高校二級學院教學檔案管理現狀與應對策略

阿曼古麗·依斯拉吉

內容摘要：高校二級學院為一所一所綜合性大學中的所有學院，二級管理是為了適應新形勢發展和社會需求而出現的一種新的辦學模式。二級學院由所屬大學辦學和控制，而具體教學管理工作由二級學院自身實行。在教學管理的過程中，檔案管理具有重要作用，是提升教學成績和管理質量的重要方式。目前的檔案管理過程中并不完善，需要進行多方面的改進。本文圍繞檔案管理現狀進行分析，探討相應的應對策略。

關鍵詞：二級學院 教學管理 檔案管理 問題及對策

隨著國家對于教育和對人才的培養的重視，高等學校的教育事業得到了巨大的發展，許多高校的規模已經越來越大，甚至同一所學校的不同學院都分了不同的校區，伴隨著規模的擴大，原有的教學檔案管理模式受到了巨大的挑戰。為了完善管理結構以及制度，二級學院的教學檔案管理建設勢在必行，從而能夠在日益激烈的高校競爭中保持優勢。[1]高校教學檔案是在日常的教學工作中逐漸形成的一些資料，這些資料往往具有很大的價值，對今后的教學有許多啟示。通常包括教學中形成重要思想，在教學中的一些重要實踐以及值得借鑒的管理經驗，還有珍貴的研究材料等，從各個方面記錄了高校的教學活動。它們通常以文字，圖表等形勢進行保存，是以后進行教學活動等的依據，對于教學計劃的制定，預測教學成果等都有指導意義。一個學校的教學水平和辦學質量，就是體現在教學檔案上面。

一.高校二級學院教學檔案管理的重要性

1.為學生提供證明材料，使學生就業更加便捷

教學檔案中學生的各種材料，檔案占有很大的比重，從高中畢業的檔案，學生各學科的成績單，畢業證，學位證相關材料，這些對于學生的就業有很大意義，可以為學生提供相應的證明，在求職就業中更加方便。

2.為教學研究提供原材料，為制定教學政策提供依據

教學檔案本身就是各種資料存儲的載體，教學活動中的實踐過程均由檔案記錄在冊，這些實踐材料對于教育研究具有很好的指導作用，

3.提供教學評估的原材料，對學校進行客觀綜合的評估

為了保證高校教育水平和高等教育的辦學質量，教育部制定了一些評估政策，其中最重要的為本科教學評估，它以五年為一個周期，對于促進高校的水平，推動高等教育的發展，以及擴大高校的聲譽具有重要作用。

二.高校二級學院教學檔案管理現狀

目前隨著教育事業的發展以及學校規模的擴大，傳統的學校掌握一切管理權限的管理模式已經逐漸被摒棄，二級學院的管理已經逐步應用于高校的管理工作中。其中在教學檔案管理中也需要進行相應的改變，在平常的管理工作中出現了許多問題，需要進行完善。

1.管理理念落后，無法適應新形勢下的要求

我國高等教育的飛速發展使得二級學院管理愈發受到高校管理者的歡迎。雖然為了提高教學水平，使教學質量得到最大的提升，高校投入了很大的精力，花費了很大的資金，但是在教學檔案管理過程中，管理員對教學檔案的重要意義缺乏充分的認識，對于檔案管理缺乏足夠的重視，檔案管理制度不完善，存在很大的漏洞，這些都可能具有導致檔案缺失的隱患。[2]在學校對于檔案資料的管理中，沒有進行紙質上面的規定，或者即使規定了，也并沒有進行落實。同時對于學院工作的各類文件無法進行及時的分類與歸檔導致大量重要的信息丟失。在需要檔案資料的時候，需要花費很大的人力去尋找，這將大大降低高校辦學的效率。在高校的發展中一些相關的小學院進行合并，必然導致檔案資料的大整合，在學院合并以后原先的管理思路必然無法再對規模更大的檔案資料進行管理，因此管理理念的改革勢在必行。

2.教學檔案管理的信息化水平落后

當今社會科技越來越發達，科學技術已經融入到了各行各業中，高校的教學檔案管理工作也逐步應用了信息化的管理，但是仍然存在這設備落后的問題。檔案的安全性無法得到充分的保證，同時先進的管理設施和維護水平低下，在檔案管理過程中依然以紙質的資料為主，然而紙質資料具有一定的缺點，比如容易損壞，易受潮濕的影響而發霉等，這些導致紙質資料很難進行長期的保存。而教學檔案并沒有進行完備的信息化處理，沒有進行妥善的電腦錄入，這就導致紙質資料一旦損壞將很難進行復原，這是導致許多珍貴資料沒有保存下來的一個重要原因。因此，高校的教學檔案管理中信息化水平需要進一步的提高。

3.資料分類不系統，管理人員專業水平不足

高校辦學規模的擴大使得在校學生日益增加，教學檔案相關資料也相應增加，然而管理員的數量并未增多，這就凸顯出來教學檔案管理工作量與管理人員不足的矛盾。除此之外，管理員的專業水平不足，沒有接受系統的教學檔案管理培訓，對于一些檔案分類和檔案管理的能力缺失。

4.各大高校教學檔案管理經驗交流甚少

我國的高等教育事業發展蒸蒸日上，高校規模越來越大，一所學校的二級學院數量也有許多，但是高校的二級學院對于教學檔案管理工作的經驗卻鮮有交流。其實二級學院的教學檔案管理是有許多共同之處的，各個學院甚至各個高校之間是可以增進彼此的交流經驗的，但是由于種種原因卻無法實現頻繁的交流，這對于教學檔案管理的發展和學術創新是不利的。

三.高校二級學院教學檔案管理問題的對策

1.加強檔案管理理念建設，提高教學檔案管理建設

對于管理理念的改變，首先應該提高管理員的檔案意識，使管理員對于檔案的重要性有深刻的認識，加強教學檔案相關知識的宣傳，充分認識到完整的教學檔案，系統的資料信息在教學管理工作中的不可替代的作用，充分認識到教學檔案管理對學院的發展的重要推動作用。將檔案管理進行完善的整理，將檔案整理歸入教師的職責范圍，在各項工作完成的條件下，也要核查教學檔案的工作，使教學檔案資料可以及時記錄下教學工作。要使大家意識到教學檔案工作不僅要靠管理人員，同時要靠廣大教師的協同合作。使大家意識到完善的教學檔案資料對于自身教學過程中尤其是科研工作中也具有重要的價值。同時管理人員也要完善管理制度，落實登記，避免意識；限時歸還，及時收集；完善督察，及時核查。

2.加強教學檔案管理信息化建設

首先應制定相應的管理制度，與紙質資料不同，電子版的存儲不容易丟失，但是在相關管理以及存檔方面也不同，因此制定規范的制度是必要的，這樣可以使檔案的管理工作更加科學。但是在電子版的錄入并不能完全取代紙質版資料的存在，可以使電子版資料與紙質版共同進行歸檔。其次，教學檔案管理人員的信息化管理水平，加強對管理人員的信息化管理知識的系統培訓。最后，應該加大對信息化建設的力度，積極吸引高素質的教學檔案信息化管理的人才，同時投入大量資金，對落后的設備進行及時的更新，加強硬件設備和基礎設施的建設，同時購買先進的軟件，使整個教學檔案管理系統硬件與軟件設施俱全，使教學檔案管理更完善。

3.提升管理人員的專業管理素質

教學檔案的管理工作具有許多特性，比如管理和服務等。同時，教學檔案內容豐富，涵蓋了各方面的內容，這對管理人員的知識水平提出了較高的要求。管理員要具有較高的專業水平，同時吃苦耐勞，熱愛工作，細致認真，可以熟練操作相關設備。對管理員進行業務培訓，不斷掌握新的檔案管理知識，同時讓教學檔案管理人員逐步形成一個理念，即終生學習，對于新式的管理方式可以及時學習，更好的完成教學檔案管理工作，使教學檔案可以更好的教學評估等相關工作服務。[3]

4.加強各高校及高校所屬二級學院的交流

由于教學檔案資料管理的一些共性，各高校及二級學院可以進行相互交流。而隨著高等教育的發展，各個高校之間的交流也越來越多，教學檔案管理由單一的開發逐漸進入了聯合的階段，這對于加強地區高校的交流具有重要意義。多個高校及二級學院的聯合意味著更多的信息交流，信息相互分享，各自可以取長補短，可以極大的促進各自的發展。

教學檔案管理是高校二級學院建設的重要內容之一，隨著我國教育事業的發展，它將會體現出越來越重要的價值，對于高校辦學質量的提高起著不可或缺的作用。通過改變管理理念，摒棄原先管理工作中的缺陷；加強教學檔案管理的信息化建設，使教學檔案管理更加系統而全面；提高管理人員的專業化管理水平，使檔案分類歸檔更科學；同時加強各個高校之間的合作，加強信息交流，實現互利互惠，共同進步。通過對以上幾項措施的大力推動與實施，爭取使高校的教學檔案管理工作更加規范，信息化建設更加先進，不斷吸取先進的教學檔案方面的相關經驗，使自己的業務和服務水平不斷提高。當然這些措施只是眾多舉措中的一部分，還有大量的有效的方法需要我們去探討與研究，我們應該不斷發揮自己的創新精神，銳意進取，不斷鉆研更加可行的措施，使二級學院的教學檔案管理工作更加完善，為高校的教學評估以及學生的未來就業等提供更多的幫助。

參考文獻

[1]肖蓉.新媒體環境下高校檔案管理工作的探析[J].中國管理信息化，2017（1）.

[2]項念.淺議信息化背景下的高校檔案管理科學化[J].改革與開放，2017（4）.

[3]陳一紅.對做好高校教學檔案工作實際加強高校教學檔案信息化建設[J].通化師范學報.2011（10）.

（作者單位：塔里木大學動物科學學院）