如何發揮企業辦公室督辦職能的幾點思考

肖琳

摘要：企業辦公室作為企業組織結構的樞紐，代表著企業的管理水平。辦公室工作擔負著參與政務、管理實務、綜合服務的重要職責，而督辦工作又屬于辦公室工作的重要環節，更是提高辦事效率的主要手段，在《秘書者》一書中指出：督促檢查是秘書部門輔助領導決策付諸實施的一項重要服務工作，辦公室應發揮督促檢查作用，協助領導，推動決策落實。美國ABB公司原董事長巴尼維克曾有一個著名的觀點“一個企業的成功，5%在戰略，95%在執行力。”要使一個企業保持強大的執行力，重點在于做好企業辦公室的督辦工作，督辦工作的落實可以使企業高層領導、中層管理者和基層員工在發展戰略的指引下全力以赴，竭盡全力奔向目標。

關鍵詞：辦公室督辦職能；發揮；思考

一、開展辦公室督辦工作的重要性和必要性

我們應該清醒認識到決策的制定和實施方案的部署完成之時，事情還只是進行到了一半，更重要的另一半就是要確保決策的貫徹落實。因而，辦公室就必須加強各項重點工作、重要文件以及領導交辦重要事項的督辦管理，確保上級和公司重要決定，安排部署得以及時貫徹落實。開展督辦工作，一是通過督促檢查，了解決策的落實情況；二是督促檢查是有針對性的調查研究，通過這種調研方式，能夠發現新問題，了解新情況，從而創造性地開展工作，實現理論和實踐的創新；三是督促檢查是圍繞決策的實施開展的，可以把“上情”和“下情”結合起來，了解決策落實中存在的問題，提高決策的科學性準確性，推動決策的落實；四是督查督辦還是解決熱點、難點問題，為群眾辦實事的重要手段。辦公室通過開展細致的督辦工作，從而提高辦文、辦會，辦公效率，強化執行力，穩步推進公司中心工作順利進行。

二、開展辦公室督辦工作，建立一套完整督辦機制

在企業中常常有這樣一種情形，上面的政策很好，決策也很正確，但是一到下面，往往就走了樣，出現互相扯皮等現象，這些現象嚴重制約了企業各項工作的運行效率，造成這些問題的主要原因，歸根到底還是監督約束機制不健全，如果企業辦公室從上到下有一套完整的督辦體系的話，一級一級地狠抓落實，必然可以大大提高企業的工作效率。

一要強化領導督查意識。只有領導的重視和參與，企業上下的協同配合，才能形成合力，督察督辦工作才能取得顯著成效。各業務分管領導，要帶頭抓督察督辦。特別是對重大事項的督辦，領導應當親自掛帥，親自了解貫徹落實情況并定期聽取匯報，幫助辦公室解決督察督辦工作中遇到的困難和問題，辦公室也應該主動爭取企業黨政領導對這項工作的重視和支持，充分發揮好參謀提醒作用。

二要完善督辦體系。辦公室負責大量的日常參謀性、服務性和基礎性工作，在督促檢查工作中具有十分有利的條件，是督促檢查工作的具體實施單位。要實行責任分工、任務細化，積極主動地做好督察工作的受理、立項、分解、組織、協調、督辦、信息收集和督辦反饋等工作，并將督辦內容直接納入績效考核，也是促進目標落實的一個重要環節，對各部門目標的完成情況進行認真考核，嚴格規范考核辦法，力求考核科學公正。

三要在督辦過程中，始終站在圍繞中心工作，服務大局的高度，做好嚴字當頭，事事講原則，開展督辦工作也要注重方法和技巧，與各部門密切配合，實現督辦事項的順利推進，提高部門和員工的執行力，確保公司領導班子意圖得到高質量、高效率的貫徹落實，真正發揮督辦工作的作用，實現督辦工作的價值。

三、圍繞企業中心工作，充分發揮辦公室督辦職能

辦公室督辦工作如何緊貼企業的工作重心，抓住關鍵問題進行督辦，以保證企業生產經營中的重大決策和關鍵工作任務得到有效貫徹落實，為此，要緊緊圍繞企業生產經營中的重點、難點、熱點來創造性的開展工作，加大督辦力度。

一、建立督辦工作任務。涵蓋公司年度（年中）工作會、黨委會，黨政聯席會、總經理辦公會，月度（周）工作例會和部分專題會等所有重要會議及上級單位、公司黨委、公司領導通過公文或其他方式決定或批示的重要事項。秘書人員在公司年度（年中）工作會議結束后兩周內，根據工作要點和會議精神制定公司重點工作任務分解表，征求各部門和分管領導意見并修改完善，經總經理審批后，下發至公司各部門，各單位；在公司黨委會、總經理辦公會、黨政聯席會議決議和紀要發布后的五個工作日內，向承辦部門下達重點工作督辦單，明確工作要求和完成時限；在公司月度（周）工作會議等重要會議結束后五個工作日內確定重點工作督辦任務，通過內網系統發至各承辦部門確定的工作節點目標。文書人員根據重要公文的領導批示，制定重點工作督辦單。承辦工作任務的部門根據督辦任務要求，制定相應的工作計劃，明確相關責任人，在規定時限內，保質保量完成工作任務。

二、做好督辦工作全過程管控。督查任務發出后，辦公室應采取定期或不定期提醒督促，檢查核實方式，了解督辦事項辦理情況進展，承辦部門給予支持。辦公室將督辦結果經分管領導審批同意，呈總經理確認后，督辦工作任務正式辦結，同時將督辦過程中形成的文字材料進行整理保存并提交績效考核部門，由其根據督辦結果進行績效考核。

三、注重督辦方式方法。要及時反饋。督查中要及時向領導反饋，多請示、多匯報，一方面可以讓領導準確掌握工作進展情況，另一方面，當督查工作遇到困難時，可及時爭取領導支持和幫助。要合理分工。辦公室與各職能部門要各盡其責，又要分工明確，辦公室既不能包辦代替，更不能越權干預，在督查工作中應實行“分級負責，歸口管理的原則，辦公室要與職能部門密切配合，共同搞好督查落實。要注重時效。確立辦實事，求實效的思想，從實際效果出發安排督查日程和進度，力求效果和時間相統一。要一督到底。開展督查工作的最終目的就是取得實效，這是督查工作的出發點和最終落腳點。

四、強化督辦隊伍建設。加強理論學習，開展工作交流，增強辦公室督辦人員業務素質和工作能力。進一步搜集信息，讓督辦工作人員第一時間知道領導講什么、抓什么，及時就有關問題進行督辦。不斷增強督辦隊伍整體素質建設，提升督辦隊伍的戰斗力和凝聚力。

當前，面對新形勢、新要求，辦公室的督辦工作要建立長效機制，堅持做到常抓不懈，緊緊圍繞企業發展大局，突出工作重點，創新方式方法，健全工作制度，狠抓部署落實，才能較好地發揮督辦工作在推進企業各項決策落實中的助推作用。