàn)狀如下：

1）工作目標(biāo)不明確。部分辦公室文秘人員對辦公室的工作職責(zé)只停留在表面上，對自身的崗位和職責(zé)缺乏系統(tǒng)性的認(rèn)識，沒有深入思考單位辦公室的工作標(biāo)準(zhǔn)是什么，怎么做，效果是什么的問題，只知其一不知其二，工作中往往易處于被動的狀態(tài)，離合格辦公室文秘人員有差距，導(dǎo)致工作目標(biāo)定位不精準(zhǔn)。

2）缺乏過硬的綜合素質(zhì)。現(xiàn)目前，單位易出現(xiàn)的問題就是辦公室文秘人員基本呈現(xiàn)出年輕化的狀態(tài)，且年輕的文秘人員基本是半路出家，缺乏系統(tǒng)的文秘知識培訓(xùn)，管理能力、管理水平和綜合素質(zhì)較低。因此，更多的工作主要是負(fù)責(zé)小事、小細(xì)節(jié)處理，無力承擔(dān)大的事項(xiàng)。

3）服務(wù)對象模糊。辦公室文秘人員要做到目標(biāo)、職責(zé)明確，服務(wù)對象精準(zhǔn)定位。而在面對工作，我們的意識里易出現(xiàn)只要完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作就算是完成了文秘的工作，沒有認(rèn)清文秘人員服務(wù)的不僅僅是上級領(lǐng)導(dǎo)，還要面對的是全體職員和其他人員;工作中易出現(xiàn)只顧眼前缺乏長遠(yuǎn)的考慮，其他的工作可推就推，沒有認(rèn)真領(lǐng)會“文秘人員”這四個(gè)字真正的含義。

3 提升辦公室文秘素質(zhì)的有效策略

1）要目標(biāo)。辦公室作為單位運(yùn)轉(zhuǎn)的核心部門，文秘人員需要根據(jù)崗位賦予的職責(zé)與使命，清晰明確樹立與單位中心工作一致的工作目標(biāo)——培養(yǎng)什么樣的人、如何培養(yǎng)人以及為誰培養(yǎng)人，圍繞根本問題，提高工作執(zhí)行力，切實(shí)履行好工作崗位職責(zé)，為單位提高人才培養(yǎng)質(zhì)量做好相應(yīng)工作。

2）要有藝。文秘人員正確的發(fā)展方向是做到手中有才藝，要帶頭及時(shí)更新知識儲備量，系統(tǒng)學(xué)習(xí)方針政策，多讀書、勤研習(xí)、細(xì)揣摩、多領(lǐng)悟，拓寬知識面;要帶頭與各單位加強(qiáng)溝通交流，占據(jù)主動性，做到心中有數(shù);要帶頭制定和執(zhí)行科學(xué)有序的規(guī)范辦文、辦會、辦事程序，提升工作效率;帶頭參與單位各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的調(diào)查研究，做到上知方向、下知實(shí)情、近知意圖、遠(yuǎn)知趨勢，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，為單位發(fā)展貢獻(xiàn)出力量。

3）要扛責(zé)。文秘人員必須做到敢吃苦、耐吃苦，做到時(shí)刻保持高度的責(zé)任心和使命感，做到手勤、腿勤、腦勤、嘴勤，做到家庭工作和諧相處。尤其在特殊時(shí)期，比如舉行重要會議或者重要文件撰寫等過程中，更要做到任勞任怨、無私奉獻(xiàn)、俯首甘為孺子牛的精神。此外，文秘人員能看到涉密的文件，能聽到開會討論的重大事項(xiàng)意見，能察到發(fā)展的跡象，在選人用人的過程中，要進(jìn)行嚴(yán)格的考核，要讓其明白有所為有所不為的道理，要讓其知道不該說不該做的堅(jiān)決不說、不做的道理，要讓其養(yǎng)成保密的習(xí)慣。

4）要?jiǎng)?chuàng)新。作為辦公室文秘人員，除了服從安排，創(chuàng)新意識不能丟，通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)，汲取別人的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，結(jié)合自身實(shí)際情況，取其精華去其糟粕，在工作中不拘泥于傳統(tǒng)，不怕?lián)?zé)，以事實(shí)為依據(jù)，勇于、敢于進(jìn)行文秘工作改革，尤其在公文的撰寫中，敢于運(yùn)用新的寫作思路、新的邏輯框架，創(chuàng)新出辦文、辦會、辦事的既有效率又有質(zhì)量的工作方法。

5）要關(guān)愛。辦公室的特殊性、辦公室的職責(zé)、辦公室的使命，不僅要求文秘人員不斷提升和完善自己，還要有來自領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、關(guān)懷、關(guān)愛，可適當(dāng)加大和支持文秘人員的職業(yè)培訓(xùn)，讓大家凝神聚氣，抱團(tuán)工作，提升辦公室工作效率與質(zhì)量。同時(shí)，文秘人員在辦文過程中，不能摻雜個(gè)人色彩，不能因?yàn)閭€(gè)人的好惡而影響公文的寫作和辦理。因此，在面對不同的階層、不同的會議、不同的環(huán)境，所撰寫的公文要做大眼中有人。如：單位工作會議材料，在撰寫過程讓大家明白單位目前要干什么，怎么干，要給予下級部門相對應(yīng)的指導(dǎo);表彰會、報(bào)告會等相關(guān)會議上的材料，主要體現(xiàn)號召力和感染力，形成一股合力為單位發(fā)展謀出路。辦會、辦事過程中，要做到對事不對人，不搞情緒化工作，讓大家在輕松愉悅的氛圍中開展工作。

6）要服務(wù)。辦公室要按規(guī)律做好服務(wù)，遵循辦文注重嚴(yán)密性、辦會要有連貫性、辦事把握原則性規(guī)律。要隨時(shí)體察、領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，要樹立超前意識、鍛煉追蹤反饋功能和學(xué)習(xí)功能，要合理安排好工作時(shí)間，有力有序的完成交辦的各項(xiàng)事務(wù)。此外，還要樹立良好的服務(wù)意識，堅(jiān)持微笑服務(wù)理念，堅(jiān)決杜絕門難進(jìn)、臉難看、事難辦現(xiàn)象。

4 結(jié)束語

綜上所述，提升單位辦公室文秘人員的素質(zhì)不外乎就兩種精神—進(jìn)取精神和吃苦精神。要勇于面對信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代給我們帶來的挑戰(zhàn)，牢固樹立進(jìn)取之心，以主人翁的姿態(tài)融入到工作中，將文秘工作作為一門學(xué)問來研究，不斷完善自己;敢于面對辦公室繁雜的工作狀態(tài)，牢固樹立吃苦耐勞的品質(zhì)，時(shí)刻告誡自己不要在奮斗的年紀(jì)選擇安逸，時(shí)刻牢記古訓(xùn)吃得苦中苦方為人上人的道理。

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