中學檔案數字化管理現狀及路徑分析

摘 要：中學檔案管理具有非常關鍵的作用，科學的檔案管理能夠有效提升檔案管理的效率，能夠有效優化檔案資源的開發與利用，同時還能夠在很大程度上推動中學的發展。在信息技術快速發展的今天，中學檔案數字化管理具有非常重要的作用。檔案數字化管理，能夠擴展檔案管理的范疇，能夠實現檔案資源的信息化和數字化。本文將分析中學檔案數字化管理現狀，科學全面分析它的路徑。

關鍵詞：中學檔案；數字化管理；現狀；路徑

隨著社會經濟的快速發展，信息技術的全面進步，檔案數字化管理已經成為檔案管理工作的新方式。科學的數字化管理，不僅能夠有效提升檔案管理的效率，充分發揮檔案資源的利用價值，同時還能夠保證檔案資源的安全。當前中學檔案管理中，數字化管理程度存在明顯的差異。通過簡要的調查與分析，能夠科學認知到中學檔案數字化管理的現狀。結合當前中學檔案數字化管理中存在的問題，運用科學的優化路徑，全面提升檔案數字化管理的水平。

一、 檔案數字化管理的特點

在信息技術快速發展的今天，中學檔案管理數字化漸成規模。在中學檔案管理實踐中，積極利用信息技術手段，不斷提升檔案管理的信息化程度，有效運用檔案數字化管理的特點，能夠全面提升中學檔案管理的整體水平。檔案數字化管理具有顯著的特點，首先，檔案管理數字化，能夠優化檔案管理的水平，能夠有效提升檔案管理的效率。檔案管理數字化能夠將傳統的紙質資料以電子、數字等形式保存到網絡系統中。當人們進行查詢、調取等時，無需翻閱厚重的書籍，只需要按照查詢流程進行快速化檢索，即可以快速獲取相關資料。同時，檔案管理數字化，還擴展了人們檔案利用的時空范圍。人們通過PC端、移動客戶端等就可以實現檔案資源的查詢和調閱，這本身能夠提升檔案資源的利用率。其次，節約管理成本。中學檔案數字化管理，還能夠在很大程度上節約管理成本，節約人力資源。數字化檔案以數字信息的形式而存在，人們通過計算機系統就可以實現檔案管理，這就能夠實現人力資源的節約。同時，在信息資源的利用過程中，人們可以自主查詢下載，無需承擔掃描、復印等費用。最后，合理保護紙質檔案資料。事實證明，紙質檔案資料在長時間翻閱過程中，很容易發生破損。但檔案數字化管理則能夠全面很大程度保護原件，人們在利用檔案的過程中，完全可以通過網絡或移動客戶端進行閱讀和查詢。

二、 中學檔案數字化管理現狀分析

在中學檔案管理實踐中，數字化管理是一種新穎的檔案管理方式，能夠提升檔案管理的效率，能夠優化檔案資源的利用率。通過調查與走訪100所中學，可以得出結論，當前中學檔案管理數字化程度整體處于中下游水平。其中，53%的中學沒有任何信息技術設備，仍采用傳統的人工管理的方式，依靠紙質媒介來進行檔案資料的整理。25%的中學檔案數字化管理程度偏低，依托于圖書館系統來進行檔案管理工作。但通過圖書館借閱系統，很難進行數字化檔案資源的利用。10%的中學檔案數字化管理能力較高，擁有較為完善的信息化管理系統，但由于缺乏專業的管理維護人員，信息化管理系統的利用價值難以全面凸顯出來。5%的中學檔案數字化管理能力優越，學校不僅有完善的管理系統，也制定了明確的管理流程，包括查詢流程、輸入流程、紙質與電子同步等流程。同時，這些學校的檔案管理人員具備較強的檔案開發意識，注重檔案數字化信息的主動推送。結合調查結論，可以將中學檔案數字化管理現狀大致歸為以下方面：

（一） 檔案管理傳統陳舊，人員呈現“老齡化”

在受調查的100所中學中，其中53所中學的檔案管理方式陳舊，在管理實踐中仍然采用傳統的檔案管理方式，依靠大量的人力來進行機械化的工作。在這些學校中，有的檔案室甚至連電腦都沒有，當老師借閱檔案資料時，需要進行人工登記。還有部分學校，雖然配置了電腦，但卻沒有配備網絡。檔案管理人員利用電腦中的EXCEL工具來進行檔案資源的統計與分類，經常出現重要檔案資源的丟失和遺漏。此外，檔案管理人員“老齡化”問題突出。參與檔案管理的人員多為學校的老職工、老教師。在檔案管理中，他們的職責與其說是管理，不如說是保管。

（二） 檔案管理信息程度低，沒有單獨實施管理

在調查過程中，可以發現25所中學的檔案數字化管理水平處于偏低的水平。部分教師雖然認知到了檔案管理數字化的意義和價值，但由于學校領導的不注重，學校檔案管理的投入不足等，使得學校檔案管理的數字化程度整體偏低。在調查過程中，還發現這些學校并沒有進行檔案管理的獨立化，而是將檔案管理與圖書管理統籌起來，利用圖書館借閱系統來實施檔案管理工作。當人們利用該系統進行查詢與查閱時，很難快速精準找到所需的檔案資料。

（三） 檔案管理人員素養不高，難以發揮管理系統作用

在中學檔案管理實踐中，10所中學結合學校檔案管理特點，不斷加大資金投入，緊密結合時代發展潮流，構建了較為完善的檔案管理信息系統，但由于檔案管理人員的專業素養不高，檔案管理人員的技術素養偏低等，使得檔案數字化管理系統中的很多功能和優勢難以凸顯出來，這在很大程度上影響著檔案管理的整體成效。比如檔案數字化管理系統中的主動信息推送等服務功能難以有效凸顯出來。

三、 中學檔案數字化管理的優化路徑分析

在信息技術快速發展的今天，中學檔案管理工作應該緊密迎合時代發展潮流，不斷順應時代變革，全面提升檔案管理的科學性與信息化，積極構建檔案數字化管理系統，綜合性提升檔案管理的效率和水平。

（一） 提高檔案管理人員的信息素養

在中學檔案管理實踐中，實現數字化管理應該有效提高檔案管理人員的信息素養，全面優化檔案管理人員的認知，引導他們注重檔案管理信息化建設，不斷提升自身的崗位技能和業務素養。一方面，學校應該構建完善的檔案管理制度，從制度層面來規范檔案管理工作，不斷提升檔案管理的整體水平。另一方面，要全面加強檔案管理人員的教育培訓，形成長效的培訓機制，督促檔案管理人員在提升自身崗位素養的同時，更要優化信息素養，掌握一定的信息技術應用能力。

（二） 積極推動數字化管理系統建設

在中學檔案管理過程中，構建科學全面的數字化管理系統，中學應該結合自身條件，積極尋求社會資金支持，不斷優化和完善檔案數字化管理系統的建設。同時，要成立專門性的檔案管理室，將檔案管理工作從學校行政工作、圖書館工作中脫離出來，有效提升檔案管理的整體質量。此外中學還應該采用績效考核的方式來約束和激勵檔案管理人員，引導他們在各自的崗位上，明確自身職責，不斷提升業務素養。

（三） 注重原始資料保護同步做好電子檔案管理

在中學檔案管理實踐中，努力推動檔案數字化管理系統的建設，中學應該充分迎合時代發展潮流，始終保持與時代接軌。可能因資金、技術、人員等問題，部分中學很難進行檔案數字化管理系統的建設，但這并不妨礙中學檔案管理人員信息素養和管理意識的優化。在工作實踐中，檔案管理人員在進行紙質檔案管理中，就應該提前做好未來數字化管理的準備，加強紙質檔案的科學分類，尤其是要做好原始檔案的管理。有條件的中學，即便具備優良的檔案數字化管理系統，也應該同步做好紙質檔案和電子檔案的管理工作。

四、 結論

在信息技術快速發展的今天，中學檔案管理應該積極建構數字化管理系統，不斷提升檔案管理的整體水平，全面優化檔案管理的效率，綜合性提升檔案資源的開發與利用。當前中學檔案管理的信息化、數字化程度整體不高。積極推動數字化管理的穩步實施，應該提升檔案人員的技術素養，加大資金投入，同步做好檔案管理工作。

參考文獻：

[1]陳青云.中學檔案數字化管理現狀及路徑分析[J].蘭臺內外，2017（5）：24-25.

[2]楊波.中學檔案數字化管理的現狀及對策[J].文學教育（中），2012（5）：35-36.

作者簡介：

陳華忠，廣東省湛江市，嶺南師范學院附屬中學。