新時期企業檔案管理工作的創新探究

羅莎

摘 要：現代化企業管理中檔案管理占據極其重要的地位，而伴隨現代化、科技化及信息化進程不斷推進，傳統企業檔案管理模式已無法適應現代化企業發展需求。由此可見，現代化及信息化成為企業檔案管理工作重心，是企業檔案管理工作適應社會發展所作出的變革。企業檔案管理工作創新客觀上要求管理企業檔案以服務于企業發展及經濟建設為前提條件積極轉變工作理念與創新思維相融合。本文以檔案管理創新及服務理論為切入點分析企業檔案管理創新，就提出具體的創新措施進行深入探究，旨在為相關管理人員積累更多的工作經驗。

關鍵詞：新時期；企業檔案；管理創新

自進入21世紀以來，在社會經濟穩健發展的大背景下，我國企業檔案管理工作以取得一定進步及發展，社會對于企業檔案管理工作提出全新的要求及標準。為了順應時代發展潮流滿足日趨嚴格的檔案管理工作要求，企業檔案管理工作重心逐步向創新管理工作手段轉變。然而，從現階段我國企業管理工作水平來看，工作理念較為落后且工作設備較為陳舊，造成管理工作效率低下難以保證檔案管理工作效果[1]。由此可見，我國企業檔案管理工作面臨著嚴峻的考驗及挑戰且其工作模式以無法順應時代發展潮流，客觀上要求企業遵循與時俱進原則與創新性思維相融合切實解決企業檔案管理工作現存問題，為探索出適合企業檔案管理模式全新思路奠定夯實基礎。鑒于此，本文針對新時期企業檔案管理工作創新的研究具有重要意義。

1 檔案管理創新及服務理論的概述

從國際涉及檔案管理創新研究理論角度來看，發現檔案管理創新指以社會發展及市場變化趨勢為基礎優化調整企業內部技術、業務及人才側重于技術創新及知識創新滿足企業檔案管理發展需求及用戶檔案服務需求最終實現社會服務及經濟效益雙重目標的過程，屬于檔案管理信息資源創新過程[2]。同時，創新以檔案管理理念創新為前提條件改變傳統企業檔案管理工作理念樹立全新意識及思想，例如：競爭及協作理念、改革及開放理念及服務大局理念等。檔案管理機制創新主要通過不斷探索新形勢下企業檔案管理工作特點及規律等方法逐步構建檔案開發利用創新管理機制深入挖掘檔案管理工作者的積極性。

同時，現代化企業檔案管理模式以檔案管理模式發展趨勢為基礎滿足利用者不斷變化需求力求及時更新服務理念、時刻深化服務內涵及定期拓展服務范圍，不斷引進全新研究成果改變服務手段，是現代化企業檔案管理模式的核心內容。按創新內容，檔案服務模式創新可細分為服務職能創新、服務方式創新、服務主體創新、服務手段創新、服務環境創新、服務質量創新、服務條件創新及服務群體合作方式創新[3]。此外，檔案管理機制創新以構建檔案信息資源收集網絡為前提條件建立科學合理的崗位目標責任制及獎懲制，提高檔案管理工作人員的積極性及主動性，最終完善企業檔案管理的各項規章制度。

2 企業檔案管理創新

2.1管理理念創新

為了保持企業檔案管理工作的活力促使其始終處于升級狀態，必須與創新理念相結合，特別是信息化及現代化深入發展的大背景下，客觀上要求企業檔案管理工作以遵循開拓創新及與時俱進理念為前提條件，將各項檔案管理工作與創新理念、創新方式相融合，為企業生產經營活動提供更為優質的檔案檢索服務[4]。因此在實際管理的過程中，相關管理人員遵循可持續性發展的工作原則積極轉變傳統工作理念，樹立檔案工作大局服務意識從根源上認識到檔案管理工作以促進企業經濟發展為工作目標形成服務大局的檔案工作定位，有效開發檔案信息資源，為企業發展及經濟建設作出自身貢獻。

同時，加大對于檔案管理工作改革的重視程度將改革視為創新企業檔案管理工作方法的重要手段，及時消除檔案管理工作中自我封閉及過于守舊的工作思想，逐步構建與市場經濟相適應符合企業檔案管理自身發展規律的運行管理機制，以做好相關保密安全工作為前提條件適當擴大企業檔案管理工作的開放范圍，促使企業檔案管理工作邁向企業內部工作人員實際生活中，進一步充分發揮企業檔案社會服務化功能，大大增強企業檔案管理于企業管理中的影響力，為促進企業長遠發展奠定夯實基礎，提高企業檔案管理工作效率保證其工作質量開發處更多有用的信息資源。

2.2管理機制創新

在實際管理的過程中，相關管理人員遵循實事求是的工作原則積極轉變傳統工作理念，建立具有企業特色的檔案信息資源收集網絡，特別是在社會化及信息化不斷深化的大背景下，受檔案管理工作涉及面廣泛及信息量龐大的影響，一味憑借企業檔案管理工作部門日常梳理無法全面及時有效收集相關信息，而建立檔案信息資源收集網絡能充分利用各個部門及各個單位的綜合力量，形成多種信息收集渠道提高檔案信息收集效率[5]。同時，企業深入研究企業檔案管理工作特點及規律以充分調動管理人員工作積極性及主動性為前提條件構建以工作目標管理為核心的檔案部門考核機制，以達到推動企業檔案管理機制創新的目標。

3 企業檔案管理工作模式創新

3.1完善網站功能

現階段我國各大企業創新檔案服務模式時普遍開展網上服務且不斷完善其網站功能，并且伴隨檔案管理機構內部局域網建立鞏固，企業能充分利用網站制作網頁組織上網數據及信息，促使檔案管理服務系統與政府相關部門網站保持密切聯系實現檔案信息實時檢索。同時，建立電子文檔中心實現各單位電子文檔集中化歸檔再通過檔案網站提供登錄用戶有限制性或非保密性文件查詢服務，充分發揮信息中心及信息公開場所作用滿足電子文檔自動化上傳或自動化整理需求，進一步實現電子穩健信息資源共享。此外，電子文檔中心覆蓋面較為廣泛且內容較為豐富資源利用率較高，能減少中小型企業購買管理軟件的成本投入。

3.2深化編輯層次

作為企業檔案管理工作的重要內容，檔案資料編研工作難度較大，并且企業檔案資料涉及針對企業日常工作及實際數據運行需要等方面內容，開展檔案資料編研無法脫離充分優化檔案原始信息全面整理系統原始數據，特別是匯總處理及分類處理有價值的信息，一定程度上保證檔案資料編研工作順利開展，與企業總體利益相符合，有利于企業穩定發展。同時，受檔案資料具有數量龐大、內容復雜及種類多樣等特點的影響，深層次編研檔案資料過程中盡量以優先級方法為主提高編研工作效率，從根源上認識到企業檔案資料與自身利益間存在著密切聯系，盡量聘請經驗豐富的專家協同編研保證其編研科學合理。

總而言之，檔案信息服務占據企業檔案服務模式極其重要的地位，而創新檔案信息服務能力客觀上要求主動開發檔案信息資源提前策劃檔案服務項目及專題。

4 結語

通過本文探究，認識到伴隨現代化、科技化及信息化進程不斷推進，傳統企業檔案管理模式已無法適應現代化企業發展需求。如何切實解決新時期下企業檔案管理工作現存問題提出創新性管理措施，是企業在實際工作中所面臨的主要問題。因此，相關管理人員積極轉變傳統工作理念立足于企業檔案管理工作現存問題，制定行之有效的工作方案及工作制度，保證企業檔案管理機制處于長效運行狀態，為企業發展及經濟建設提供更為快捷高效的檔案檢索服務。

參考文獻

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[4]王鵬飛.企業檔案管理與創新研究[J].辦公室業務，2016（05）：69-70.

[5]李林，曲金玲.企業檔案管理創新與服務模式研究[J].山東農業工程學院學報，2016（02）：117-118.