計(jì)劃生育檔案數(shù)字化管理新策略的思考

付家輝

摘 要：隨著國家經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，我國計(jì)劃生育檔案管理也不斷向信息化、科學(xué)化、數(shù)字化方向發(fā)展。本文總結(jié)了我國實(shí)行計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新策略的重要性，分析了創(chuàng)新內(nèi)容以及建設(shè)中存在的數(shù)字檔案管理計(jì)劃生育的問題，提出了有效的方法加強(qiáng)數(shù)字檔案管理計(jì)劃生育的建設(shè)，進(jìn)一步發(fā)展中國的計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新工作，提高我國計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)水平，為我國計(jì)劃生育檔案管理工作提供一定的理論參考。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育；檔案數(shù)字化管理；新策略；思考

創(chuàng)新對(duì)國家的發(fā)展來說尤為重要，它體現(xiàn)著一個(gè)國家的經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展水平，體現(xiàn)著國家的綜合實(shí)力，對(duì)國家的長遠(yuǎn)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，創(chuàng)新還能夠體現(xiàn)國家的綜合國力。計(jì)劃生育檔案管理要不斷創(chuàng)新，提高適應(yīng)性，更好地為社會(huì)服務(wù)，更好地適應(yīng)未來發(fā)展的社會(huì)主義市場環(huán)境。

1 數(shù)字化應(yīng)用的必要性及優(yōu)勢(shì)

1.1 數(shù)字化檔案方便快捷

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市化進(jìn)程的加快，人口流動(dòng)大而頻繁，跨省跨地區(qū)的人口眾多，增加了計(jì)劃生育檔案管理的工作量和難度。特別是大量農(nóng)民工離開家鄉(xiāng)謀生，增加了計(jì)劃生育管理部門的工作負(fù)擔(dān)。在農(nóng)村和鄉(xiāng)鎮(zhèn)，只有紙質(zhì)登記記錄，不能保證及時(shí)管理。此外，由于管理不善，紙質(zhì)登記處容易受到損害和丟失等問題。其次，由于計(jì)劃生育檔案管理項(xiàng)目和內(nèi)容眾多，需要一定的空間和空間進(jìn)行保存。在環(huán)境、溫度、濕度的影響下，文件容易發(fā)霉變質(zhì)損壞檔案。同時(shí)，由于數(shù)量多，急用某一個(gè)檔案時(shí)候也不容易找到。此外，計(jì)劃生育檔案的歸檔要求因地而異，尤其是檔案管理人員的頻繁更換，不同時(shí)期的歸檔要求也不盡相同，這造成了檔案工作效率低下，存放方式紛雜。

1.2 有效提高管理效率

實(shí)施檔案信息管理是提高檔案管理效率的有效手段?？傊瑱n案的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化管理。實(shí)施互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字檔案雙重管理手段，將為計(jì)劃生育檔案管理工作提供極大的便利。信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了計(jì)劃生育檔案管理工作的飛速發(fā)展，提高了檔案的質(zhì)量和檔案的規(guī)格，促進(jìn)了檔案管理內(nèi)部的良性循環(huán)。同時(shí)使用數(shù)字化技術(shù)可以減少文件管理人員的工作量，使其更快、更高效的為文件需求的用戶提供方便。

2 計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作思路

2.1 數(shù)字化建設(shè)要服務(wù)于計(jì)劃生育現(xiàn)代化發(fā)展

計(jì)劃生育管工作也應(yīng)該適應(yīng)無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化，借助國家獎(jiǎng)勵(lì)扶助信息平臺(tái)、人口信息核查系統(tǒng)、人口宏觀管理和決策信息系統(tǒng)等信息平臺(tái)，提高計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)性、規(guī)范性和管理效率。數(shù)字化管理與現(xiàn)代化結(jié)合，通過檔案管理部門的統(tǒng)一籌劃，協(xié)調(diào)運(yùn)作，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)平穩(wěn)有序進(jìn)行。

2.2 數(shù)字化建設(shè)要朝著網(wǎng)絡(luò)化管理體系方向推進(jìn)

目前，計(jì)劃生育檔案管理工作形成了以人口和計(jì)劃生育檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、人口計(jì)生局以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)新政村工作小組的多級(jí)管理工作體系，分別從事計(jì)劃生育的主持、籌劃和落實(shí)工作。在計(jì)劃生育數(shù)字化管理的過程中構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)，將實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的工作效果。對(duì)應(yīng)各工作體系形成計(jì)生檔案管理網(wǎng)路體系，提供管理效率，使檔案管理工作更加便捷、多樣。

2.3 高素質(zhì)專業(yè)人才為數(shù)字化檔案管理工作提供支撐

數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)施和創(chuàng)新對(duì)檔案管理人員具有一定的要求，高素質(zhì)專業(yè)人才是建設(shè)和實(shí)施管理工作質(zhì)量高低的關(guān)鍵影響因素。形成以數(shù)字專業(yè)人才為支撐的檔案管理，開展內(nèi)部培訓(xùn)，以優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平。也可以通過聘用高素質(zhì)管理人才為數(shù)字化檔案工作提供人才保障。

3 結(jié)合數(shù)字化技術(shù)管理計(jì)劃生育檔案的策略

3.1 采用先進(jìn)統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備

我國人口眾多，計(jì)劃生育檔案管理任務(wù)繁重。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案用來記錄計(jì)劃生育的檔案信息已經(jīng)不再是最佳方法，他不僅僅浪費(fèi)資源更會(huì)給檔案的管理人員帶來巨大的工作量和困難。因此，有必要讓計(jì)劃生育的檔案管理跟上信息時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更新為現(xiàn)代化的數(shù)字信息，不僅僅能夠節(jié)省資源，更方便了信息的編輯、存儲(chǔ)以及檢索。使用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化技術(shù)能夠?qū)⒂?jì)劃生育的流動(dòng)資源信息更好地記錄。交換，為計(jì)生工作的全面鋪設(shè)打下良好的基礎(chǔ)。因此，計(jì)劃生育檔案管理的過程中需要實(shí)現(xiàn)整齊劃一的計(jì)算器管理設(shè)備，只有這樣，才能對(duì)計(jì)生檔案信息進(jìn)行更好地管理。計(jì)算的一大特點(diǎn)既是超大的存儲(chǔ)功能，這一功能可以很好的解決紙質(zhì)檔案老化、發(fā)霉、缺失或者認(rèn)為損壞等問題。與此同時(shí)，使用計(jì)算機(jī)的磁盤進(jìn)行存儲(chǔ)，可以很好的解決文件信息存儲(chǔ)困難等問題。使用數(shù)字化的技術(shù)不僅僅能夠減少工作者的工作量，提高管理人員的工作效率，更是能夠?yàn)橐院蟮臋z索提供了大大的方便。幾個(gè)關(guān)鍵字就能把檢索者想要的信息顯示出來，比起之前的紙質(zhì)翻閱，為查閱人員提供了極大地方便。飛速的科技發(fā)展將人們帶入了信息化的時(shí)代，檔案的管理工作應(yīng)當(dāng)順應(yīng)這一趨勢(shì)，采用穩(wěn)定、安全的先進(jìn)設(shè)備，實(shí)行科學(xué)的管理方法，更好的為計(jì)生工作的檔案管理所服務(wù)。

3.2 建立專業(yè)且科學(xué)的團(tuán)隊(duì)

能夠直接決定檔案的信息化以及發(fā)展速度和質(zhì)量的因素有很多，最重要的一點(diǎn)就是能否實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案信息化建設(shè)中檔案管理人員的科學(xué)配置。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化到現(xiàn)代化的數(shù)字化保存方式，計(jì)生檔案的管理越來越受到國家以及民眾的重視。不僅僅是相關(guān)的工作流程需要完善，相關(guān)的工作人員的綜合素質(zhì)也急需加強(qiáng)。首先，文件和檔案的管理人員要對(duì)自己管理的信息有一個(gè)重要的認(rèn)識(shí)，其次，要不斷加強(qiáng)管理人員對(duì)信息的責(zé)任認(rèn)識(shí)。目前的大多是信息都是由計(jì)算機(jī)所存儲(chǔ)的，從檔案的注冊(cè)到歸檔和后期的搜索標(biāo)注、傳輸存儲(chǔ)等過程，都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。因此，文件的管理人員除了要熟悉整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的電子檔案存儲(chǔ)流程之外，更要明確自己也有保護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全的責(zé)任。檔案工作者要通過不斷地學(xué)習(xí)，不斷地記錄，從而為基層群眾提供最完善最高效率的服務(wù)。當(dāng)然，檔案部門也應(yīng)該定期安排一些專業(yè)的培訓(xùn)人員，找一些專業(yè)知識(shí)過硬的人員對(duì)工作人員展開定時(shí)的培訓(xùn)、抽查。并安排一些全職人員負(fù)責(zé)基層的工作，及時(shí)上報(bào)基層的上門輔導(dǎo)、檔案的收集整理等工作。針對(duì)檔案工作人員有針對(duì)性的談?wù)搯栴}。檔案工作者應(yīng)積極與其他檔案工作者進(jìn)行交流，交流工作方法和經(jīng)驗(yàn)，共同進(jìn)步。

4 結(jié)語

綜上所述，計(jì)劃生育檔案管理的信息化以及數(shù)字化是未來計(jì)劃生育檔案管理發(fā)展中完善和創(chuàng)新的必由之路。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、管理，對(duì)信息的安全有針對(duì)性的保護(hù)，加強(qiáng)對(duì)基層人員責(zé)任心的培養(yǎng)，對(duì)數(shù)字化的時(shí)代有個(gè)清晰深刻的理解，需要對(duì)創(chuàng)新內(nèi)容和建設(shè)中存在的數(shù)字檔案管理計(jì)劃生育的問題，做出有效的措施加強(qiáng)數(shù)字檔案管理計(jì)劃生育的建設(shè)和進(jìn)一步發(fā)展中國的計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新工作，提高計(jì)劃生育檔案管理信息化建設(shè)水平在我國，為我國計(jì)劃生育檔案管理提供一定的理論參考。因此，計(jì)劃生育檔案管理相關(guān)人員在工作中必須不斷提高專業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)，不斷探索新的工作方法和措施。

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