淺談檔案數字化管理在縣級文化館建設中的重要性

【摘要】無論是什么單位，在其本身的經營階段，管理數字化建設環節一般都有著很主要的作用，檔案管理能力的強弱會直接對文化館本身系統的管理水準產生不同程度的影響。本文對現在縣級文化館的檔案管理過程中存在一些問題進行分析，并在分析的結論上對提高檔案管理數字化建設的方法進行認真的探究。

【關鍵詞】檔案;文化館;數字化

文化館的檔案是文化館在參加社會實踐活動過程中所積累下來的活動信息，通過檔案可以完整地進行清晰的記錄，這是保證未來社會發展與科技進步的重要參考。目前由于檔案管理在文化館的實際管理中，沒有引起領導的重視，或者因其跟不上當前的管理發展需求，使其在發展上遭受一定程度的阻礙，這不僅嚴重影響了檔案管理的現實價值與作用發揮，還為文化館的可持續發展帶來一定影響。

一、當前我國檔案管理的現狀分析

（一）文化館的重視程度不夠。根據現在的情況來說，我國大部分縣級文化館并沒對本身的檔案管理數字化建設給予高度的重視，只是單一把它作為與合同文件管理一樣的工作模式，使文化館的檔案管理成了工作人員的次要工作。除管理一些合同與人事檔案以外，沒能對別的資料給予重視管理。還因較多文化館的檔案管理規定并不健全，使大多數客戶信息與業務材料全部交給不相關職位的工作人員實行管理，發生人員流動的情況時，便很容易弄丟一部分主要的資料，從而使文化館的相關業務工作受到不同程度的影響。

（二）管理人員專業素質不高。現在雖說有的文化館已開始重視對檔案的數字化管理工作，但仍然沒有使數字化檔案的管理工作真正發揮其應有的價值作用，產生這樣情況的最根本因素是因為有關的檔案管理數字化建設人員自身的專業素質與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導致不能有效應用檔案信息，致使資料數據獲得的時間受到制約，因而使檔案管理在現在文化館中的作用很難實現。另一方面，大多數檔案管理數字化建設人員對檔案管理的理論知識掌握不到位，所以導致有關的管理人員認識不到檔案管理的重要性，導致工作態度出現問題，對檔案的管理造成嚴重影響。

（三）缺少安全保障機制。因為有些文化館對檔案管理不重視，這也使得檔案管理的安全無法得到保障。一方面，因為檔案管理人員沒有重視檔案管理數字化建設的重要性，導致存檔的時候產生信息的丟失與損壞。另一方面，文化館沒有對檔案管理數字化建設給予重視，嚴重忽視了檔案的保密工作，還因檔案管理人員職業素質不高，導致檔案信息丟失的情況時常發生，從而造成文化館損失嚴重。大多數文化館缺少網絡安全認識，在計算機的檔案管理數字化建設中，這也會產生很大的安全隱患。

二、提高檔案管理數字化建設的具體措施

（一）加強對檔案管理的重視程度。如要使檔案管理自身的作用獲得有效的發揮，就一定要對檔案管理制度實行合理科學的建設與完善。在實施此項工作之前，主要是提升文化館內部工作人員對于檔案管理重要性的認識程度。應增強檔案管理人員對檔案管理重要性的深刻認識，組織定期的培訓學習，在學習中向檔案管理人員傳授檔案的管理理論，與此同時，還需對其講述檔案管理的重要性。只有如此，才可以使文化館的所有成員慢慢產生檔案管理意識，從而使檔案管理數字化建設得到健全。

（二）提升檔案管理人員的專業素質。作為文化館來講，應注重檔案管理人員的專業學習與培訓，不僅要定期組織相關的基礎知識培訓，還應結合相關人員的具體情況，進行重點培養。無論是新職工，還是老職工，都要在檔案基礎知識的培訓中，加強對專業知識的學習，不僅要掌握現代化的檔案管理操作系統，還要同時進行熟練的信息化管理，保障檔案管理的安全有效性。只有不斷提升檔案管理人員的專業技能與綜合素質，才能對接當前的市場經濟化需求，對文化館發展起到有效的推動作用。

（三）增強檔案管理的安全性。檔案管理數字化對現在的文化館有很重要的作用，只有檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現。第一，建立健全相關的保密制度與規定，并以此對相應的檔案管理數字化建設人員實行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，文化館應主動推廣計算機知識與網絡安全知識，使文化館內部的所有工作人員都能擁有網絡安全意識，并對安全隱患所帶來的嚴重后果加以宣講，同時增強計算機管理部門對網絡安全的監管力度。

（四）有效運用數字化管理體系。文化館在實行檔案管理數字化建設的工作中，應加強對實物檔案資料的管理，并結合計算機檔案管理形成新的管理模式。在實現文化館檔案的信息化管理過程中，不僅要積極主動對集成化的信息管理措施加以運用，還應通過計算機的精細化管理對檔案信息進行分類、編號，并對文化館各部門的具體情況與信息性質進行科學、規范的檔案分類管理。

三、結語

總的來說，檔案管理與文化館中其他工作內容都有直接或間接的關系，科學化、正規化的檔案管理是保障文化館可以順利運營的主要根基，為了使我國目前檔案管理數字化建設過程中的一些問題獲得及時的解決，文化館的每個部門需相互協同工作，一同運用合理的方法，使檔案管理數字化建設的效率獲得提高，從而使文化館順利穩固開展工作得到保障。

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