對檔案管理的認識及隊伍建設的探索研究

郭淑琴?張浩

摘 要：隨著中國經濟的快速發展和改革開放的不斷狀大，檔案管理工作也隨著經濟的發展發生著質的變化和飛躍，隨著對檔案管理工作要求的提高和利用率的增加，檔案管理隊伍建設中存在的問題逐漸暴露出來。本文對檔案管理的認識與檔案隊伍建設進行了初步探討，并簡要闡述了加強計劃生育檔案管理的重要意義，以計劃生育檔案管理工作為例對檔案管理隊伍建設對策進行了分析。

關鍵詞：檔案管理；隊伍建設；探索；計劃生育

隨著社會的進步和發展，檔案管理在現代化管理當中起著承上啟下的作用，對檔案管理要有正確的認知度，不斷吸收檔案管理的研究成果，總結經驗指導新形勢下的檔案管理工作，培養管理人員的責任感，從而激發管理人員的熱情。計劃生育檔案管理是我國計劃生育工作的重要材料。但是，由于多方面的原因，我國當下的計劃生育檔案管理中還存在著一些問題，如內容虛假、手段落后等等。這些問題的存在都給我國的計劃生育工作帶來的一定的阻礙。因此，在新時期對于計劃生育檔案管理的研究是十分有必要的。隨著人口和計劃生育工作的快速發展，對人口和計劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴、更新的要求，加強計劃生育檔案管理，探索新形勢下檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高計劃生育檔案管理水平，對人口計生工作順利開展、促進經濟社會又好又快發展具有重要的意義。

1 對檔案管理的認識

1.1 對檔案管理認識的不足

長期以來，許多人們都認為，檔案只不過是幾張紙而已，幾個文檔而已，檔案管理工作只是一個可有可無的部門，檔案管理工作只是整理和保管一些過期的文件，或者活動、項目的資料而已，跟歷史有關，產生的價值不是太大，只是簡單的勞動和保存而已，從而限制了這項工作科學化、創新化的發展。在配備檔案管理人員時，好多是一兼多職，檔案管理人員對自已工作也缺乏職業道德和責任心，使檔案管理工作嚴重產生失位的現象，使大量的歷史資料缺失，大量反映重要改革和科研成果歸檔不及時，造成了流失，給后期的管理工作帶來麻煩，甚至會產生重大的事故和損失。

1.2 轉變觀念，提高對檔案管理的認識。

做為檔案的管理人員要轉變自已的意識，把認為檔案管理工作長期存在的工作意義不大這個錯誤的觀念徹底消除掉。加強高層領導自身對檔案管理工作的重視程度。充分認識到檔案管理工作對整體工作良性發展的重要意義，把提高檔案管理工作的科技建設和創新發展并入在總體的重點工作內。另一方面還要對檔案工作人員的思想進行教育，使其內心對檔案管理工作的重要性要認可，才能改變工作態度，做到認真負責，增強自己的工作責任感，全身心的投入到工作中去，加強與同行業的先進管理技術進行交流和溝通，吸收先進的管理經驗，豐富自己的專業素養，從而提高效率，保質保量的完成工作任務。

2 檔案管理的隊伍建設

2.1 對檔案管理干部素質的基本要求

在檔案的手工管理時代，檔案工作者主要充當著檔案保管員的角色，負責對檔案的保護、整理與提供訪問文件的作用。但在，在當前的檔案信息化條件下，檔案工作者必須盡快進行新的角色定位，努力提高自身素養，以適應新的工作環境。只有這樣，才能向社會提供高素質的檔案信息與知識服務的文件。檔案管理人員的業務涉及面廣，首先要有溝通能力，檔案管理人員要和本單位的所有部門人員打交道，要使自已的工作順利進行，要協調溝通爭取各方面的支持，其次是綜合文字能力，檔案管理工作相當一部分直接與文字打交道，要有較強的文字綜合概括能力和文稿寫作能力，再次是綜合管理能力，現代科學技術的發展，數據信息和互聯網的應用取代了傳統的手工操作，對檔案管理隊伍熟練應用計算機相關知識進行數字化信息服務，對檔案管理隊伍提出了更高的要求。管理人員是計劃生育檔案管理工作好壞的最終決定者。所以，在新形勢下，必須要加強相關工作人員的培訓，從而使得工作人員具有較強的業務水平。

2.2 以計劃生育檔案管理工作為例談檔案管理隊伍建設的提升途徑

1）實行標準化、規范化的工作程序和方法。要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。首先要全面普查案卷。一般的計生檔案由于多年來未作全面的清查，加之劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重復或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件，才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。其次要重新組合案卷，實現案卷規范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。最后要統一分類號，保證檢索查全率。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。其中，還要重要的一點是規范題名，保證檢索查準率。

2）分認識人口計生檔案在人口計劃生育工作中的重要作用，把人口計生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規、科技服務、計劃生育協會等人口計劃生育業務工作同等重要的位置，納入主要議事日程，給予必要的投人，解決所需經費，為檔案工作改善環境創造良好的條件。各級人口計劃生育部門檔案管理人員要更新觀念，從人口計劃生育工作法制化、規范化、制度化的高度出發，做好人口計生檔案管理工作。

3）加強檔案管理人員隊伍建設。大部分單位計生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔，文化素質不高、檔案專業知識缺乏、實際操作能力差等現象較為普遍，影響檔案管理水平的提高。為此，必須做好以下幾點：

（1）重視高素質復合型人才的培養。信息時代檔案工作的特點要求檔案人員應該是既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現代信息技術的高素質“通才”。為此，檔案人員的素質培養工作應該著重提高檔案人員的管理能力、創新能力和對新技術的吸納、整合能力在提高全面素質上下功夫。

（2）重視檔案人員的在職培訓。要積極組織檔案人員參加業務培訓和技術學習班，提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。在實施教育培訓時，要采取多形式、多層次的辦學模式，突出針對性和實用性，在培訓內容上做好需求調研，將培訓內容與實際工作相結合，針對不同崗位人員的工作職責和素質要求，制定相應的培訓方案。

（3）合理調配人才。優化人才結構。將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發揮各類人才的整體優勢，形成合理的人才結構，并使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，利于整體效能的發揮。

3 結語

檔案管理隊伍建設，就是以人為本，依靠高素質的人才推動檔案工作的發展，面對檔案管理工作方式的改革和信息服務的多樣化，全面提升檔案管理隊伍的素質，建立復合型人才，促進檔案管理工作持續性發展。

參考資料

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[2]趙歡.有關檔案管理人員職業素養培育的探索.[J]人力資源管理.2016.11

[3]張永和.人口和計劃生育檔案工作的科學管理 [J].經濟研究導刊，2016.09.