高校圖書館與二級學院資料室文獻資源整合的思考

【摘 要】 本文分析了高校圖書館與二級學院資料室文獻資源整合的意義及作用，結合西安財經學院圖書館與資料室文獻資源整合的現狀，提出了進一步完善文獻資源整合的建議：館室合作開展圖書采購工作，共享圖書采購信息，優化資源；加強編目數據質量的監控，為資源共享打下堅實的基礎；派專業館員定期對資料室的管理和使用進行業務指導。

【關鍵詞】 高校圖書館；二級院資料室；文獻資源整合；實踐思考

教育部教高〔2015〕14號印發《普通高等學校圖書館規程》中指出“高等學校圖書館是學校的文獻信息資源中心，是為人才培養和科學研究服務的學術性機構，是學校信息化建設的重要組成部分，是校園文化和社會文化建設的重要基地。圖書館的主要任務是：建設全校的文獻信息資源體系，為教學、科研和學科建設提供文獻信息保障；建立健全全校的文獻信息服務體系，方便全校師生獲取各類信息。”高校圖書館的服務對象是面向全校師生員工，二級學院資料室主要是為各院系教學科研服務的。隨著互聯網的快速發展，高校的學科發展，新時代高校圖書館應具有文獻資源種類多樣化、信息傳遞網絡化及文獻利用共享化的特點。但是目前圖書館與二級學院資料室大多是各自為政的管理模式，沒有實現資源共享，已經難以適應高校學科發展的需要。

近幾年，國內許多高校已經開始認識到文獻資源共建共享的重要性，有的學校通過文獻資源共建共享在本校的教學和科研中已經取得積極的建設性成果；有的學校仍在全校文獻資源整合的探索和學習中。由于各高校的歷史文化沉淀、圖情管理人員特別是二級學院資料室管理人員的整體素質、學校專業跨度以及信息現代化建設等有一定的差異，我們可以學習借鑒他人好的經驗，但不能照搬照抄。有的學校照搬了文獻資源的“共建”，但不能達到真正的“融合”，最終也不能實現資源的共享。各高校一定要結合本校的實情，通過不斷的摸索分階段分步驟實施自己的整合模式。目前，西安財經學院正處在整合與共建文獻資源的初期階段，筆者通過學習和具體的整合工作對高校的文獻資源整合工作提出幾點思考建議。

一、高校圖書館與二級學院資料室文獻資源整合的意義

1、文獻資源整合有利于學校的教學科研全面發展

資源整合的目的是為了共享，是為了發揮資源的最大效益。將學校所屬二級學院資料室的文獻資料加入到圖書館文獻資源管理系統并不是簡單的數據整合，并不是為了僅僅增加校圖書館文獻資料的數量，而是為了更好地利用有限的資源，使廣大師生既能了解和利用學校圖書館和各自學院資料室的圖情資料，還能很好的利用其他院系相關專業或交叉學科的文獻資料，甚至可以通過系統達到二級學院資料管理人員與圖書館員的動態學習交流。由此圖書館員能更好地了解師生的實際需求，進一步提高圖書館的服務和建設；有利于提高二級學院資料管理人員的素質，從而形成一個動態良性的管理服務體系，為學校的教學和科研進一步提升提供及時快捷有效的服務，促進學校的全面發展。

2、文獻資源整合有利于二級學院資料室的規范管理

由于歷史原因，二級學院資料室的管理和資料的使用相對獨立，由二級學院直接管理。首先其資料室管理人員大多不是圖情檔案管理專業且相對封閉，參加學習交流的機會較少；其次對圖書資料的管理仍然停留在原始的手工方式，在實際管理中操作難度大，致使文獻資料的損壞和遺失相對嚴重；最后管理人員服務意識淡薄，被動服務，師生查找不便，一定程度造成資源浪費。

將圖書館與二級學院資料室文獻資源整合，首先能大大提高資料室管理人員的工作效率。將資料室和圖書館的文獻資源集中到一個網絡平臺，建立統一的管理模式后，資料管理人員可以通過網絡使用圖書館集成管理系統進行管理，由此資料管理人員可以從手工管理方式中解放出來，師生查閱更加方便快捷；其次，資料室管理人員有更多的時間和機會參與學習，逐步提高管理人員的整體素質。通過整合，他們與圖書館員的業務交流機會會更頻繁，相互學習的機會會更多，同時使圖書館對二級學院的真實需求更加了解；最后，逐步提高文獻資料管理人員的服務意識和服務水平。通過整合可以逐步將二級學院的文獻資料管理人員的業務考核統一到圖書館的考試模式下，迫使資料管理人員提高自身的業務水平和工作能力，加強與圖書館館員間的聯系，從而提高其服務意識和服務水平，帶動全校整體圖書文獻資料的管理和服務水平，為學校的教學和科研更好地服務。

3、文獻資源整合能更有效地合理利用有限的經費

資料室的資源不能與圖書館共享，不納入圖書館統一的管理系統，各資料室就不能快捷有效地統計出自家的“家底”，更不用說清楚其他二級學院的文獻資料情況。大合校原因，二級學院資料室的文獻資料有與本院專業完全不符的文獻資料在該資料室沉睡，恰恰是其他二級學院的專業需求，造成資源的浪費。館室不進行整合，不納入統一系統，在歷次采購前的查重中各資料室是憑印象，憑感覺，圖書館則是只能查重本館數據，造成大量的圖書重復采購現象。

資源整合后，資料室可以通過數據庫了解圖書館和其它資料室的收藏情況，也能快速有效地統計出本資料室的藏書情況，由此各二級學院可以更有針對性提出文獻資源的采購計劃，從而將有限的文獻資源采購經費使用到更需要、更緊迫、更合理的學科建設和專業需求方面。圖書館也可以通過數據庫更清楚明了地掌握各資料室的情況及反饋信息，真實地了解各院系的專業文獻需求，才能明確采購方向，制定詳盡有效的采購方案，才能有計劃、有重點地安排、調整和改進整個文獻信息系統。這樣，既解決了文獻經費短缺問題，提高有限經費的使用效率，又能及時有效地滿足各院系不同層次的用戶需求。

二、西安財經學院圖書館與資料室文獻資源整合初見成效

西安財經學院為迎評促建和更名大學工作，達到教育部對普通高等學校本科教學水平的評估對圖書資料總量的指標要求，加大對圖書館和二級學院資料室圖書資料的經費投入，并決定由圖書館負責指導文獻資源建設相關事宜。西安財經學院圖書館和二級學院抓住這一契機開始合作共建，進行文獻資源整合，經過近2年的資源共建工作已初見成效。endprint

西安財經學院共有二級學院資料室13個，截止2017年9月二級學院資料室圖書資料共有15多萬冊，但各院系資料室的存量并不是相對均衡，既有合校后遺癥原因，也有階段性專業建設和領導重視度原因，致使有的院系藏書多達4萬多冊，有的則只有3千余冊。各院系根據專業發展需求征訂報刊的種類相對比較均衡，且近三年呈逐年上升態勢，全校2015年征訂報刊621種，2016年746種，2017年761種。

從2016年3月開始，西安財經學院正式啟動圖書館與資料室文獻資源整合工作。為了使該項工作順利有序地開展，為了使文獻資料整合后達到真正的目的，校主管領導親自掛帥組成相應的工作組，一方面摸清圖書館和二級學院資料室的家底，另一方面派人到先進經驗的兄弟院校學習，在此基礎上經多次討論，確定從實際出發結合未來專業發展需求先從三個方面著手開展文獻資源整合工作。

第一、加強硬件設施建設。學校首先投資更換了版本更高、更加方便快捷的圖書集成管理軟件，其次是為二級學院的資料室配置了一批新計算機，并開通相關院系和部門資料室校園網網絡接點，接通與圖書館的內部網絡。同時為二級學院資料室安裝圖書館集成管理系統，管理模式與圖書館閱覽室相似。資料室仍分布在各院系，資料室內文獻資料的借閱、使用范圍和規則必須與圖書館協調一致，資料室可根據各二級學院實際制定相應的管理細則，這樣做的優勢是并不涉及財產、經費的整合，只對文獻信息資源整合，有利于初期整合工作的開展。

第二、培訓、輔導、協助資料員完成圖書加工與數據錄入工作。二級學院的文獻資料進入圖書館同一數據庫，就是以同一標準統一分類、編目，建成一個全校統一的書目文獻數據庫。為此圖書館除了要求對口圖書館員跟進，還抽調專業人員分批次培訓資料室管理人員相關專業知識，以及圖書加工流程。二級學院資料室原有文獻圖書入圖書館的數據庫工作主要是圖書館專業館員指導并協助逐步完成。經過一段時間的培訓、學習、實地指導和協助，各資料室管理人員已基本掌握了圖書館集成管理系統的應用和圖書加工流程。截止2017年9月各二級學院資料室圖書加工與錄入圖書館書目數據庫合計近11萬冊。

第三、聯合采書。文獻資料的整合是為了充分地利用有限的資源，將有限的經費用到更加需要和合理的地方，使圖書資料對專業建設和科研發展起到真實的效果。為了讓資料室管理人員能盡快了解圖書采訪流程，二級學院能采購到專業發展急需的圖書，圖書館多次組織專業人員指導資料員、圖情教授、各專業老師到中標書商組織的現場采書會采書和用電子書目采書。通過聯合采書達到圖書館采編人員、資料員和專業老師相互學習，共享圖書需求與采購信息的目的。

三、進一步完善文獻資源整合具體工作的建議

通過文獻資源整合具體工作的實踐感受和經驗，提出以下幾點思考，以期進一步完善該項工作。

1、館室合作開展圖書采購工作，共享圖書采購信息，優化資源

圖書館的圖書采購工作是一個復雜而系統的工程，不能為了完成每年的采購計劃任務而簡單地實施，如不能將有限的資金用到專業發展和建設上來，這樣采購回來的書就成了真正的“藏書”。高校圖書采購是一個動態的過程，必須在充分了解圖書出版情況、采集本校師生需求信息和學校未來專業建設和科研發展方向的基礎上，經反復討論，拿出切合實際的年度采購計劃和采購實施方案。過去的慣例做法是完全由圖書館的文獻資源建設部門負責，做的好一點的也是簡單地征求各二級學院的意見和建議，而二級學院往往也是盲目的。館室合作圖書采購就是指圖書館的文獻資源建設部門的人員必須走出圖書館，不僅要注重日常的圖書出版動態信息，還要和各院系充分合作，組建一個以圖書館文獻資源建設部門為核心，各院系資料室和專業老師代表等積極參與，共同協作的工作組織體系，當然還需要建立合理有效的溝通機制和良好的決策機制才有可能全面完成圖書采購工作中的各項任務。

由于各院系的資料室大都與本學院的辦公室在一起，這就在地理空間上和時間上給資料室老師與各師生隨時交流提供了有利的條件，資料室老師與院系師生的交流比較多，資料室管理員及有關老師也比較了解本學院的專業設置，課程開設，以及科研項目的研究進展情況，也會掌握學院各層次水平，學生人數，閱讀水平和文獻需求內容等。所以，圖書采購只有讓資料管理員和教師代表參與進來，才能達到優勢互補，既減少重復購置，節約更多的成本，又能充分地利用現有資源，與新購資源形成互補，來滿足專業的需求，讓有限的資源更好的服務于廣大師生及科研人員。

2、加強編目數據質量的監控，為資源共享打下堅實基礎

資料室編目數據的質量直接影響到全校的書目數據庫質量，書目數據庫質量直接影文獻資源的共建共享。大部分資料室管理人員即使經過培訓在短期內也無法獨立勝任分編工作，因為他們大部分沒有圖書館學專業知識，這些專業知識都是需要系統學習和具有多年的工作經驗才能準確把握。所以，在資源整合初期，由于現實情況，資料室的書目數據庫建立主要以圖書館專業人員指導、協助、監督資料員實際參與，書商具體操作完成，在整合初期書目數據庫質量或大或小都存在著問題，建議在條件允許的情況下設立專人負責檢查和修改，保證文獻信息數據的準確、規范，以及數據庫的安全。只有長期系統的做好這項工作，才能為校內資源共建共享的發展打下堅實的基礎。

3、圖書館派專業館員定期對資料室的管理和使用進行業務指導

由于種種原因，資料室管理人員的專業背景和長期的管理模式使得資料室管理員對廣大讀者的服務方式、方法，對文獻資源的整理歸納能力等均相對滯后。所以在文獻資源整合初期一定要將工作細化，針對圖書館管理人員和資料室管理人員以及學校管理實際，制定切實可行方案，不可一蹴而就，最后要么成空中樓閣，要么是半途而廢。

在文獻資料整合初期，一方面會增加資料室管理人員的工作量，另一方面由于采用新的管理模式，資料室管理人員肯定不適應，會有一定的心理抵觸情緒。首先必須做好宣傳工作，使圖書館的員工、各二級學院領導和廣大教師，特別是資料室管理人員思想上認可該項工作的目的和意義；其次制定出切實可行切合實際的工作辦法和步驟；最后圖書館應抽調專業專門人員具體負責推進。圖書的加工、分類、編目、排架、借閱，以及集成管理軟件的使用等是環環相扣，相互銜接的工作，工作前期的指導工作尤為重要。圖書館應指派專人負責指導具體業務工作，并分配到具體的資料室管理人員，根據各學校圖書館人員實際可以是一個專門獨立出來指導各資料室的具有較強業務技能且熟悉掌握圖書館的全套工作流程的圖書館員，也可以由圖書館各部門的專業人員來兼職，分別負責各項業務的指導。

要在全院實現真正意義文獻資源共建共享，就要對圖書館與院系資料室的資源進行全面整合，各學校可以根據實際情況決定在一定期限內全面完成，也可分步進行，如先整合中文圖書和期刊，等各方面條件成熟了再完成全面整合工作。

整合高校圖書館與二級學院資料室文獻資源，建立完整的文獻保障體系是未來高校圖書館的發展方向，然而圖書館與資料室的文獻資源整合是一項任務艱巨的工作，當前各高校大都只是剛剛起步，需要一個過程，它工作范圍廣、牽涉面大，目前仍有許多問題有待探索和解決，需不斷改革、創新和努力。只有得到學校領導，特別是二級學院領導的重視，得到圖書館工作人員和資料室管理人員的高度配合和支持，并投入一定的人力、物力、財力以及配套的、完善的管理制度和相應的管理程序，才能真正實現全校文獻資源共享，更好地為學校教學和科研的發展提供強有力的文獻資源保障。

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【作者簡介】

張潤梅（1970-）女，碩士，西安財經學院圖書館副研究館員.endprint