高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀與解決措施

田鎮(zhèn)源

摘 要：隨著時(shí)間的推移，經(jīng)濟(jì)技術(shù)與生活水平的快速提升，我國高校學(xué)生檔案就是每個(gè)大學(xué)生在整個(gè)求學(xué)過程中的全部數(shù)據(jù)的這樣一個(gè)集合體，同時(shí)也是高校教師進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)和進(jìn)行學(xué)生政治輔導(dǎo)工作的一個(gè)合理的根據(jù)之一。因此，為了可以良好的管理和體現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的重要性，因此，需要學(xué)校內(nèi)部各個(gè)方面的努力，傾盡全部，灌溉澆筑高校學(xué)生檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；信息化；現(xiàn)狀；隱私；解決措施；

通常情況下，大學(xué)生在我國高校的全部學(xué)習(xí)生活都被記錄在檔案中。大學(xué)生從進(jìn)入高校的時(shí)候檔案就自此生成了，大學(xué)生畢業(yè)后在學(xué)校里的政治面貌、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、人際關(guān)系都會(huì)被記錄，可以很直觀的看到。因此，看學(xué)生的檔案就能分析出這個(gè)學(xué)生在校真實(shí)情況，真實(shí)的反映學(xué)生的在校具體情況；在對(duì)學(xué)生檔案資料進(jìn)行分析后，可以知道學(xué)生的成長經(jīng)歷；同時(shí)還可以，通過學(xué)生在校的方案可以幫助學(xué)生規(guī)劃今后的發(fā)展。所以說，學(xué)生的檔案伴隨學(xué)生的一生，一定要做好學(xué)生檔案管理工作，將學(xué)生的檔案管理工作當(dāng)成工作重心，在檔案管理中應(yīng)該轉(zhuǎn)變之前的管理模式，通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行電子檔案的創(chuàng)建，將學(xué)生的全部信息都錄入到電子檔案數(shù)據(jù)庫中，其中一個(gè)就是要提升檔案查詢快速化、精確化，另一方面就是要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)全面的管理體系。

1 目前我國高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 高校檔案管理部門

目前，因?yàn)槲覈咝n案管理部門沒有明確檔案管理的工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因此，每個(gè)學(xué)校的檔案管理部門都不是一樣的，因此，就造成了工作尺度的不同。

1.2 高校學(xué)生教師檔案管理意識(shí)不足

現(xiàn)在我國高校普遍存在的問題就是只說不做。在工作中很多老師都將重心放在不重要的位置。又加上人員的調(diào)動(dòng)，更是沒有將檔案管理工作做好交接和轉(zhuǎn)遞工作，會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。還有就是學(xué)生不認(rèn)真填寫自己的檔案，書寫不認(rèn)真，信息錯(cuò)誤等現(xiàn)象。畢業(yè)后很多學(xué)生對(duì)自己的檔案不管不顧。有極少數(shù)人在需要的時(shí)候才會(huì)想起檔案。

1.3 高校檔案歸檔材料存在差距

根據(jù)我國《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定，歸檔材料內(nèi)容、格式、詳細(xì)程度都存在差距。就算是材料全部歸檔，可是在實(shí)際操作中出現(xiàn)了工作單位需要其他方面的材料，然后學(xué)生再回到學(xué)校找檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)資料的補(bǔ)充，但是有的材料很可能已經(jīng)缺失。

1.4 檔案管理信息化程度低

現(xiàn)在，我國有很多高校內(nèi)部還運(yùn)用之前的檔案管理手段，沒有對(duì)檔案進(jìn)行信息化和電子化的處理。信息化程度低導(dǎo)致了檔案難以尋找，針對(duì)檔案的合理運(yùn)用也產(chǎn)生了負(fù)面影響。

1.5 學(xué)生缺乏隱私保護(hù)意識(shí)

檔案記載了學(xué)生不同方面的信息，例如家庭和健康狀況的信息。再信息整理的過程中工作人員需要借助其他人的幫助進(jìn)行檔案的整理。在這種情況下很容易造成信息的泄露，在不同程度上對(duì)學(xué)生造成了影響以及傷害。

2 高校學(xué)生檔案管理問題的解決措施

在《高等學(xué)校檔案管理辦法》的知道下，應(yīng)該提升制度的創(chuàng)建，規(guī)范學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，并制定一套合理的、有針對(duì)性、可操作性強(qiáng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范檔案主管部門、責(zé)任人、檔案要求、開發(fā)、運(yùn)用以及傳遞等不同環(huán)節(jié)的規(guī)范。

2.1 提升并宣傳檔案的意識(shí)

為了提升大學(xué)生檔案管理的意識(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)檔案工作人員應(yīng)該先提升檔案管理的意識(shí)。我們應(yīng)該先重視這份工作。在日常工作中高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作部門還應(yīng)該提升對(duì)管理部門工作的監(jiān)督和檢查工作，進(jìn)行獎(jiǎng)罰政策。如果檔案管理好的應(yīng)該進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)政策，相反，如果檔案管理工作出現(xiàn)問題或者是負(fù)面消息，應(yīng)該追究責(zé)任人進(jìn)行懲罰。因此，學(xué)生在步入高校后應(yīng)該對(duì)學(xué)生進(jìn)行檔案基本知識(shí)、管理規(guī)定以及怎樣做好檔案的重要性進(jìn)行普及。讓學(xué)生認(rèn)識(shí)檔案，知道檔案，重視檔案。只有這樣，檔案形成的過程中學(xué)生才會(huì)給予重視，在高校畢業(yè)后也會(huì)知道該如何處理自己的檔案。

2.2 高校檔案材料歸檔

高校大學(xué)生在創(chuàng)建檔案之前需要材料的采集，材料采集后需要將材料第一時(shí)間歸還。提升大學(xué)生檔案材料的開發(fā)，同時(shí)還應(yīng)該根據(jù)每個(gè)學(xué)生的情況對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)臐櫳＞秃帽葘W(xué)生的成績單，心理檔案以及志愿服務(wù)時(shí)間記載表等。讓大學(xué)生檔案在具備個(gè)性和規(guī)范化的同時(shí)還能有效的作用。

2.3 提升高校檔案的信息化建設(shè)，增設(shè)服務(wù)功能

在我國飛速發(fā)展的今天，高校只有通過信息化技術(shù)才能為大學(xué)生檔案的電子化提供堅(jiān)實(shí)有力的基礎(chǔ)。高校在信息化部門的調(diào)整下，將學(xué)生的不同檔案都進(jìn)行掃描，然后生成屬于學(xué)生的影像，創(chuàng)建一個(gè)容量比較大的儲(chǔ)存空間，將學(xué)生檔案管理系統(tǒng)和服務(wù)網(wǎng)站進(jìn)行開發(fā)，并進(jìn)行管理，設(shè)置管理員，為檔案的合理咨詢和查詢提供有利的保障，提升工作和辦事效率。

2.4 提升我國高校學(xué)生檔案隱私保護(hù)手段

在我國高校大學(xué)生檔案管理的過程中一定要著重隱私的保護(hù)，在學(xué)生檔案材料收集、整理、傳遞的過程中，作為工作人員一定要做好記錄教育，并保護(hù)好學(xué)生的隱私。將高校大學(xué)生的檔案安置在一個(gè)專業(yè)人士看管的地方，如果有人要進(jìn)行檔案的借閱，一定要做好政審工作，專人專件，在傳遞的過程中為了保證學(xué)生檔案被不必要的人查看，要蓋騎縫章。

3 結(jié)束語

綜上所述，我們通過上述描述可以看出，高校學(xué)生檔案工作是非常重要的，是高校培養(yǎng)人才的整個(gè)過程，每一位學(xué)生從學(xué)習(xí)、生活、人際關(guān)系都會(huì)記錄在內(nèi)，是學(xué)生畢業(yè)后離開學(xué)校步入社會(huì)后就業(yè)或者是再深造等提供了一個(gè)重要的原始憑證。一個(gè)學(xué)生的檔案是從不同層面反應(yīng)了一個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間的學(xué)習(xí)能力、水平以及結(jié)果的一個(gè)綜合成果，是為用人單位人才的錄取提供參考，與此同時(shí)也體現(xiàn)了學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和成果。因此，我們在進(jìn)行學(xué)生檔案日常管理的過程中要轉(zhuǎn)變思想，及時(shí)更新，改變工作方式方法，主動(dòng)的跟信息化建設(shè)接軌，檔案管理不僅是學(xué)校和工作人員的事，同時(shí)也需要招生部門和地方學(xué)校的配合，因?yàn)橹挥羞@樣才能將檔案管理工作更加信息化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

[1]溫靜.高校檔案信息資源共享的管理機(jī)制的構(gòu)建思考[J].人力資源管理，2017（11）：382.

[2]李恒基.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（271）：56.

[3]張記銘.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].對(duì)外經(jīng)貿(mào)，2010（05）：105-106.