“加減乘除法”應用于醫院檔案精細化管理的分析

張顏

【摘要】檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，提高檔案管理水平，不僅有利于醫院整體管理水平的提升，而且對醫院各項醫療工作的順利開展也具有一定的促進作用。近年來，為了實現檔案管理精細化，醫院相關部門對檔案管理方法進行了不斷創新與完善。本文主要以“加減乘除法”為例，探討其在醫院檔案管理中的實際應用，以此來為日后此方面工作的開展提供參考。

【關鍵詞】加減乘除法；醫院檔案；精細化管理

在過去的很長一段時間里，檔案管理工作并沒有引起醫院領導部門的足夠重視，從而導致檔案管理工作存在諸多問題，比如說，管理制度滯后、管理效率低下等。然而，隨著醫療行業發展水平的持續提升，醫療機構管理機制也在持續完善，如何做好檔案管理工作成為了醫院發展中的一項重大課題。“加減乘除法”是目前應用于檔案管理工作中的一個全新的管理方法，受到了廣大管理者的高度青睞。

一、“加減乘除法”在檔案管理中的應用背景

“加法”是指在原有管理工作的基礎上增加新的元素，這些元素不僅僅指的是檔案內容和檔案管理方法，同時也包括了對新產生檔案的收集整理、檔案保護技術引入以及檔案的使用者范圍等，即從多個方面擴大檔案管理內容。“減法”是指減少為整理、編目、鑒定的檔案數；減少未建立檔案工作的單位數；減少檔案管理成本；減少檔案管理工作的出錯率。“乘法”是指不斷完善管理制度，引入科學、先進的管理方法，提高檔案管理的整體效率，將檔案管理工作的作用在醫院發展中充分發揮出來。“除法”是指在檔案管理工作中，要從多個方面著手，擴大分子、縮小分母，提高檔案的全查率和查準率，提高檔案對醫院發展的貢獻率。將“加減乘除法”應用到醫院檔案精細化管理中，一方面可以從多個方面著手，完善管理制度，實現管理工作精細化；另一方面則可以查漏補缺，彌補過去檔案管理工作中存在的漏洞，從根本上提高檔案管理的科學性和有效性。

二、“加減乘除法”在醫院檔案管理中的應用策略

若想將“加減乘除法”的優勢在檔案管理中最大限度發揮出來，在應用該方法時，必須結合醫院檔案管理的實際情況和需求，總結起來，需要從以下幾個方面著手：

（一）通過“加法”來擴大檔案管理范圍。在社會經濟發展的新時期，精細化管理已經成為醫院檔案管理的一個必然趨勢，而要實現這一目標，管理人員首先要做的就是與時俱進，采取科學、有效的方法使檔案管理工作符合醫院發展的根本需求。所以，擴大檔案管理范圍勢在必行，著重強調的就是醫患糾紛的事件內容的增加，包括相關科室、責任人、糾紛原因以及解決方式等，上述內容記錄在案后，由科室主任審閱并簽字，然后按照一案一卷的形式保存，以供日后查閱和參考。

（二）通過“減法”來降低檔案管理成本。傳統醫院檔案多為紙質檔案，隨著檔案數量的增加，在檔案管理工作上需要投入的人力、物力也會增加，隨之而來的就是管理成本的大幅度上漲，不利于醫院經濟效益的提升。自從計算機技術和網絡技術廣泛應用以來，紙質檔案開始向電子檔案轉換，利用網絡技術實現檔案管理數字化、信息化，不僅可以節省部分人力資源，而且對檔案管理效率和質量的提升也有很大幫助。所以，在未來的時間里，管理部門需要盡可能實現檔案管理工作數字化、電子化，以此來減少檔案管理成本。

（三）通過“乘法”來增強檔案管理力度。首先，要結合醫院檔案管理需求制定切實可行的管理制度，并對其進行持續更新和完善，例如，從事檔案管理工作的人員必須持證上崗，除了要具備檔案管理理論知識外，還要有一定檔案管理經驗，與此同時，還要參加崗位培訓，不斷進行自我提升。其次，要加強檔案室人員出入管理，做好出入人員登記工作，借閱檔案必須有科室領導簽字。

（四）通過“除法”來消除安全隱患。傳統醫院檔案管理潛在的安全隱患較多，例如火災、盜竊、潮濕、蟲咬等，如果不能制定一套完善的措施預防安全隱患，那么勢必會給檔案管理工作造成影響。盡管當前醫院大部分檔案已經由紙質檔案轉為電子檔案，但有一小部分檔案和特殊檔案仍以紙質形式保留。對于此類檔案，管理部門必須做好防火、防潮、防盜措施。針對以電子方式存儲的檔案，應進行科學、有效的整理、歸檔，并定期對檔案進行整理、歸類、排序、編號等，一方面方便查閱，另一方面還可以提高檔案的利用率，提高檔案管理效果。

三、結語

檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，提高檔案管理水平，不僅有利于醫院整體管理水平的提升，而且對醫院各項醫療工作的順利開展也具有一定的促進作用。近年來，為了實現檔案管理精細化，醫院相關部門對檔案管理方法進行了不斷創新與完善。總而言之，作為醫院管理工作的重要組成內容，檔案管理水平的提升至關重要，直接關系著醫院各項工作的開展和可持續發展目標的實現。從本文的分析我們可以看出，“加減乘除法”是新時期背景下，醫院檔案管理水平提升的重要途徑，需要管理部門人員正確認識“加減乘除法”，并在此基礎上結合醫院檔案管理的現狀和需求，將其合理應用到檔案管理中。只有這樣，才能夠切實提高檔案管理水平，為醫院長足發展奠定堅實的基礎。

【參考文獻】

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