事業單位檔案的管理現狀及方法淺析

張其龍

摘 要：新時期背景下，信息技術發展速度不斷加快，各領域運行模式受到一定的影響而發生改變，對事業單位檔案管理工作提出更高要求。事業單位檔案管理工作是企業經營與發展的重點，特別是信息化社會環境中，事業單位檔案的管理問題逐漸突顯出來，難以與實際發展趨勢相適應?；诖?，文章將事業單位檔案作為重點研究對象，闡述具體的管理現狀與創新方法，希望有所幫助。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；方法；研究

在信息時代，原有傳統檔案管理模式的技術水平不高，嚴重影響了工作的效率與準確率，不利于檔案信息的合理使用。所以，很多事業單位檔案管理工作已經引入了現代化技術，使檔案信息使用的范圍得以拓展，簡化了檔案信息管理工作的難度。由此可見，深入研究并分析事業單位檔案的管理現狀與方法具有一定的現實意義。

1 現階段事業單位檔案管理工作問題闡釋

1.1 檔案管理機制有待完善

事業單位傳統檔案管理工作經常存在檔案序號與標題不契合、檔案缺少目標以及組卷不統一等多種問題，使得事業單位檔案管理工作問題諸多。另外，事業單位檔案管理機制有待完善，其檔案信息收集與保密工作存在不利的因素，直接影響了檔案信息的使用質量與效果[1]。在此基礎上，事業單位內部高層管理工作人員尚未正確認知檔案管理工作的重要作用，沒有給予必要的重視，檔案管理意識嚴重缺失。即便部分事業單位制定了檔案工作制度，但受諸多因素影響，落實效果不明顯，形式化嚴重，影響了檔案管理工作價值的發揮。

1.2 檔案管理模式滯后

事業單位檔案管理工作為適應社會經濟以及科技發展需求，也逐漸向信息化方向發展。然而，事業單位內部并未制定檔案管理模式，難以構建信息化檔案管理體系，使得檔案信息管理系統與網絡平臺層次不同，無法形成合力。與此同時，事業單位檔案管理模式在開發性與規范性等方面存在多種不足，限制了區域經濟與政治發展。即便事業單位管理部門制定了改革策略，但信息化管理仍受到限制。在歷史因素影響之下，檔案管理工作部門業務基礎不牢固，案卷質量不達標，特別是不同類別檔案目錄細則不相容，且管理模式固定性較差，檔案管理的信息化工作缺少統一標準要求，無法有效推廣檔案管理的信息化，直接制約了事業單位檔案管理工作的進一步發展[2]。

1.3 檔案管理工作人員素質水平不高

事業單位檔案管理工作的專業性與技術性特征明顯，所以檔案管理工作人員也必須具備較強的專業知識技能以及職業素養。但在實踐過程中，事業單位檔案管理工作人員職業知識的掌握缺乏熟練性，實踐技能偏低。另外，還有部分事業單位未對檔案管理工作形成正確的認知，致使管理模式難以與時代發展相適應，工作中錯誤較多，不利于事業單位可持續發展。在科技發展的基礎上，檔案管理工作人員只具備簡單的計算機操作機技能，難以應對復雜的檔案信息管理問題。

2 事業單位檔案管理工作的創新方法

2.1 檔案管理制度的全面優化

事業單位在開展檔案管理工作的過程中，管理機制的完善性直接決定了工作的質量與效率[3]。為此，對信息化檔案信息管理機制的不斷創新，可以適當地增加關于現代技術應用的規章制度。為此，管理部門必須定期更新檔案管理系統，并充分利用現代化檔案管理系統，結合自身發展特點對內部檔案管理制度加以修改與完善，構建檔案管理模式，確保檔案管理工作效率的全面提升。除此之外，由于不同事業單位的職能不同，若僅遵循信息化檔案管理系統開展工作，很難取得理想的效果，并不適用全部事業單位發展。在這種情況下，事業單位應全面創新并優化檔案管理制度，為其長久發展提供必要的保障。在此基礎上，要求規章制度實用且簡明，為工作開展提供便利[4]。對于檔案管理規章制度而言，應制定出獎懲制度，從根本上推進事業單位檔案管理工作的發展。

2.2 檔案管理模式的不斷完善

受信息化時代發展的影響，國內事業單位檔案管理工作模式隨之改變，在諸多因素的作用下，影響了檔案管理工作的改革效果。因而當前檔案管理模式始終存在不足之處，有必要不斷完善檔案管理模式。在創新事業單位檔案管理工作模式的過程中，最關鍵的就是將檔案管理工作效率作為出發點，不斷完善傳統檔案管理模式，以保證工作效率得以增強。除此之外，將現代化檔案管理理念與管理技術引入到檔案管理工作當中，進一步優化檔案管理模式，實現檔案管理效率的提高。雖然事業單位具有公益性與服務性特征，所以在發展過程中應綜合考慮市場的特點，推進事業單位各項工作的可持續開展[5]。事業單位檔案管理工作內容就是對社會的發展足跡進行記錄，有效地推動社會經濟的發展。所以，事業單位貫徹落實檔案管理工作的過程中，應對檔案管理工作模式加以完善，增強檔案管理工作的重視程度，全面發揮檔案信息管理工作作用，充分利用檔案信息。

2.3 全面培養檔案管理工作人員綜合素養

目前階段，計算機技術不斷發展與更新，直接影響了事業單位檔案管理工作的技術與手段應用。對于檔案管理工作而言，對壓縮技術的運用可以節省虛擬空間，使檔案管理技術水平不斷提高。在利用數字化技術的基礎上，能夠將傳統檔案信息有效地轉變成電子文檔，在計算機中長期保存，并壓縮成小內存電子文件，節省檔案管理工作的成本，增強檔案信息管理的準確性。但需要注意的是，現代化技術同樣要人為操作，所以，事業單位檔案管理工作人員的綜合素質以及職業知識技能十分關鍵。在這種情況下，事業單位檔案管理工作在運用現代化信息技術的基礎上，應全面培養檔案管理工作人員綜合素養以及職業技能[6]。

在實踐過程中，事業單位人事部門要組織工作人員定期參與到電子信息培訓活動當中，在開展檔案管理工作的基礎上，對前沿管理技術以及思想進行學習，與時代發展步伐保持一致。另外，事業單位檔案管理工作部門在招聘人才方面應選擇實用性專業人才，升級并全面優化檔案管理系統。針對職業技能水平不理想的工作人員實施培訓，在各方面提高事業單位檔案管理團隊的工作質量。在此基礎上，應保證檔案管理工作人員正確認知檔案管理工作內涵與價值，對檔案管理制度加以完善和改進，通過檔案管理模式的靈活運用，充分發揮工作人員在現代檔案管理工作的重要作用，與現代檔案管理工作需求相適應，進一步增強事業單位檔案管理工作的質量與效率。

3 結束語

綜上所述，受現代管理技術與思想的影響，事業單位檔案管理工作要與時俱進，實現創新性發展。結合事業單位檔案管理工作存在的問題，對現代化管理理念加以學習，對信息技術予以靈活運用，不斷健全檔案管理模式，保證檔案管理工作人員自身綜合素養與職業技能水平的全面提升。在檔案信息管理技術合理運用的基礎上，構建檔案管理機制，充分發揮檔案管理工作在事業單位中的重要作用，推進其內部改革的深化發展，確保各工作部門能夠與時代發展趨勢相適應，推進事業單位新形勢下的全面發展。

參考文獻

[1]周菲.淺析事業單位人事檔案規范化管理的重要性[J].檔案管理，2017（5）：93-94.

[2]張凱軍.事業單位檔案管理在信息化時代中的創新[J].經貿實踐，2017（23）：216.

[3]孟凡宏.新形勢下事業單位檔案管理的改革研究[J].蘭臺世界，2017（z1）：35.

[4]安洋.推進事業單位檔案規范化管理的策略[J].辦公室業務，2017（22）：111.

[5]孟凡宏.信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].蘭臺世界，2017（z1）：21.

[6]葉秀霞.機關事業單位文書檔案管理效率的提高分析[J].卷宗，2017（35）：29-29.