簡析現代企業辦公室管理工作的優化與完善

李磊

摘要：隨著市場經濟體制的不斷發展，現代企業面臨的競爭壓力越來越大，因此必須不斷強化自身的發展能力。基于此，本文就現代企業辦公室管理工作的優化與完善進行研究，首先就現階段現代企業辦公室管理工作存在的管理制度不健全、管理手段不高效、管理思想不先進等問題進行分析，然后結合現代企業發展現狀，提出一些具有針對性的解決策略，以此增強辦公室管理能力。

關鍵詞：現代企業；辦公室管理；優化策略

辦公室是現代企業的重要促成部分，其管理水平的高低對企業發展具有直接影響。辦公室主要為企業采集整合各項信息，幫助企業做出正確決策，同時溝通協調各部門之間的工作，加強部門員工相互之間的聯系，從而增強企業凝聚力，使各項工作的效率和質量得到提升。當前很多企業對辦公室管理工作的重要性還缺乏必要認識，導致企業可持續發展受到制約，因此探究這一課題是非常必要的。

一、當前現代企業辦公室管理工作存在的問題

（一）缺乏規范的管理制度

在市場經濟飛速發展的時代背景下，現代企業面臨的競爭壓力越來越大，為此企業必須秉承“打鐵還需自身硬”的理念和原則，切實增強自身的競爭實力，從而提高企業效益。辦公室作為輔助企業決策的重要機構，必須切實發揮自身作用。但是部分企業辦公室管理沒有針對現實情況制定科學完善的管理制度，仍然沿用傳統的決策制度，導致很多問題無法得到有效解決，從而制約企業的健康穩定發展。

（二）缺乏高效的管理能力

辦公室的主要作用是為企業提供科學的決策依據，同時協調各部門工作，確保整個組織結構實現穩定有序運轉。在市場經濟體制下，辦公室管理面對的工作內容相當龐雜，因此需要管理人員具備較高的專業素質和管理能力，從而使各項問題得到妥善處理，但是從實際工作中發現，很多辦公室管理人員的能力和素質普遍較低，往往不具備全局觀念，無法使各項工作得到有效落實，導致企業發展受到不利影響。

（三）缺乏先進的管理思想

現代企業要獲得可持續發展，在激烈的市場競爭中占據一席之地，辦公室管理就必須具備與時俱進的管理理念，對市場的發展變化較高的敏銳性，能夠結合自身發展情況對管理手段和管理內容作出有效調整，從而提高管理的效率和水平。但是很多企業的辦公室管理都缺乏先進的管理思想，管理人員墨守成規的現象比比皆是，導致企業發展缺乏活力[1]。

二、優化完善現代企業辦公室管理工作的有效策略

（一）切實增強管理人員的綜合素質

為了推動現代企業健康穩定發展，必須切實增強辦公室管理人員的綜合素質，確保管理人員具備必要的專業知識和職業素養，能夠有效應對各項挑戰，切實解決各項問題，從而使各項管理任務得到圓滿完成，使企業的發展效率和質量得到提升。現代企業應該充分重視辦公室管理機構的作用，嚴格把好辦公室機構的人員準入關卡，同時加強對內部管理人員的培訓。例如某企業制定健全的辦公室人員聘用標準，嚴格執行該標準聘用人才，從而組織構建一支高素質的管理團隊，同時，該企業通過理論教學、業務培訓、職業素質培養等手段，切實增強管理人員的綜合素質。

（二）建立科學完善的內部管理制度

科學健全的內部管理制度能夠使辦公室管理工作得到協調有序開展，同時提高辦公室管理的效率和質量，為企業發展提供更加科學有效的輔助。因此現代企業辦公室管理必須緊密結合市場環境和內部發展需求，制定出切實可行的規章制度，從而使各項工作的開展有章可循、有法可依。例如某企業結合自身發展情況制定責任制度、考核制度和激勵制度，著重對辦公室管理的工作內容進行細致劃分，使每個管理人員明確業務流程和工作職責，并且對目標考核和結果考核優秀的管理人員給予獎勵，以此達到激勵效果，增強辦公室人員的工作積極性，提高該機構的管理水平。

（三）樹立以人為本的先進管理理念

辦公室管理本質上是對人的管理，工作人員在實施期間必須與上下級、各部門員工之間構建穩定的溝通橋梁，從而協調各方工作，有效采集信息，提高企業的工作效率。為此辦公室管理應該樹立以人文本的理念，將員工置于管理工作的主體地位，切實發揮員工的主觀能動性，使員工的意見和建議得到充分的反饋，從而幫助員工的管理水平得到相應的提升。另外，辦公室管理要在嚴明制度的前提下綜合發揮柔性管理的作用，注重與員工進行情感交流，切實解決員工在生活或者工作上的難題，以此增強企業內部的凝聚力。

（四）創新應用合理有效的管理方法

在具備先進管理理念的基礎上，辦公室管理工作還應該對傳統的管理手段進行創新，從而提高管理效率和質量。隨著信息技術的發展，互聯網在企業經營發展中逐漸顯示出重要地位，因此辦公室管理應該創新應用先進的信息管理技術，使龐雜的管理內容變得更加有序。例如某企業著重對大數據技術進行有效應用，通過構建辦公室管理信息數據庫的方式，將各項工作信息分類錄入管理系統中，并生成各項數據分析圖表，以此為企業提供更加科學可靠的決策依據[2]。

三、結論

綜上所述，針對現代企業辦公室管理工作的探究是非常必要的。現階段企業發展必須綜合考慮內部環境和外部環境的雙重因素，從而在市場競爭中占據優勢地位。辦公室管理作為現代企業重要內容，必須切實增強管理人員的綜合素質、建立科學完善的內部管理制度、樹立以人為本的先進管理理念、創新應用合理有效的管理方法，從而促進企業可持續發展。希望本文能夠為研究這一課題的相關人員提供參考。

參考文獻：

[1]李燕.試析現代企業辦公室管理工作的優化與完善[J].辦公室業務，2017 （20）：13-14.

[2]譚淑云.現代企業辦公室管理工作的優化與完善分析[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2017 （06）：5-6.