辦公室文秘角色定位及素質提升研究

張麗萍

摘 要：辦公室是行政管理工作的主要陣地，工作量很大，需要文秘及時向上級匯報實際工作情況，而文秘工作水平和企業內部管理有著十分重要的關系，低效的辦公室文秘工作，會直接降低單位內部管理水平。為此，必須加大對辦公室文秘工作的重視力度，根據當前辦公室文秘的專業能力水平，制定合理有效的培養機制，明確辦公室文秘角色定位，全面提高辦公室文秘的綜合能力。

關鍵詞：辦公室文秘;角色定位;能力培養

文秘必須具備極強的整體觀念才能勝任此工作，全面掌握單位的各方面情況，明確主次關系，通過利弊分析快速做出決斷，重視單位的整體工作，懂得維護整體利益。除了這些工作之外，辦公室文秘還要有較強的理解能力和縝密的思維，能夠及時領悟領導的工作理念，謹慎行事，遇到問題時能夠獨立解決，處事靈活，明確事物的發展規律，保證較高的工作質量和效率。

1 辦公室文秘的角色定位

1）管理行政事務。辦公室文秘負責行政事務工作，能夠對各級領導起到輔助作用。其中包括公文處理、機要工作、負責接聽電話和處理、會務籌備和活動安排等。公文處理要求將這些文件進行整理歸檔、催辦、傳閱、清退等。機要工作主要是管理和監管辦公室印章，辦理各種行政公函、證明信、介紹信等。電話接聽和處理工作主要包括接聽單位外來電話、及時處理接收傳真文件。會務籌備和活動安排主要是依照領導的指示安排單位活動，安排會議議程，通知和準備會議、做會議記錄等工作。

2）負責文字起草。負責起草領導講話材料、計劃總結、綜合性行政工作報告等;按照文書處理程序起草單位文件、辦公室名義印發的各種文件等。起草各種材料和文件的過程中，必須明確領導的意圖，對起草內容進行精心構思，事先將相關資料進行收集和整理，保證起草的內容能夠令領導滿意。

3）協調部門事宜。辦公室文秘需要負責單位各部門的協調工作、接待外來賓客等。文秘服務于單位中的領導及外來訪客，是單位的形象代言人。接待訪客時要使用應有的禮儀，及時解答訪客的問題，如果單位領導不方便接待，文秘要委婉拒絕。辦公室文秘負責傳達工作，將單位各項事宜準確傳達給教師。辦公室文秘需要有較強的領悟能力，能夠正確理解上級領導下發的文件，幫助各部門做出正確決策。

2 辦公室文秘工作現狀

辦公室是單位綜合辦事機構，具體負責綜合協調、督察督辦、公文處理、組織會議、信息處理、組織重要活動等工作。工作內容繁多，且復雜，因此，在具體工作中，往往會出現很多問題，其工作現狀如下：

1）工作目標不明確。部分辦公室文秘人員對辦公室的工作職責只停留在表面上，對自身的崗位和職責缺乏系統性的認識，沒有深入思考單位辦公室的工作標準是什么，怎么做，效果是什么的問題，只知其一不知其二，工作中往往易處于被動的狀態，離合格辦公室文秘人員有差距，導致工作目標定位不精準。

2）缺乏過硬的綜合素質。現目前，單位易出現的問題就是辦公室文秘人員基本呈現出年輕化的狀態，且年輕的文秘人員基本是半路出家，缺乏系統的文秘知識培訓，管理能力、管理水平和綜合素質較低。因此，更多的工作主要是負責小事、小細節處理，無力承擔大的事項。

3）服務對象模糊。辦公室文秘人員要做到目標、職責明確，服務對象精準定位。而在面對工作，我們的意識里易出現只要完成領導交辦的工作就算是完成了文秘的工作，沒有認清文秘人員服務的不僅僅是上級領導，還要面對的是全體職員和其他人員;工作中易出現只顧眼前缺乏長遠的考慮，其他的工作可推就推，沒有認真領會“文秘人員”這四個字真正的含義。

3 提升辦公室文秘素質的有效策略

1）要目標。辦公室作為單位運轉的核心部門，文秘人員需要根據崗位賦予的職責與使命，清晰明確樹立與單位中心工作一致的工作目標——培養什么樣的人、如何培養人以及為誰培養人，圍繞根本問題，提高工作執行力，切實履行好工作崗位職責，為單位提高人才培養質量做好相應工作。

2）要有藝。文秘人員正確的發展方向是做到手中有才藝，要帶頭及時更新知識儲備量，系統學習方針政策，多讀書、勤研習、細揣摩、多領悟，拓寬知識面;要帶頭與各單位加強溝通交流，占據主動性，做到心中有數;要帶頭制定和執行科學有序的規范辦文、辦會、辦事程序，提升工作效率;帶頭參與單位各項事業發展的調查研究，做到上知方向、下知實情、近知意圖、遠知趨勢，為領導提供決策依據，為單位發展貢獻出力量。

3）要扛責。文秘人員必須做到敢吃苦、耐吃苦，做到時刻保持高度的責任心和使命感，做到手勤、腿勤、腦勤、嘴勤，做到家庭工作和諧相處。尤其在特殊時期，比如舉行重要會議或者重要文件撰寫等過程中，更要做到任勞任怨、無私奉獻、俯首甘為孺子牛的精神。此外，文秘人員能看到涉密的文件，能聽到開會討論的重大事項意見，能察到發展的跡象，在選人用人的過程中，要進行嚴格的考核，要讓其明白有所為有所不為的道理，要讓其知道不該說不該做的堅決不說、不做的道理，要讓其養成保密的習慣。

4）要創新。作為辦公室文秘人員，除了服從安排，創新意識不能丟，通過加強學習，汲取別人的經驗教訓，結合自身實際情況，取其精華去其糟粕，在工作中不拘泥于傳統，不怕擔責，以事實為依據，勇于、敢于進行文秘工作改革，尤其在公文的撰寫中，敢于運用新的寫作思路、新的邏輯框架，創新出辦文、辦會、辦事的既有效率又有質量的工作方法。

5）要關愛。辦公室的特殊性、辦公室的職責、辦公室的使命，不僅要求文秘人員不斷提升和完善自己，還要有來自領導的關心、關懷、關愛，可適當加大和支持文秘人員的職業培訓，讓大家凝神聚氣，抱團工作，提升辦公室工作效率與質量。同時，文秘人員在辦文過程中，不能摻雜個人色彩，不能因為個人的好惡而影響公文的寫作和辦理。因此，在面對不同的階層、不同的會議、不同的環境，所撰寫的公文要做大眼中有人。如：單位工作會議材料，在撰寫過程讓大家明白單位目前要干什么，怎么干，要給予下級部門相對應的指導;表彰會、報告會等相關會議上的材料，主要體現號召力和感染力，形成一股合力為單位發展謀出路。辦會、辦事過程中，要做到對事不對人，不搞情緒化工作，讓大家在輕松愉悅的氛圍中開展工作。

6）要服務。辦公室要按規律做好服務，遵循辦文注重嚴密性、辦會要有連貫性、辦事把握原則性規律。要隨時體察、領悟領導意圖，要樹立超前意識、鍛煉追蹤反饋功能和學習功能，要合理安排好工作時間，有力有序的完成交辦的各項事務。此外，還要樹立良好的服務意識，堅持微笑服務理念，堅決杜絕門難進、臉難看、事難辦現象。

4 結束語

綜上所述，提升單位辦公室文秘人員的素質不外乎就兩種精神—進取精神和吃苦精神。要勇于面對信息化、大數據時代給我們帶來的挑戰，牢固樹立進取之心，以主人翁的姿態融入到工作中，將文秘工作作為一門學問來研究，不斷完善自己;敢于面對辦公室繁雜的工作狀態，牢固樹立吃苦耐勞的品質，時刻告誡自己不要在奮斗的年紀選擇安逸，時刻牢記古訓吃得苦中苦方為人上人的道理。

參考文獻

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