新時期檔案管理信息化建設存在的問題和改進措施

尚雪蕾 駱南南

【摘要】在新時期，檔案管理的信息化建設過程更強調(diào)高質(zhì)量與高效率，同時也要符合新時期信息時代特征，走多元化的發(fā)展路徑，這就需要正視檔案信息化建設進程中所存在的問題。文中指出了新時期檔案管理信息化建設可能存在的問題，并提出相關改進措施，加以例證。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;新時期;存在問題;改進措施;農(nóng)業(yè)環(huán)保站

傳統(tǒng)檔案管理工作存在諸多弊端，例如它的時間與空間限制就很嚴重，這間接加大了檔案管理工作的難度與成本。而在新時期，檔案管理信息化雖然大幅度優(yōu)化了傳統(tǒng)檔案管理工作的內(nèi)容與機制，但由于它的實踐經(jīng)驗尚淺，依然還存在諸多問題有待改進。為了迎合新時期發(fā)展需要，檔案管理工作還要做到基于信息化機制體系的全面優(yōu)化調(diào)整，解決問題，實現(xiàn)創(chuàng)新突破。

一、新時期檔案管理信息化建設的現(xiàn)實意義

在新時期，我國檔案管理信息化建設工作已經(jīng)步入正軌，它在各個行業(yè)領域都強調(diào)管理工作的專業(yè)性、實用性、時效性和人性化，它更強調(diào)對信息數(shù)據(jù)資源的有效共享與快捷服務過程，最終實現(xiàn)對檔案的有效管理，提高檔案資源的利用價值。實際上，檔案信息化管理雖然改變了傳統(tǒng)檔案管理途徑，但它的目的并沒有變化，它只是希望通過將各個行業(yè)領域的檔案管理帶入信息化時代，走檔案管理的信息化多元素綜合發(fā)展之路，并提高檔案信息的有效利用率，將檔案本身所具備的社會服務功能最大化。

二、新時期檔案管理信息化建設所存在的問題

新時期檔案管理信息化建設由于剛剛步入正軌，還有許多不足之處，而由它們所形成的問題制約了檔案管理信息化優(yōu)化發(fā)展進程，必須首先指出并正視它們。

（一）檔案管理制度不完善。當前很多單位、企業(yè)都存在檔案管理制度不完善的問題，客觀講，圍繞檔案管理建設不但要建立合理明細的檔案管理規(guī)章制度，還要對檔案數(shù)據(jù)進行及時統(tǒng)計、管理規(guī)則優(yōu)化變更、編研以及有效利用，確定規(guī)章制度的同時也要建立相對健全的考評制度。通過完善的檔案管理制度來強化單位工作人員責任意識，提高他們的工作水平。就目前來看，許多單位在檔案內(nèi)容、范圍、質(zhì)量管理方面都有問題，經(jīng)常出現(xiàn)檔案歸檔內(nèi)容與檔案材料相互不符的情況，甚至出現(xiàn)了檔案工作過程中工作人員相互推諉責任、無法明確檔案信息利用及管理權限的問題。這些行為都嚴重影響了檔案信息化管理的可利用范圍和權責，讓實際的檔案管理工作過程失衡，甚至失去意義。

（二）檔案信息資源利用程度低。當前有些單位在檔案信息資源利用程度上偏低，它主要體現(xiàn)在檔案信息資源的利用程度、存儲模式與檢索方式上不夠健全，且檔案信息化保存的持久性嚴重欠缺，這導致檔案信息內(nèi)容的閱讀便捷性也大幅度降低。再一方面，由于某些傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)才剛剛實施數(shù)字化轉化，檔案工作管理人員為了維護檔案信息資源的完整性與安全性，拒絕檔案信息的查閱與借閱，這也直接降低了檔案信息資源的利用率。同時當前單位檔案數(shù)據(jù)庫檢索利用率的偏低和檢索功能不夠完善也嚴重阻礙了檔案的有效利用程度。

三、新時期檔案管理信息化建設問題的改進措施

在新時期，各行各業(yè)都在不斷優(yōu)化自身的檔案管理信息化建設發(fā)展進程，提出了針對固有問題解決的改進措施。本文以某農(nóng)業(yè)環(huán)保站為例，提出針對新時期檔案信息化建設進程的建議，旨在改進自身過去檔案管理中所存在的管理制度不完善和檔案利用率偏低問題。

（一）完善農(nóng)業(yè)環(huán)保站檔案管理的利用制度與歸檔制度。該農(nóng)業(yè)環(huán)保站在檔案管理的利用制度與歸檔制度完善方面下了很大功夫，希望最大限度發(fā)揮檔案資源管理與利用的有效價值。首先是不斷完善檔案內(nèi)容的利用制度，將檔案資源內(nèi)容合理利用與地方農(nóng)村水利工程建設、建筑工程建設當中，根據(jù)檔案所提供數(shù)據(jù)與過往農(nóng)業(yè)建筑改造實踐經(jīng)驗來提供相關環(huán)境數(shù)據(jù)，以前車之鑒來對新工程項目形成技術規(guī)范和約束，最大限度發(fā)揮檔案資源的有效利用價值，同時保證了檔案信息資源利用的延續(xù)性。再一點就是完善檔案的歸檔制度，實施對檔案的“雙軌歸檔”管理。這一做法就旨在充分利用網(wǎng)絡信息技術來實現(xiàn)對農(nóng)業(yè)環(huán)保站內(nèi)傳統(tǒng)紙媒檔案數(shù)據(jù)的整合、歸檔與再管理，同時也為檔案建立完善的歸檔制度與管理標準，一方面滿足電子檔案的有效歸檔，一方面促進了農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)保數(shù)據(jù)的實時更新與補充，讓紙質(zhì)檔案信息內(nèi)容能夠做到準確錄入，保證農(nóng)業(yè)環(huán)保站中的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能夠與最新轉化的電子檔案相得益彰，有序有效歸檔。

（二）完善農(nóng)業(yè)環(huán)保站檔案管理的資源利用效率。該農(nóng)業(yè)環(huán)保站要完善自身檔案管理的資源利用效率，首先就是要定制一套完善的檔案數(shù)據(jù)庫檢索技術模式，提高檔案檢索的利用效率。具體來講，就是要完善優(yōu)化檔案目錄的檢索準確度，有必要對農(nóng)業(yè)環(huán)保站中的水利環(huán)保數(shù)據(jù)、林業(yè)環(huán)保數(shù)據(jù)、農(nóng)田環(huán)保數(shù)據(jù)、農(nóng)業(yè)設施數(shù)據(jù)進行分類建設，確立每一項目內(nèi)容檢索機制，實現(xiàn)農(nóng)村農(nóng)業(yè)管理者與農(nóng)民的快捷檢索過程。再者就是要統(tǒng)一檔案信息化管理，例如對個人出資所開展的農(nóng)業(yè)科技活動進行資源統(tǒng)一化管理，保證農(nóng)業(yè)科研資源實現(xiàn)內(nèi)容共享。為此，農(nóng)業(yè)環(huán)保站還要為農(nóng)業(yè)科研活動檔案內(nèi)容進行立卷歸檔責任制建設，為所有歸檔的科研文件材料實施審查，并完成檔案內(nèi)容的電子數(shù)字化轉化，實現(xiàn)統(tǒng)一管理目的，提高檔案的檢索利用效率。

四、總結

像農(nóng)業(yè)環(huán)保站這樣重要的利國利民企業(yè)，一定要強調(diào)檔案數(shù)據(jù)管理的創(chuàng)新性與服務性，要做到與時俱進，基于信息化時代發(fā)展趨勢來實現(xiàn)檔案的信息資源共享與優(yōu)化建設，修正檔案信息化管理建設的不利缺陷，促使檔案管理工作進步。

【參考文獻】

[1]梁德蘭.新時期檔案管理的信息化建設[J].信息化建設，2016（4）：273.

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