“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理策略

劉波

摘要：無論是對固定資產(chǎn)的管理還是對學(xué)生的管理，只要涉及到檔案信息均可通過網(wǎng)絡(luò)化來實(shí)現(xiàn)，讓檔案管理更具效率性與真實(shí)性。本文首先分析了互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案管理的實(shí)質(zhì)目標(biāo)，分析了目前管理階段存在的問題，并在此基礎(chǔ)上以互聯(lián)網(wǎng)+為背景提出了幾點(diǎn)高校網(wǎng)絡(luò)化檔案管理策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)+；網(wǎng)絡(luò)化管理；優(yōu)化策略

檔案網(wǎng)絡(luò)化管理能夠開發(fā)出檔案的更多功能，提升檔案使用效率，在信息共享下實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的迅速傳輸，節(jié)省大量的時(shí)間成本及人力成本[1]。可以說，互聯(lián)網(wǎng)背景下高校檔案管理向著網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)是時(shí)代推動(dòng)下的結(jié)果。本文以高校檔案管理為切入點(diǎn)，研究了網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)化策略。

一、檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實(shí)質(zhì)目標(biāo)

（一）轉(zhuǎn)變檔案形式

目前仍有部分高校在檔案管理上以紙質(zhì)檔案存儲方式為主，建立校檔案室用于存儲數(shù)量龐大的檔案信息，對數(shù)字多媒體的利用程度較淺。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)存儲的電子化，無論是畫面還是聲音，圖像還是文字，均可輕松組織并真實(shí)還原[2]。利用網(wǎng)絡(luò)還可達(dá)到便捷性歸檔與傳輸效果，檔案數(shù)據(jù)庫的龐大內(nèi)存可提供便捷的查詢、修改、存儲等服務(wù)，提升檔案利用效率。

（二）降低管理成本

對于高效檔案管理成本而言，人力資源成本屬于占比較重的部分。在網(wǎng)絡(luò)化管理下，無需過多人員來負(fù)責(zé)檔案的收集、歸納、管理與存儲工作，檔案工作更具效率性。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的傳輸便捷性讓檔案管理可簡化流程，同時(shí)加強(qiáng)各部門之間的網(wǎng)絡(luò)化溝通，打破了傳統(tǒng)面對面交流的形式，讓檔案信息的傳輸達(dá)到實(shí)時(shí)狀態(tài)，明顯提升檔案服務(wù)質(zhì)量與管理效率。

（三）提升信息真實(shí)性

高校檔案管理涉及到的項(xiàng)目種類繁多，若存在信息變更可能涉及到多個(gè)檔案，在傳統(tǒng)管理模式下不利于短時(shí)間內(nèi)完成變更。但若可利用網(wǎng)絡(luò)化管理模式，結(jié)合文件審批系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，可讓內(nèi)部辦公文件直接快速、清晰的通過網(wǎng)絡(luò)傳輸至各個(gè)部門[3]。無論是文件的處理還是審批，均可完整保存溝通歷史并快速解決，極大降低了人為處理上效率的限制性以及失誤情況。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化管理可通過建立數(shù)據(jù)庫的方式對不同檔案和不同部門展開匯總與分層管理，讓資料保存更具特征，提升了檔案資源的查詢便捷性以及信息的真實(shí)性。

二、目前檔案管理呈現(xiàn)的弊端

（一）管理體制缺乏規(guī)范性

不少高校的檔案管理工作并未聘請專業(yè)人員來完成，而是由學(xué)生會干部來負(fù)責(zé)。但在實(shí)際檔案管理工作中，以學(xué)生檔案管理為例，涉及到的信息屬于多部門匯集且多層面綜合評價(jià)結(jié)果，例如學(xué)生所在的團(tuán)委、黨委、年級、學(xué)院，學(xué)校后勤部、教務(wù)處、財(cái)務(wù)部、就業(yè)部等，其評價(jià)屬于多方面綜合得出。受到部門之間辦公獨(dú)立性的影響，在檔案管理體制缺乏規(guī)范性原則下學(xué)生對信息的收集無法形成全面性，導(dǎo)致管理狀態(tài)偏向于粗放型。除此之外，由于管理體制上的缺陷，學(xué)生檔案的存檔、收集以及建立在工作標(biāo)準(zhǔn)相并未完全統(tǒng)一，存在著明顯材料收集速度慢、齊全性不足、填寫不全面、接收隨意、審核寬松等情況，甚至存在檔案丟失現(xiàn)象。

（二）管理意識不足

雖說高校檔案管理工作由校方管理者負(fù)責(zé)牽頭完成，但檔案涉及到每個(gè)教職工及學(xué)生的切身利益，每位主體均應(yīng)在管理者收集檔案及核對檔案時(shí)主動(dòng)配合，提供必要資料。但根據(jù)現(xiàn)有檔案管理狀態(tài)而言，意識薄弱是完善管理模式的主要阻礙因素，信息化檔案管理建設(shè)速度明顯呈現(xiàn)滯后性，無論是資金撥款還是人才配備上均缺乏對檔案管理的高度重視。

（三）信息化不足

網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式要求能夠完成資源共享、互聯(lián)共同。但根據(jù)目前電子檔案的應(yīng)用狀態(tài)而言，缺乏對電子數(shù)據(jù)文件的深入細(xì)致交流，各部門各自為政，在檔案利用程度上并不高[4]。同時(shí)，檔案管理的安全性未達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，各環(huán)節(jié)的安全防護(hù)軟件并未有效使用。檔案管理者對檔案安全重視不足，并未對安全秘鑰定期更換，在檔案的收繳及交接等環(huán)節(jié)銜接缺乏緊密性，存在安全隱患。

三、高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理策略

（一）強(qiáng)化信息安全

互聯(lián)網(wǎng)為高校檔案網(wǎng)絡(luò)管理帶來了便捷性的同時(shí)，也對檔案數(shù)據(jù)資料的安全性產(chǎn)生了影響，主要涉及到信息安全及檔案實(shí)體安全。互聯(lián)網(wǎng)+背景下，檔案的安全防范需重視信息的泄露以及被擅自修改情況，必須保障檔案利用便利性的同時(shí)處于安全的環(huán)境。具體而言，對提取檔案和修改檔案的用戶明確核實(shí)身份信息以及權(quán)限，確保檔案數(shù)據(jù)安全。例如對于學(xué)生而言，登錄校園網(wǎng)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)選課、查詢自己的成績等基礎(chǔ)信息之類的操作應(yīng)以學(xué)生的身份證及學(xué)號相結(jié)合模式作為登錄標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格設(shè)定登錄者權(quán)限。

（二）健全管理系統(tǒng)

信息化技術(shù)的應(yīng)用要求高校檔案管理強(qiáng)化信息系統(tǒng)的建立，改變傳統(tǒng)管理思維，將粗放型的管理模式逐漸摒棄，讓檔案管理質(zhì)量得以明顯提升。對于高校而言，學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r并不單純以學(xué)生成績作為反饋，還可通過在校學(xué)生考研狀況以及學(xué)校招生狀況向社會大眾反映整體發(fā)展水平。在信息化檔案管理系統(tǒng)的建立下，對學(xué)生檔案管理的便捷性、安全性與規(guī)范性均能夠體現(xiàn)高校在此方面的實(shí)力與重視。因此需強(qiáng)化信息化管理系統(tǒng)的人才及資金投入，確保互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下高校檔案管理能夠跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。

（三）配置專人專崗

高校檔案管理工作必須由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)來完成，以學(xué)生檔案管理為例，無論是檔案的收集、整理，還是檔案的歸納、應(yīng)用，均需要多部門相配合。因此必須聘請專業(yè)檔案管理人員負(fù)責(zé)，必要時(shí)可讓學(xué)生配合但不可讓其承擔(dān)主要工作責(zé)任。檔案管理者需要對學(xué)生檔案內(nèi)容不斷篩選，提取有效信息并妥善保存。除此之外，網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員以及管理人員的設(shè)定需要熟練掌握電子化數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，能夠讓檔案的管理符合網(wǎng)絡(luò)化管理要求，明確授權(quán)范圍。

結(jié)束語

高校檔案管理中，在互聯(lián)網(wǎng)+背景下對檔案實(shí)施信息化、數(shù)字化管理是必然發(fā)展趨勢，能夠體現(xiàn)現(xiàn)代檔案的應(yīng)用價(jià)值。信息化檔案管理模式是互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下的必然趨勢，對于高等院校而言，各類檔案的管理與存儲質(zhì)量可在互聯(lián)網(wǎng)幫助下得到明顯提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]伍星.高校檔案管理從“+互聯(lián)網(wǎng)”向“互聯(lián)網(wǎng)+”的轉(zhuǎn)變策略[J].城建檔案，2017（08）：18-19.

[2]鄭奇茹.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高校檔案數(shù)據(jù)管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].城建檔案，2016（07）：70-71.

[3]鄒凡.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2016（13）：44-46.