高校圖書館招標工作的全過程管理

張沁蘭　易雪媛　李文

摘要：高校圖書館資源招標采購模式已經在各高校廣泛運用，招標采購已經成為圖書館資源建設的重要環節。而招標采購中逐漸暴露的問題對圖書館資源建設也形成了一定的制約或障礙。因此，圖書館在資源招標采購中需要發揮主動性，采用全過程管理對圖書館資源招標采購進行控制，與招標相關部門保持協同，高效、高質地推進圖書館資源建設可持續發展。

關鍵詞：高校圖書館；招標工作；全過程管理

目前我國大部分高校均采用招標采購制度，經過多年的推廣與實踐，也獲得了良好的社會效益，以制度有效防止了采購過程中的腐敗行為，一定程度上保證了市場競爭的充分性與公平性。圖書館資源招標采購一般分為紙質文獻資源招標、電子資源招標、設備用品招標、業務招標四大部分。而紙質文獻資源與電子資源是圖書館作為高校文獻資源陣地不可忽視的建設內容。隨著高校辦學規模逐漸擴大，其科研水平逐漸提高，圖書館的文獻資源保障工作日益艱巨。不管是圖書館配商的選擇還是數據庫商的選擇，都與圖書館持續提升高校文獻資源保障能力息息相關。因此，通過招標采購讓資源采購走向市場化、正規化、競爭化有利于圖書館依法規范資源管理，加強廉政建設，使圖書館資源適應高校及社會的不斷發展。圖書館作為資源需求部門，肩負高校文獻資源建設的重任，招標工作必須緊緊圍繞高校的辦學目標與文獻建設目標，主動發揮圖書館專業能力在資源招標采購中的作用，從全過程視角進行資源招標工作管理，使招標采購工作能高效、科學、按時推進。

一、高校圖書館招標工作現狀

（一）資源建設進度受招標政策與規范影響

圖書館資源建設中比例最大的一般是紙質文獻資源與電子資源建設，由于涉及數額較大和采購類目的特殊性，多數采用政府采購模式進行招標采購。這就使無論紙質資源還是電子資源，都必須經過一系列規范的流程才能實現采購目標，這就延長了資源建設的周期。此外，隨著高校各類管理日益規范化，圖書館資源建設涉及的重要硬件建設、各類服務等也會納入招標采購范圍，這就使圖書館資源建設的進度必須與招標采購的進度相互協調，也就要求高校主管招標工作的部門與圖書館保持協同推進。由于招標政策規范會適時進行調整，也會根據社會的發展和政策的調整出臺各種新規，如果不能及時掌握最新的政策法規，并有效應對和組織圖書館資源采購實施，就可能出現由于規范和流程的制約而延誤圖書館資源建設進度。

（二）招標采購過程中圖書館專業人員參與度較低

圖書館在招標工作中主導性有待加強，加大圖書館專業人員在評標小組中的比例。圖書館作為教輔部門，對總體招標工作的計劃和主觀把控會缺乏一定的主導性和權威性，雖然在制定招標參數及前期需求論證上可以最大限度發揮主動性，但是由于各種系統填報、政策溝通、開標評標的權限均不屬于圖書館，部分工作會存在滯后、信息不對稱等情況。某些高校在圖書館資源建設招標采購中并沒有讓圖書館專業人員深度參與，也沒有建立圖書館專業相關的專家庫，評標現場專業人員比例較小，使圖書館資源的特殊性在招標采購中體現不夠充分。

（三）各類招標參數需要持續完善，適應內外部環境變化

圖書館資源采購涉及圖書、電子資源、設備等，隨著內外部環境的變化，以及每年新增或變動的采購項目，招標參數如果一成不變或與市場現狀偏離太大就難以適應當年的采購項目要求。由于公開招標大多采用綜合評分的方式，當價格所占比例較大時，會使個別綜合實力不強的供應商以低價中標，形成價格戰的惡性競爭，從而導致本身有實力也合適的供應商在招標過程中落選。因此，如果沒有科學適宜的參數與評分體系，就很容易造成無供應商投標而廢標、低價低質中標等后果，嚴重阻礙了圖書館資源建設的進度，降低了資源建設的水平。例如一些專業院校的文獻建設需要突出專業特色，而綜合性大學需要平衡各學科文獻資源的結構，如果沒有科學合理的招標參數，也就難以通過招標選擇合適的館配商和優秀的資源供應商，這就會對圖書館資源的持續性建設產生阻礙。

二、招標工作全過程管理策略

（一）招標準備階段提前謀劃，掌握時間節點

各高校每年新啟動年度招標的時間基本都在年初，圖書館可以根據高校的招標政策和計劃，針對本年度館內資源招標采購項目制定招標工作計劃，并形成包括前期需求論證、參數制定、制定資源招標采購進程表、溝通協作、后期履約監督、經驗總結等在內的完整招標工作過程控制體系，以備在招標過程中嚴格控制政采項目流程規范與時間節點把握。

在招標工作中主動作為，把控招標流程。加大圖書館資源建設的主動性，將前期需求論證、招標參數、文件編制等工作都提前到招標計劃實施時間以前，確保能在學校招標工作開始后就能及時啟動圖書館資源招采購，縮短招標工作的周期。樹立目標管理的理念，動態調整招標參數，提前確定合適的招標方式。為保障圖書館資源采購能最大限度滿足圖書館建設需求，需要廣泛借鑒招標參數并結合圖書館實際需求，力爭用科學適宜的評價標準為圖書館選擇最合適的供應商。特別是文獻資源館配商的選擇往往采用綜合評分標準，因此需要充分借鑒同類院校的經驗，使評價標準更加綜合性、客觀性。適當降低價格因素的比重，減少低價中標的可能性。針對各種資源的特殊性，在法律法規的指導下，靈活運用招標方式，如單一來源采購、公開招標、詢價、網上競價采購等，使圖書館能如期完成招標采購目標。

（二）招標實施階段依法依規，按計劃有序推進

在招標工作中按照采購時間計劃有序推進，在執行計劃過程中，主動關注招標項目的發展，預測資源招標采購可能出現的困難，協調招標主管部門，提前進行干預和調整。政府采購和校內招標工作中嚴格按照相關法律法規組織招標，杜絕與供應商進行惡意串通和私下組織圍標等禁止行為，保證招標工作的公平與廉潔。為了使圖書館資源建設更符合館建需求，可以在保證有紀檢等部門監督的情況下抽取一定比例的圖書館專業人員參與評標小組，使圖書館資源項目的評標更具有合理性和針對性，幫助圖書館最大限度地選擇到優秀的供應商，也能通過制度與監督防止腐敗滋生。

招標后期管理及履約情況的監督是圖書館資源招標工作中不可忽視的環節，需要動態追蹤，監督履約。招標結束并確定供應商后，作為資源需求部門，圖書館需要根據自身資源建設需求，及時與供應商進行溝通，監督各供應商的履約時間、質量。例如在圖書采購中，為了防止館配商過濾書目，就需要采訪人員廣泛收集書目，而非單純依賴書商提供書目，掌握圖書采購的主動性。在合同期限內，對臨近交付還未履約的供應商進行督促，對已經交付的貨物或者服務按規定驗收，保證招標工作的完整性與合規性。

（三）招標結束后總結經驗，持續提升招標工作水平

圖書館資源招標工作可以形成流程閉環持續推進。每年度招標工作的結束也為下一年度的招標工作提供了借鑒與經驗。因此，每年的招標工作都可以按照計劃（Plan）—實施（Do）—督查（Check）—總結改進（Action）的順序循環連續進行。每年度的政府采購招標工作進程表可以作為本年度招標工作的總覽，通過對年度招標工作及時進行評審和總結，可以收獲經驗，吸取教訓，用之前的成果推動后面工作的開展。在招標全過程中都有意識地拓寬獲知途徑，掌握政策規范動態，及時了解各項政策的調整和出臺的各種新規；對各招標項目都樹立按計劃推進的思路，按照圖書館資源采購的目標，梳理任務，隨時了解進程，預測難點，思考對策；資源招標參數與評分體系做到既有綜合性又有針對性，避免因為招標標準過于嚴苛而難以吸引供應商投標，也要避免標準過低而導致低價低質中標；招標過程中群策群力、協同推進，集中圖書館的專業智慧與力量，與招標業務部門共同推進招標工作進展。

三、結論

高校圖書館以招標采購模式進行資源采購是市場經濟背景下公平、公開、公正的競爭機制，也是當前高校圖書館采購工作的發展趨勢。雖然在招標采購過程中難免會遇到各種制約和障礙，也存在低質低價中標等一些客觀的不良影響。但只要圖書館能嚴格把控招標參數，應對得當，加強監督和履約管理，科學地全過程管理招標程序，這些困擾也會隨著招標管理的日益成熟而消除。通過科學有效的管理，使圖書館在招標中選擇到適合的供應商，為圖書館提供高質量的資源，同時也能讓各供應商不斷提高服務水平，為高校圖書館提供更優質的服務。

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（作者單位：成都醫學院圖書館）